Расчет 6-НДФЛ. Общие правила заполнения

Кто и когда должен сдавать отчет. В 2016 году появился новый отчет 6-НДФЛ. Эту форму сдают налоговые агенты – компании и предприниматели, которые выплачивают физическим лицам доходы, облагаемые НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК). В отличие от справок 2-НДФЛ, расчет 6-НДФЛ включает в себя сводные данные о доходах физлиц, исчисленном, удержанном и перечисленном налоге. В нем нет разбивки по каждому человеку. Но зато есть расшифровка по датам:

– когда у сотрудника, подрядчика или получателя дивидендов появился доход;

– когда компания удержала НДФЛ;

– в какой срок нужно перечислить налог в бюджет.

Возможна ситуация, что компания в отчетном периоде не начисляла и не выплачивала физическим лицам доходы, облагаемые НДФЛ. Такая организация не является налоговым агентом, поэтому не должна сдавать расчет. Но если все же представить нулевой отчет, инспекторы его примут (письма ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4958, от 04.05.2016 № БС-4-11/7928).

Некоторые бухгалтеры опасаются, что налоговая инспекция может заблокировать расчетный счет компании, если не увидит расчет по форме 6-НДФЛ (п. 3.2 ст. 76 НК). Ведь у проверяющих нет точных сведений, является ли компания или бизнесмен налоговым агентом или просто бухгалтер забыл подать расчет. Для таких осторожных специалистов есть решение – составить письмо для инспекции в свободной форме об отсутствии обязанностей налогового агента. Образец – ниже. Это обезопасит от претензий проверяющих и от блокировки расчетного счета.

Расчет 6-НДФЛ нужно сдавать ежеквартально – за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год (п. 2 ст. 230 НК). Срок для расчета 6-НДФЛ за I квартал 2019 года – 30 апреля 2019 года. Форму расчета возьмите из приказа ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450, там же есть порядок заполнения документа.

В 2018 году чиновники немного подкорректировали отчет. Поправки касаются реорганизованных компаний. Все они касаются титульного листа.

Проставьте новые коды в форме 6-НДФЛ, которую сдаете:

– за свою компанию, если она не является крупнейшей – код 214;

– за реорганизованную компанию по месту учета правопреемника – код 215;

– за реорганизованную компанию по месту учета правопреемника – крупнейшего налогоплательщика – код 216.

Каким способом сдавать отчет. Выбирать между бумажным и электронным отчетом вправе налоговые агенты, от которых облагаемые доходы получили 25 человек или меньше. Остальные должны отправить расчет исключительно в электронном виде через оператора.

Датой представления формы 6-НДФЛ является день, когда:

– подали расчет в инспекцию, если отчет сдает представитель организации или предприниматель;

– отправили по почте с описью вложения;

– оператор зафиксировал отправление отчета по ТКС в подтверждении.

Куда сдавать отчет. Расчет 6-НДФЛ сдавайте в ту же инспекцию, что и справки 2-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК). За сотрудников головного офиса отчитайтесь в налоговую по месту учета самой компании. За работников подразделения – в инспекцию по месту его регистрации. За подрядчиков – в налоговую головного или дополнительного офиса в зависимости от того, где с этим физическим лицом заключали договор (см. таблицу).

В какую инспекцию сдавать 6-НДФЛ
№ П/П    КТО И ГДЕ И ПОЛУЧАЕТ ДОХОДЫ    В КАКУЮ ИНСПЕКЦИЮ СДАВАТЬ ФОРМУ 6-НДФЛ    ОСНОВАНИЕ
1Сотрудники головного отделения получают доходы от головного подразделенияВ налоговую инспекцию по местонахождению головного подразделенияП. 2 ст. 230 НК
2Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от обособленных подразделенийВ налоговые инспекции по местонахождению обособленных подразделений. Форму 6-НДФЛ составляйте по каждому обособленному подразделению. Даже если эти подразделения состоят на учете в одной и той же налоговой инспекцииАбз. 4 п. 2 ст. 230, п. 3.5 ст. 55 НК, письма ФНС  от 01.08.2016 № БС-4-11/13984, от 02.03.2016 № БС-4-11/3460, от 14.02.2018 № ГД-4-11/2828, письмо Минфина от 06.02.2018 № 03-04-06/6908
3Сотрудники одновременно получают доходы и в головном, и в обособленных подразделениях Письма Минфина от 07.08.2012 № 03-04-06/3-222, ФНС от 30.05.2012 № ЕД-4-3/8816
по доходам за время, отработанное в головном офисеВ инспекцию по местонахождению головного отделения организации (с указанием КПП и кода ОКТМО головного офиса)
по доходам за время, отработанное в обособленных подразделенияхВ инспекцию по местонахождению каждого обособленного подразделения (с указанием КПП и кода ОКТМО соответствующего обособленного подразделения) 
4Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от обособленных подразделений, которые находятся в одном муниципальном образовании, но на территориях разных налоговых инспекцийВ инспекцию по месту учета. Встать на учет можно в любой инспекции на территории муниципального образования. В эту инспекцию и подавайте справки по всем обособленным подразделениям, которые расположены на территории муниципального образования. Если стоят на учете в каждой инспекции, то и сдавать надо в каждуюСт. 83, п. 2 ст. 230 НК письмо ФНС от 05.10.2016 № БС-4-11/18870
5Сотрудники обособленных подразделений организаций – крупнейших налогоплательщиков, которые получают доходы от обособленных подразделенийВыберите инспекцию самостоятельно:
– либо по местонахождению обособленных подразделений;
– либо по месту учета организаций в качестве крупнейших налогоплательщиков.
Во втором случае инспекция по крупнейшим налогоплательщикам самостоятельно передаст сведения о доходах сотрудников обособленных подразделений в инспекции по местонахождению этих подразделений
Абз. 5 п. 2 ст. 230 НК, письмо ФНС от 19.12.2016 № БС-4-11/24349
6Сотрудники, работающие у предпринимателей в деятельности на ЕНВД или патентной системе налогообложенияВ инспекцию по месту ведения деятельности на ЕНВД или патентной системе налогообложенияП. 2 ст. 230 НК

Что будет, если сдать расчет 6-НДФЛ с ошибками или позже срока. Инспекторы вправе оштрафовать не только за опоздание с расчетом, но и за ошибки в нем. Поэтому не торопитесь его сдавать, еще раз перепроверьте все строки (см. таблицу).

Три штрафа за один 6-НДФЛ
НАРУШЕНИЕШТРАФ НА КОМПАНИЮ    ШТРАФ НА РУКОВОДИТЕЛЯ
Несвоевременно сдали 6-НДФЛЕсли опоздать с расчетом не больше чем на месяц, то оштрафуют минимально – на 1000 руб. За каждый следующий полный или неполный месяц просрочки штраф увеличат еще на 1000 руб. (п. 1.2 ст. 126 НК)Руководителя компании за опоздание с расчетом оштрафуют на сумму от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП)
Ошибки в расчетеЗа ошибочные сведения в расчете налогового агента оштрафуют на 500 руб. (ст. 126.1 НК). Не важно, сдаст компания отчет вовремя или задержит его
Не тот форматЕсли вместо электронного расчета представить его на бумаге, штраф составит 200 руб. (ст. 119.1 НК) 

Кроме того, инспекторы вправе заблокировать расчетный счет компании, которая опоздала с расчетом 6НДФЛ более чем на 10 рабочих дней (ст. 76 НК).

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.