Актуально на 1 квартал 2019 года

Форма СЗВ-СТАЖ. Общие правила заполнения

2.9.1 Как и когда сдавать СЗВ-СТАЖ. Отчет СЗВ-СТАЖ в ПФР нужно сдавать по итогам года или при выходе работника на пенсию в межотчетный период. Организации направляют отчет СЗВ-СТАЖ в территориальные отделения ПФР по месту регистрации (п. 1 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). В 2019 году отчитаться нужно по новой форме.

Форму СЗВ-СТАЖ сдают организации и предприниматели, если с физлицами есть:

– трудовые договоры или трудовые отношения;

– гражданско-правовые договоры на выполнение работ или оказание услуг;

– договоры авторского заказа и лицензионные договоры.

Срок сдачи этого отчета за 2018 год – не позднее 1 марта 2019 года (п. 2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). В отчете надо показать сотрудников, с которыми компания заключила трудовой или гражданско-правовой договор на выполнение работ.

Если количество сотрудников 25 и больше, передавать сведения по ним нужно в электронной форме. Если сдать СЗВ-СТАЖ на бумаге, страхователя оштрафуют на 1000 руб. (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Если вы не направите в срок отчет СЗВ-СТАЖ или сдадите с неполными или недостоверными данными, то также возможен штраф. Он составит 500 руб. за каждого сотрудника, на которого сдали или должны были сдать отчет.

Есть еще административный штраф – если не представить в ПФР сведения персонифицированного учета в срок или сдать их не полностью, должностных лиц оштрафуют на 300–500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП).

2.9.2 Как заполнить СЗВ-СТАЖ за год. Сначала об изменениях. В новой форме бланка СЗВ-СТАЖ три изменения.

Во-первых, больше не надо дублировать сведения о компании. Их укажите только в разделе 1 «Сведения о страхователе» (приложение 1, утв. постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п, далее — Порядок № 507п).

Во-вторых, изменили название графы 14 таблицы раздела 3. Теперь она называется «Сведения об увольнении застрахованного лица/сведения о периодах, засчитываемых в страховой стаж безработным». Однако сведения о периодах, когда сотрудник был безработным, работодатели не заполняют. Эти сведения представят центры занятости – за то время, когда сотрудники получали пособие по безработице.

В-третьих, в шапке новой формы СЗВ-СТАЖ больше нет поля поле «СТР.___». Но требование о сквозной нумерации страниц начиная с титульного листа осталось (п. 1.4 Порядка № 507п). Поэтому не понятно, как теперь нумеровать страницы. В ПФР пояснили, что при заполнении формы в программе нумерации не будет и это не ошибка, если вручную – поставьте страницы от руки.

Теперь о том, как заполнить бланк. Отчет СЗВ-СТАЖ – это аналог подраздела 6.8 прежней РСВ-1 и формы СПВ-2. Состоит отчет из пяти разделов:

– раздел 1 «Сведения о страхователе»;

– раздел 2 «Отчетный период»;

– раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»;

– раздел 4 «Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование»;

– раздел 5 «Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения».

Раздел 1. Строки «Регистрационный номер в ПФР», «ИНН», «КПП» заполните так же, как и в шапке.

По строке «Наименование (краткое)» укажите краткое наименование организации согласно учредительным документам. В блоке «Тип сведений» знаком «X» укажите тип представляемой формы. В отчете за год это тип сведений: «Исходная». 

Раздел 2. В поле «Календарный год» поставьте год, за который представляете отчет. Например, если сдаете форму за 2018 год, укажите «2018».

Раздел 3. В разделе 3 укажите данные по всем сотрудникам компании в отчетном году, в том числе уволенным.

В графе 1 укажите порядковый номер записи в порядке возрастания. Номер присваивайте по каждому сотруднику.

В графах 2–4 укажите в именительном падеже фамилию, имя и отчество работника. Графы «Фамилия» и «Имя» обязательны для заполнения. Графу «Отчество» не заполняйте, если отчества по паспорту нет (например, для иностранных сотрудников).

В графе 5 впишите по каждому сотруднику страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица (СНИЛС).

В графах 6 и 7 «Период работы» укажите даты, когда сотрудник начал и закончил работать, в формате: ДД.ММ.ГГГГ. Даты указывайте в пределах периода, за который сдаете отчет. Например, если сотрудник работает в организации с ноября 2018 года, в отчете за 2018 год в графе «Период работы» укажите «с 01.11.2018 по 31.12.2018». В отчет также включайте работников по гражданско-правовому договору и совместителей. Данные о периодах работы берите из табелей, договоров подряда.

Если в течение отчетного периода сотрудник работал и по трудовому, и по гражданско-правовому договору, то эти временные периоды укажите в отдельных строках по каждому из видов договоров. При этом повторно заполнять графы «Фамилия», «Имя», «Отчество», «СНИЛС» не нужно.

Если отражаете периоды работы по гражданско-правовому договору, то в графе 11 укажите один из кодов:

– «ДОГОВОР» – если в отчетном периоде была оплата;

– «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» – если оплаты еще не было, а начислять вознаграждение вы будете в следующие отчетные периоды. Если авторский договор, то ставьте код «НЕОПЛАВТ», если договор подряда, оказания услуг или другой – код «НЕОПЛДОГ». При выплате аванса вознаграждение и взносы не начисляют (письмо Минфина от 21.07.2017 № 03-04-06/4673). Это происходит, когда окончательно сданы результаты работы или ее отдельных этапов. Поэтому если исполнитель или автор получил в 2018 году аванс по ГПД и больше никаких выплат не было, то ставьте в СЗВ-СТАЖ за 2018 год код «НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ».

Графы 8–10, 12, 13 заполняйте, только если условия работы сотрудника дают право на досрочную пенсию. Укажите коды, которые соответствуют таким условиям труда.

В графе 11 укажите сведения:

– о неотработанных периодах, например отпуска, больничные и т. п.;

– периодах работы во вредных или особых территориальных условиях.

Коды периодов указывайте из Классификатора. Например, работу по ГПД обозначают кодом «ДОГОВОР», детский отпуск – «ДЕТИ», больничный – «ВРНЕТРУД». При этом работу по трудовому договору или обычный отпуск отмечать специальным кодом не надо.

С отчета за 2018 год стало ясно, какие отпуска показывать в СЗВ-СТАЖ отдельно. Кодом «ДЛОТПУСК» в графе 11 отмечайте только периоды работы в особых условиях труда, за которые отсутствуют данные о начислении взносов по доптарифу (п. 2.3.13. Порядка № 507п). То есть «ДЛОТПУСК» указывайте только в сочетании с кодами особых условий труда в графе 9.

Раньше с кодом ДЛОТПУСК была путаница. Старый порядок предписывал показывать и кодировать все ежегодные отпуска, как основные, так и дополнительные, которые предоставляются работникам по статьям 114—116 ТК. И Пенсионный фонд в письме от 07.06.2018 № 08/30755 указывал, что никаких исключений нет. Теперь код «ДЛОТПУСК» требуется указывать только в сочетании с кодом особых условий труда (графа 9). И это логично. ПФР не нужны сведения обо всех отпусках ваших сотрудников. А вот длительные отпуска сотрудников, которые заняты на вредных работах, контролеров заинтересуют. Таким образом, в отчете за 2018 год не показывайте отдельно периоды:

— ежегодного оплачиваемого отпуска (ст. 115 ТК);

— ежегодного дополнительного отпуска (ст. 116 ТК);

— ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК).  

Графу 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица» заполняйте символом «31.12.2018» только по сотрудникам, дата увольнения которых приходится на 31 декабря отчетного календарного года. Это новое правило, раньше просто ставили знак "Х". Если работник уволился в любой другой день или продолжает работать, графу 14 оставьте пустой.

Разделы 4 и 5 не заполняйте. Компании заполняют эти разделы только в форме СЗВ-СТАЖ с типом «Назначение пенсии».

Образец СЗВ-СТАЖ можно посмотреть ниже.

2.9.3 Как составить отчет, который компания заполняет в течение года. СЗВ-СТАЖ нужно заполнять не только по итогам года. Этот отчет нужно выдать работнику при увольнении вместе с разделами 3 расчета по страховым взносам и копиями СЗВ-М (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Разберем две ситуации.

Увольнение не связано с выходом на пенсию. В этом случае в форме СЗВ-СТАЖ в позиции «Тип сведений» поставьте «Х» в ячейке «Исходная». Заполните раздел 3 только по этому работнику. Графы 8, 9, 10, 12 и 13 в разделе 3 заполните, если у работника есть право на досрочную пенсию. Разделы 4 и 5 не заполняйте.

Копию СЗВ-СТАЖ выдайте работнику. В фонд ее направлять досрочно не нужно, если сотрудник увольняется в течение года и увольнение не связано с выходом на пенсию. Сдайте по нему сведения в общем порядке – не позднее 1 марта следующего года.

Увольнение связано с выходом на пенсию. Заполните СЗВ-СТАЖ на работника, который выходит на пенсию. В позиции «Тип сведений» поставьте «Х» в ячейке «Назначение пенсии». Заполните все разделы, в том числе разделы 4 и 5.

Форму СЗВ-СТАЖ направьте в ПФР в течение трех календарных дней со дня получения от работника заявления о представлении индивидуальных сведений (ч. 2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Копию СЗВ-СТАЖ выдайте работнику.

Подготовьте увольняемому сотруднику также выписку из расчетов по страховым взносам. Сформируйте только разделы 3 со сведениями по этому работнику.

 2.9.4 Как заполнить СЗВ-СТАЖ на директора – единственного учредителя. С генеральным директором – единственным учредителем трудовой договор заключать не обязательно. Он состоит в трудовых отношениях с организацией независимо от того, есть ли с ним письменный трудовой договор и получает ли он зарплату. Следовательно, в отчете СЗВ-СТАЖ сдавайте сведения на директора – единственного учредителя (письма Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846, ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721).

Если директор не получает зарплату, заполняйте на него СЗВ-СТАЖ с кодом «НЕОПЛ». Неважно, оформлен трудовой договор или нет (письмо ПФР от 07.06.2018 № 08/30755).

2.9.5 Как проверят СЗВ-СТАЖ. ПФР вместе с ФНС сверят СЗВ-СТАЖ и ЕРСВ. Об этом – в письмах ФНС, ПФР от 08.05.2018 № БС-4-11/8702@, ЛЧ-08-24/8824, ПФР от 08.05.2018 № ЛЧ-08-24/8813. Цель – сформировать список страхователей, по которым:

– есть информация о начислениях в ЕРСВ, но отсутствуют сведения о периоде работы в СЗВ-СТАЖ;

– нет информации о начислениях в ЕРСВ, но есть сведения о периоде работы в СЗВ-СТАЖ.

По таким спискам страхователей ПФР и налоговая инспекция будут требовать представить недостающую или уточненную отчетность. Пока не пришло требование от проверяющих, проверьте данные из двух отчетов. Если есть расхождения, досдайте СЗВ-СТАЖ или уточните ЕРСВ. Но расхождения между СЗВ-СТАЖ и расчетом по взносам не всегда ошибка. Иногда сотрудника надо отразить в разделе 3 расчета, но работник не становится застрахованным. Такое случается, когда уволенный сотрудник получает деньги организации: больничный, премию, зарплату и т. д. Тогда бывшего сотрудника надо показать в разделе 3 расчета, а вот в СЗВ-СТАЖ его вписывать не нужно. В этом случае направьте фонду пояснения о причинах расхождения.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.