Форма СЗВ-М. Общие правила заполнения

Кто и когда сдает СЗВ-М. Сдавать форму СЗВ-М должны:

– организации (в том числе иностранные, работающие в России) и их обособленные подразделения;

– предприниматели, а также адвокаты, частные детективы и нотариусы, у которых есть наемные работники.

Предприниматели, адвокаты, частные детективы и нотариусы, у которых нет наемных сотрудников, СЗВ-М не сдают. Данные за себя им включать в отчет не нужно. Это следует из пункта 2.2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

С 2017 года компании сдают СЗВ-М не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом – месяцем.

Как сдавать отчет. Форма отчета приведена в приложении к постановлению Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. На бумаге можно сдать форму СЗВ-М, в которую вошли сведения менее чем на 25 человек. Данные на большее число работников сдавайте по интернету через оператора электронного документооборота (п. 2 ст. 8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Посчитайте и включите в отчет данные обо всех физических лицах, с которыми в отчетном месяце:

– компания заключила трудовые и гражданско-правовые договоры на выполнение работ и оказание услуг;

– такие договоры продолжают действовать;

– компания расторгла такие договоры.

Пример 

В компании 20 сотрудников работают по трудовым договорам. В декабре трое из них уволились. На вакантные места приняли двух новеньких. В этом же месяце компания заключила договоры подряда на выполнение работ еще с семью физическими лицами.

В СЗВ-М за декабрь бухгалтер компании включил данные на:

– 9 человек, с которыми заключили договоры (7 + 2);

– 17 человек, договоры с которыми продолжают действовать (20 – 3);

– 3 человека, с которыми расторгли договоры.

Всего в СЗВ-М попадут сведения на 29 человек (9 + 17 + 3). Это больше лимита (29 > 24). Значит, компания должна сдать отчет в электронном виде.

Как заполнить форму. Вформе легко ориентироваться – в каждой строчке есть подсказки о том, как заполнять.

Форма СЗВ-М состоит из четырех разделов:

1) реквизиты страхователя;

2) отчетный период;

3) тип формы;

4) сведения о застрахованных лицах.

Реквизиты страхователя. Данные о компании минимальные. Это регистрационный номер в ПФР, краткое наименование, ИНН и КПП.

Отчетный период. Здесь приведите код отчетного периода и год. Он соответствует порядковому номеру месяца. Например, в отчете за ноябрь ставьте 11, за декабрь – 12, январь – 01 и т. д.

Тип формы. Сюда впишите один из трех буквенных кодов:

«исхд» – исходная форма. Используйте этот код всегда, когда составляете первичный СЗВ-М за месяц;

«доп» – дополняющая форма. Используйте этот код, если забыли включить в исходную форму данные о каком-то сотруднике;

«отмн» – отменяющая форма. Этот код на случай, когда надо отменить лишние сведения. Например, записали в отчет сотрудника, который давно уволен. В этом случае в табличной части СЗВ-М приведите лишь одну строчку с данными этого работника. Поставьте код «отмн», а остальные сведения – отчетный период, реквизиты компании – заполните как в исходном отчете. Дополнительные пояснения прикладывать не нужно.

Если нужно исправить ошибочные данные, сдайте одновременно отменяющую и дополняющую формы. Отчет с кодом «отмн» аннулирует ошибочные сведения. В нем приведите только те данные, в которых были недочеты. В форме с кодом «доп» покажите аналогичные сведения, но только правильные. И сдайте обе формы одновременно.

Только дополняющую СЗВ-М подают, если отчитались не обо всех сотрудниках. В отчет с признаком «доп» включите только тех сотрудников, сведения о которых добавляете. Если такой отчет вы успели сдать до крайнего срока, штрафа не будет. В противном случае компанию оштрафуют за каждого сотрудника, на которого она сдала дополняющую СЗВ-М после отчетного срока.

Пример

В компании работают 102 сотрудника. Отчет по форме СЗВ-М за октябрь бухгалтер сдал 9 ноября без данных по двум сотрудникам.

Штрафа не будет, если дополняющие СЗВ-М на двух сотрудников компания подаст до 15 ноября включительно. Если опоздать, штраф за отчет с неполными данными составит 1000 руб. (2 чел. × 500 ₽).

Сведения о застрахованных лицах. В табличной части приведите Ф. И. О. полностью, ИНН и СНИЛС всех сотрудников.

ИНН – не обязательный реквизит. Его впишите, только если сотрудник предоставил такую информацию о себе. Если он не сообщал этот номер, графу можно оставить пустой.

Перед тем как подписывать и сдавать отчет, проверьте, всех ли работников вы в него включили. ПФР вместе с ФНС проводят аудит представляемой отчетности. Сравните информацию в СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М. Сверьте также данные из СЗВ-М и РСВ. Налоговые инспекторы уже не раз предупреждали, что раздел 3 РСВ должен соответствовать данным из СЗВ-М (письма ФНС от 31.10.2017 № ГД-4-11/22115Минфина от 17.04.2017 № 03-15-06/22747).

Готовый отчет подпишите у руководителя. Поставьте его должность, расшифровку подписи, дату подписания. Печать нужна, только если компания не отказалась от нее официально. Если отчет электронный, для него подойдет подпись, которую компания использует для деклараций и расчетов по взносам. Дополнительную покупать не надо.

Какие возможны штрафы. Все нарушения, связанные с формой СЗВ-М, можно разделить на три группы.

Отчет не сдан или сдан с опозданием. Если проверяющие вовремя не получат от компании СЗВ-М, они оштрафуют. Причем неважно, не сдали отчет вовсе или опоздали на день. Сумма штрафа зависит от числа работников, по которым не сдали сведения, и составляет 500 руб. за каждого (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Ошибки в отчете. За сведения с ошибками штраф такой же – 500 руб. за человека. Отсутствие ИНН – не ошибка, за это не оштрафуют. Такие реквизиты, как Ф. И. О. и СНИЛС, являются обязательными и проверяются при приеме отчетности. Любые ошибки в этих данных, даже обычные опечатки, приведут к тому, что сведения по этому конкретному сотруднику не примут.

По мнению ПФР, если страхователь сдает дополняющую СЗВ-М с опозданием, то штраф правомерен. Ошибкой представители ПФР считают некорректные сведения в уже принятых сведениях: в Ф. И. О., СНИЛС и пр. А забытый работник – это не ошибка, это непредставление сведений. И неважно, самостоятельно организация дополнила сведения или ей сообщили об ошибке в фонде (письмо ПФР от 28.03.2018 № 19-19/5602).

Однако с 1 октября 2018 года действует новая редакция Инструкции по персучету (утв. приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н). До этой даты в ней было сказано, что страхователь вправе без штрафа исправить сведения либо самостоятельно, либо в течение пяти дней после того, как ошибку в представленных сведениях найдут ревизоры и сообщат о ней компании. Проблема была в том, что дополняющие сведения в ПФР не считают исправлениями представленных сведений. В Верховного суде ревизоров из ПФР не поддержали (определение от 05.09.2018 № 303-КГ18-5702). По мнению судей, не имеет значения, когда организация представляет дополняющую форму – до или после окончания отчетной кампании. Также не важен и характер корректировки. Исправляет ли компания сведения о «физиках», которые уже были в первоначальном отчете, или подает данные на новых людей, штрафа быть не должно.

Есть и другие примеры решений в пользу страхователей – постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 18.05.2018 № Ф04-2155/2018, Арбитражного суда Поволжского округа от 29.01.2018 № Ф06-28619/2017 (определением ВС от 15.05.2018 № 306-КГ18-4768 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного суда для пересмотра) и т. д.

С 1 октября 2018 года действует новая редакция пункта 39 Инструкции по персучету. Чтобы исключить неоднозначное толкование Инструкции, Минтруд уточнил формулировки (приказ от 14.06.2018 № 385н). Теперь штрафа за ошибки в СЗВ-М не будет только в том случае, если компания исправляет данные по тем «физикам», которые уже есть в отчете. Так сформулирован пункт 39 с 1 октября. Если совсем не направить в срок сведения на отдельных сотрудников, за них оштрафуют в любом случае. Компания сможет без штрафа поправить только сведения, которые фонд принял.

Как будет складываться судебная практика после 1 октября, сказать сложно. Поэтому самый безопасный вариант – отчитываться в срок и сразу по всем сотрудникам. Но если вы кого-то забудете, как можно быстрее подайте дополняющую форму. Если ошибку найдут в ПФР, отбиться от штрафа будет еще сложнее.

Не тот формат. Если компания направит налоговикам СЗВ-М на бумаге вместо электронного отчета, штраф составит 1000 руб. (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Когда СЗВ-М можно не сдавать. СЗВ-М не нужно заполнять, если компания не вела деятельности и у нее нет ни работников, ни директора. Но с отчетности за март 2018 года сотрудники фонда требуют, чтобы компании отражали сведения в СЗВ-М о руководителе – единственном учредителе (письма Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721). Раньше ПФР разрешал не отчитываться по учредителю, если он работает без трудового договора (письмо от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581).

Специалисты фонда объясняют это требование тем, что между директором и компанией трудовые отношения возникают в любом случае. Неважно, работает он по трудовому договору или на основании решения о возложении на себя функций руководителя.

Как заполнять СЗВ-М в разных ситуациях, посмотрите в таблице.

Как заполнять отчет формы СЗВ-М в различных ситуациях
СИТУАЦИЯ    ЧТО УКАЗЫВАТЬ В ОТЧЕТЕ
В организации есть сотрудницы, которые находятся в декретном отпускеУкажите декретниц в отчете. Ведь трудовой договор с ними действует
Некоторым сотрудникам в отчетном периоде зарплату не начисляли (например, из-за отпуска за свой счет)Укажите в отчете всех сотрудников, с которыми действуют трудовые договоры, даже если в отчетном периоде выплаты не начисляли
Гражданско-правовой договор с человеком на выполнение работ или оказание услуг действует несколько месяцев, а доход выплачивают не каждый месяцВключите человека в отчет за каждый месяц, в котором действует договор. Получает в месяце человек доход или нет, значения не имеет
Организация арендует имущество у физического лицаТакого человека в отчете не указывайте. Он не состоит с организацией в трудовых отношениях, и выплаты ему не облагаются страховыми взносами
В организации числится только один директор, он же единственный учредительУкажите данные о директоре в отчете. Ведь на него распространяется обязательное пенсионное страхование
В организации есть несколько учредителей –физлиц, которые не являются работникамиТаких людей в отчете не указывайте, они не застрахованные лица, и выплаты им не облагают пенсионными взносами
В организации есть совместителиКак внешних, так и внутренних совместителей занесите в отчет. Ведь с ними заключены трудовые договоры. Внутреннего совместителя указывайте в отчете один раз, даже если у человека две или три должности, СНИЛС у него один
У сотрудника нет ИНН или он неизвестенОставьте поле ИНН напротив фамилии сотрудника пустым. Это не будет ошибкой. Отказать в приеме такого отчета в ПФР не вправе
У предпринимателя нет наемных сотрудниковПредставлять СЗВ-М в отношении себя предпринимателям не нужно
Сотрудник уволилсяВнесите сотрудника в отчет за месяц увольнения. К примеру, если человек уволился 22 июля, в отчет СЗВ-М за июль внесите его данные. А в отчете за август уволенного сотрудника не указывайте

При этом не пытайтесь сформировать и сдать нулевой отчет. Даже если нет сотрудников, сдать нулевой СЗВ-М невозможно. Формат сведений предусматривает по крайней мере одну заполненную строку в списке застрахованных лиц.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.