Правила хранения документов

Период, в течение которого надо хранить документы для налогового учета. Налогоплательщики обязаны хранить документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет. К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп. 5 п. 3 ст. 24 НК).

Четырехлетний срок нужно отсчитывать после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления налоговой отчетности.

Кроме того, в случае представления уточненной декларации налоговики вправе провести выездную налоговую проверку периода, за который она представлена (п. 4 ст. 89 НК, письмо ФНС от 25.07.2013 № АС-4-2/13622). Поэтому, если организация представит в инспекцию уточненную декларацию за период, истекший больше трех лет назад, нужно будет представить чиновникам все документы, касающиеся исчисления налога.

В целях исчисления налогов весь срок эксплуатации следует хранить документы, касающиеся приобретения основных средств и нематериальных активов.

Организация также должна хранить документы, подтверждающие расходы, которые она отнесла на будущие периоды и будет принимать в состав затрат с учетом принципа равномерности признания доходов и расходов.

Особое требование для убыточных компаний. Плательщик налога на прибыль вправе уменьшать налоговую базу текущего периода на убытки предыдущих налоговых периодов в порядке, предусмотренном статьей 283 НК. Убытки можно учитывать за 10 предшествующих лет.

Однако если компания переносит убытки на будущее, то в течение всего срока пользования этой льготой она обязана хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка (п. 4 ст. 283 НК). Данная норма позволяет налоговикам истребовать документы по прошлым убыткам, которые компания заявляет в декларации за текущий период.

Документы, подтверждающие безнадежную дебиторскую задолженность. Суммы безнадежных долгов приравниваются к внереализационным расходам в качестве убытка, полученного в отчетном (налоговом) периоде. Такие расходы уменьшают базу по налогу на прибыль при наличии подтверждающих бумаг (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК). 

Таким образом, первичные учетные документы, обосновывающие сумму дебиторской задолженности, одновременно будут являться и первичкой для ее списания. Поэтому и отсчет срока хранения таких документов нужно заново начинать с момента списания безнадежного долга. Если же уничтожить документы раньше срока, компания потеряет право признать в расходах безнадежные долги, поскольку не сможет обосновать их сумму.

Отчетность по налогам. Налоговые декларации (расчеты) по всем видам налогов компании должны хранить пять лет. Это определяет пункт 392 Перечня типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Счета-фактуры, книги покупок и книги продаж. Книги покупок, равно как и книги продаж, а также журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур нужно хранить в течение не менее четырех лет с даты последней записи. Те же сроки установлены для дополнительных листов к книгам покупок и книгам продаж. Для счетов-фактур также установлен четырехлетний срок хранения. Основание – строка 368 Перечня типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Период, в течение которого надо хранить документы для бухучета. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней нужно хранить не менее пяти лет после отчетного года (ч. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Документы учетной политики, стандарты предприятия, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, также хранятся не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 утверждены сроки хранения документов в зависимости от их вида. В частности, пять лет хранятся:

– аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности;

– образцы подписей материально ответственных лиц и работников, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Пять лет хранят все типы договоров (после завершения их исполнения), за некоторыми исключениями. Так, договоры и документы (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка) по лизингу имущества организации хранят постоянно, договоры и документы по залогу движимого имущества – десять лет, аналогичные договоры и документы по залогу недвижимости – постоянно. Бессрочно хранят акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс). Документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества нужно держать в архиве в течение десяти лет после совершения сделки.

Срок хранения документов, относящихся к оплате труда (зарплатные ведомости, положения об оплате труда, премировании работников и т. д.), должен быть установлен не менее 50 лет или 75 лет, если документы оформлены до 2003 года (стр. 657, 658 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств храните постоянно и только по инвентаризации ТМЦ – пять лет.

Также постоянно храните годовую бухгалтерскую отчетность и аудиторские заключения о ней.

Документы налогового учета по НДФЛ храните в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Это налоговые карточки учета доходов физлиц, платежные поручения на уплату НДФЛ, заявления работников на вычеты и т. п.

Документы по учету взносов храните в течение шести лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). Это расчетные и платежные ведомости по зарплате, индивидуальные карточки по учету взносов, платежки, больничные, регистры по начислению взносов и т. д.

Как понять, какие документы и когда нужны на бумаге. Минфин давно разрешил хранить бухгалтерские документы только в электронном виде без бумажных аналогов (письмо от 30.03.2012 № 03-11-11/104). Но это касается только тех документов, распечатывать которые нужно только по требованию. Например, платежек или карточек по учету НДФЛ и взносов.

Если ваши работники подписывают первичные документы лично, то их нужно хранить на бумаге. Например, на бумаге составляйте все документы, для которых обязательным реквизитом является подпись работника – получил зарплату, составил счет-фактуру, выписал накладную и т. п. Кроме того, есть документы, которые изначально составляют на бумаге, например заявления об увольнении или об отпуске. Не важно, полностью их ваши сотрудники пишут от руки или просто вписывают свои данные в готовый шаблон, все эти документы приравниваются к составленным от руки и должны быть на бумаге.

Все прочие вы вправе хранить электронно.

Первичные документы можно составлять как на бумаге, так и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). То же самое касается и регистров налогового учета (ст. 314 НК). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК). Это зависит от численности сотрудников.

Раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) закон разрешает составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.

Таким образом, первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учета, налоговые декларации, расчеты по взносам, которые вы храните в электронном виде, должны быть заверены электронной подписью (письмо Минфина от 05.05.2015 № 07-01-06/25701). Только в этом случае вы можете их не распечатывать. Но, конечно, вправе это делать, если вам так удобнее с ними работать.

Вы можете отсканировать все бумажные документы и хранить копии у себя в компьютере. Но если вы решите так сделать, подлинники документов на бумаге все равно придется хранить. Они могут потребоваться вам в суде в качестве доказательств. Например, перевод в электронный вид для хранения табелей учета рабочего времени, которые изначально были на бумаге, а также уничтожение бумажных табелей после их записи в электронном виде не допускается.

Такие разъяснения Банк России давал кредитным организациям (письмо от 20.04.2015 № 18-1-1-7/693). Но они справедливы и для обычных компаний.

Электронный документ нужно распечатать, чтобы представить его заверенную копию налоговикам или другим проверяющим (письмо Минфина от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1).

Как хранить документы.

Бумажные. Документы на бумаге храните в специально оборудованном помещении или шкафах. Если на документе стоит гриф «коммерческая тайна», храните его в сейфе (п. 3.2 и 3.6 Положения из постановления ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Собирайте документы в хронологическом порядке. Для передачи в архив документы сформируйте в дела. Перед тем как сдать, составьте внутреннюю опись и лист-заверитель. Подшейте или переплетите дело, пронумеруйте его листы и оформите обложку (п. 3.4.2 приказа Главархива от 25.05.1988 № 33).

Электронные. Правила хранения документов в электронной форме регулируют два документа:

– Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей текущему законодательству);

– Правила, утвержденные приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526.

Применяйте их до утверждения федерального стандарта бухучета, который установит требования к документам и документообороту в бухучете (информация Минфина № ПЗ-13/2015).

Правила требуют, чтобы любой электронный документ хранился не менее чем в двух экземплярах, причем на разных носителях. Например, на двух жестких дисках. Необходимо защитить документы от вирусов и доступа посторонних. Раз в пять лет нужно проверять, открываются ли документы и т. д. (п. 2.30–2.33 Правил, утв. приказом № 526).

Понятно, что технические вопросы хранения бухгалтерских и других документов должны решать ИТ-специалисты. Поэтому есть смысл дополнить должностную инструкцию системного администратора новыми обязанностями и издать правила хранения документов компании с учетом требований приказа № 526.

Порядок уничтожения документов. Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Порядок уничтожения прописан в пунктах 4.6–4.13 Правил, утвержденных приказом Минкультуры № 526. Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники организации – секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом по форме из приложения 21 к Правилам, утвержденным приказом Минкультуры № 526. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2011 г., крайние даты – 01.01.2011–31.12.2011».

Организация может уничтожить документы следующими способами:

– передать на переработку (утилизацию). Передачу документов на переработку (утилизацию) оформите накладной, указав в ней дату передачи, вес и количество бумаг;

– самостоятельно уничтожить документы – сжечь, измельчить шредером, выбросить и т. д.

Выбранный способ уничтожения укажите в акте.

Ответственность за нарушение правил хранения. Если нет бухгалтерских документов, например потеряли, – это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Организации грозит штраф 10 000 руб. (ст. 120 НК). Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.

К должностному лицу могут применить такие меры наказания (ст. 15.11 КоАП):

– штраф от 5000 до 10 000 руб. – за первое нарушение;

– от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.