Актуально на 1 квартал 2019 года

Справка 2-НДФЛ. Общие правила заполнения

2.5.1 Кто сдает справки 2-НДФЛ. Представлять в инспекцию справки о доходах физического лица обязаны все налоговые агенты. Это компании и предприниматели, которые в отчетном году выплачивали доходы физлицам, в том числе работникам. Справки составляют по каждому человеку отдельно.

2.5.2 Когда и как надо сдавать справки 2-НДФЛ. Последний срок подачи справок за 2018 год – 1 апреля 2019 года (п. 2 ст. 230 НК).

До 1 марта 2019 года включительно в налоговую инспекцию нужно сообщить о НДФЛ, который компания не смогла удержать в течение налогового периода. Как правило, это доходы бывших сотрудников либо посторонних людей, которые получили от компании ценные неденежные подарки (см. таблицу ниже).

В каких ситуациях нужно подать справки о неудержанном НДФЛ
СИТУАЦИЯПОЧЕМУ НЕВОЗМОЖНО УДЕРЖАТЬ НДФЛ    КАКУЮ СУММУ НДФЛ УКАЗАТЬ В СПРАВКЕ
Компания выдала сторонним людям подарок или начислила иной доход в натуральной форме (например, оплатила туристическую путевку)Подарок (другой доход в натуральной форме) получил человек, которому компания не платит денегРассчитать НДФЛ нужно со стоимости подарков, превышающей 4000 руб. с начала года. Налоговая ставка составляет 35 процентов, если компания выдала выигрыш или приз во время рекламной акции, конкурса. НДФЛ в остальных случаях надо начислить по ставке 13 процентов
Организация оплатила жилье и проезд представителям контрагента, прибывшим на переговорыКомпания не выплачивает этим людям денежных доходовДоход с материальной выгоды по займу возникает, если ставка процентов по займу меньше 2/3 ключевой ставки Центробанка. С разницы надо исчислить НДФЛ по ставке 35 процентов. НДФЛ с прочих доходов, в том числе с суммы прощенного долга, нужно посчитать со всей суммы по ставке 13 процентов
Сотрудник уволился до того, как погасил заем, полученный им под льготные процентыДенежных выплат бывшему сотруднику больше не будет. Удерживать НДФЛ не из чего
Компания пересчитала НДФЛ по бывшему сотруднику или простила ему долг, например по подотчету
Организация выплатила по решению суда средний заработок за время вынужденного прогула. При этом в решении суда НДФЛ выделен не был. Сразу после восстановления сотрудник решил уволиться

 В обоих случаях надо заполнять один и тот же бланк, только по-разному – форму 2-НДФЛ. При этом ФНС кардинально изменила форму справки (приказ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566). Ее форма значительно отличается от прежней.

Прежнего раздела 3 в ней нет, его выделили в отдельное приложение. Кроме того, справок теперь две – одна для инспекции, вторая – для работников. Справка для работников останется такой же, как и в 2018 году. То есть справку по той форме, которая действовала в 2018 году, вы будете выдавать работникам, а для инспекции теперь другая форма – машиночитаемая.

Если численность физлиц, получивших доходы, менее 25 человек, справки можно сдать на бумаге (п. 2 ст. 230 НК). Если численность 25 человек и более, справки нужно направить налоговикам в электронном формате.

Все показатели в справке (кроме суммы НДФЛ) отражайте в рублях и копейках. Сумму налога показывайте в полных рублях. Суммы до 50 коп. отбрасывайте, суммы в 50 коп. и более округляйте в большую сторону (п. 6 ст. 52 НК).

Если данные не помещаются на странице, заполните необходимое количество страниц. На следующей странице вверху справки укажите порядковый номер страницы, ИНН, КПП, номер справки, отчетный год, признак и т. д.

2.5.3 Куда сдавать справки 2-НДФЛ. Налоговые агенты сдают справки по форме 2-НДФЛ в инспекцию по месту своего учета (п. 2 ст. 230 НК). То есть по местонахождению компании или подразделения либо по месту жительства индивидуального предпринимателя. В настоящее время в кодексе прямо сказано, что компании должны сдавать отчетность по НДФЛ за работников обособленных подразделений по местонахождению этих подразделений. Также нужно отчитываться и по подрядчикам, которые заключили с филиалом гражданско-правовой договор (п. 2 ст. 230 НК).

2.5.4 Когда составляют несколько форм 2-НДФЛ. Несколько справок нужно, если сотрудник работал в головном отделении и в обособленном подразделении или в нескольких подразделениях. Тогда придется составить две или несколько справок 2-НДФЛ по количеству административно-территориальных образований, в которых находятся подразделения, в которых работник получал доходы (письмо Минфина от 07.12.2012 № 03-04-06/8–345).

2.5.5 Что будет, если справку 2-НДФЛ не сдать. Если не отчитаться в срок, штраф составит 200 руб. за каждую несданную справку (ст. 126 НК). Это дешевле, чем если в ней ошибиться – за каждую недостоверную справку инспекторы вправе штрафовать на 500 руб. (ст. 126.1 НК).

За то, что компания не проинформирует должника или сделает это с опозданием, ответственности нет. Но мы советуем не пренебрегать этой обязанностью, чтобы предупредить человека о неудержанном налоге и долге перед бюджетом. Хотя в таких случаях инспекция тоже будет направлять уведомление, на основании которого и нужно будет доплачивать НДФЛ до 1 декабря текущего года (п. 6 ст. 228 НК).

Кроме того, за непредставление или несвоевременное представление справки 2-НДФЛ по заявлению налоговой инспекции суд может применить административную ответственность в виде штрафа в размере (ст. 15.6 КоАП):

– для граждан – от 100 до 300 руб.;

– для должностных лиц – от 300 до 500 руб.

2.5.6 В справке 2-НДФЛ ошибка. Любая ошибка и неточность в справках 2-НДФЛ может привести к штрафу за недостоверные сведения. Его размер – 500 руб. за каждый документ с ошибками (ст. 126.1 НК). Так считают в Минфине (письмо от 21.04.2016 № 03-04-06/23193). Но ФНС считает, что штраф за неверный номер паспорта и адрес в 2-НДФЛ незаконен. Такую позицию высказала ФНС в решении по жалобе от 22.12.2016 № СА-4-9/24731. Чиновники опубликовали его на сайте nalog.ru.

Этот вывод налоговой службы можно использовать в споре с инспекторами на местах. До этого ФНС разъясняла, что недостоверными сведениями, за которые предусмотрен штраф, могут быть любые ошибки в 2-НДФЛ (письмо от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

В ситуации, которую рассмотрела ФНС, налоговики выявили ошибки в 2-НДФЛ:

– в двух справках – неправильные серия и номер паспорта;

– в восьми справках – неверный адрес.

Штраф за каждую справку с недостоверными сведениями равен 500 руб. (п. 1 ст. 126.1 НК). Поэтому инспекторы оштрафовали компанию на 5000 руб. (500 ? ? 10). Компания подала жалобу в ФНС. Чиновники поддержали организацию. Налоговики вправе взыскать штраф за недостоверные сведения, которые могут затруднить налоговый контроль, так как невозможно идентифицировать физлиц. Определить получателей дохода налоговики могут по ИНН и Ф. И. О. Если эти данные верные, то штраф за ошибки в паспортных данных или адресе неправомерен.

В девяти справках компания указала достоверный ИНН. Значит, инспекторы могут идентифицировать получателей дохода. В одной справке поле «ИНН» бухгалтер не заполнил. За эту справку налоговики вправе оштрафовать компанию на 500 руб. Таким образом, ФНС снизила штраф в 10 раз – компания должна уплатить 500, а не 5000 руб.

Если налоговики оштрафовали вашу компанию за ошибки в паспортных данных или адресе, при этом ИНН и Ф. И. О. верные, обжалуйте штраф в УФНС. В жалобе ссылайтесь на решение ФНС № СА-4-9/24731.

Дополнительно вы можете сообщить в ФНС, что решение инспекторов о штрафе противоречит позиции на сайте. Для этого откройте на сайте nalog.ru решение по жалобе № СА-4-9/24731. Перейдите по кнопке «Сообщите о несоответствии позиции налогового органа позиции, изложенной в указанном решении по жалобе» и укажите данные компании, инспекции и реквизиты решения о штрафе.

 Радует, что в новой форме справки нет строк для адреса получателя дохода. Налоговикам он больше не нужен. И это выгодное изменение.

Если компания самостоятельно обнаружила неверные данные в справке, безопаснее сдать уточненку и исправить 2-НДФЛ. Если компания сдала лишнюю справку, то надо отправить аннулирующую с кодом 99. А если 2-НДФЛ с ошибкой – корректирующую с кодом 01, 02 и т. д. Аннулировать первичную справку не надо.

2.5.7 Компания выплатила дивиденды. Включать дивиденды в справки должны не все организации.

Общества с ограниченной ответственностью должны включить дивиденды в справки 2-НДФЛ. В графе «Код дохода» проставьте код 1010 «Дивиденды».

В отношении акционерных обществ действует правило о том, что они должны отчитываться о налоге, удержанном с дивидендов физическим лицам, в декларации по налогу на прибыль (п. 4 ст. 230 НК). Для этого в декларации есть специальное приложение № 2 «Сведения о доходах физического лица, выплаченных ему налоговым агентом…». Акционерные общества, которые заполнили это приложение в декларации, не должны включать дивиденды, выплаченные физическим лицам, и НДФЛ с них в справки 2-НДФЛ (письмо ФНС от 02.02.2015 № БС-4-11/1443).

2.5.8 Сотрудник зарегистрирован в другом субъекте. Отправлять справку по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту жительства сотрудника не нужно. Ведь отчитываться и платить налог нужно в ту инспекцию, где состоит на учете организация (п. 2 ст. 230 НК). Налоговое законодательство не обязывает агентов отчитываться еще и по местожительству сотрудника.

2.5.9 Организация арендует помещение у гражданина, который не является предпринимателем. Нужно сдать в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ в отношении доходов, которые выплатили гражданину по договору аренды.

Перечень доходов, по которым гражданин должен отчитаться в налоговую инспекцию самостоятельно, приведен в статье 228 НК (п. 1 ст. 229 НК). В частности, гражданин должен самостоятельно рассчитать и уплатить НДФЛ (а значит, и представить отчетность) в отношении доходов, которые он получил по гражданско-правовым договорам от граждан или организаций, которые не являются налоговыми агентами (подп. 1 п. 1 ст. 228 НК).

К таким доходам относятся, например, выплаты, полученные от банка по его векселям или от иностранной организации, которая не создает представительства. Российские организации-арендаторы или представительства иностранных организаций признаются налоговыми агентами (п. 1 ст. 226 НК). Поэтому в отношении доходов по договору аренды, заключенному с российской организацией или представительством иностранной организации в России, гражданин самостоятельно налог не рассчитывает и не уплачивает. В этом случае удержать и перечислить НДФЛ должна организация-арендатор. Следовательно, и справку по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию также представляет организация-арендатор (п. 1 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК).

2.5.10 Компания закупает имущество у населения. В такой ситуации компания не является налоговым агентом. Ведь граждане самостоятельно определяют налоговую базу и платят НДФЛ с доходов от продажи имущества, принадлежащего им на праве собственности (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК). Поэтому с доходов, выплаченных продавцу имущества, организация налог не удерживает и не перечисляет в бюджет (п. 2 ст. 226 НК). Организация не обязана сдавать в инспекцию справку 2-НДФЛ (п. 1 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК).

2.5.11 Организация выплачивает доходы частному нотариусу. Частные нотариусы самостоятельно определяют налоговую базу и платят НДФЛ в бюджет (подп. 2 п. 1 ст. 227 НК). Поэтому организации, которые оплачивают их услуги, не являются налоговыми агентами (п. 2 ст. 226 НК). Следовательно, они не обязаны подавать справки по форме 2-НДФЛ о доходах, выплаченных частным нотариусам.

Справка 2-НДФЛ с признаком 1 за 2018 год

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.