Пояснения

Налоговая просит пояснить, почему снизился НДФЛ. Компания, которая в связи с трудной финансовой ситуацией сократила расходы на персонал, может получить сообщение о вызове в инспекцию. Инспекторы сравнивают поступления по НДФЛ в прошлом и текущем году. И если платежи за текущий год существенно меньше прошлогодних, начинают выяснять причины. Потребовать письменные пояснения в данной ситуации они не вправе. Поэтому вызывают налогоплательщика для дачи пояснений. Поступить так ревизорам позволяет статья 31 НК.

Игнорировать вызов рискованно. За неявку инспекторы вправе оштрафовать руководителя организации на сумму от 2000 руб. до 4000 руб. (ч. 1 ст. 19.4 КоАП). Кроме того, налоговики могут решить, что организация перешла на «конверты». За этим может последовать не только вызов на зарплатную комиссию с участием фондов и инспекторов по труду, но и выездная проверка. Поэтому стоит пойти в инспекцию. Тем более что сделать это может не только директор, но и главбух с доверенностью.

Обычно налоговики просят на подобных беседах, чтобы представитель компании написал объяснительную о причинах снижения платежей. Поэтому лучше подготовить пояснения заранее. Документ можно составить в свободной форме на бланке компании. Скажите в письме, что компания в связи с экономическим кризисом оптимизирует расходы на персонал. В частности, пересмотрели в меньшую сторону размеры ежемесячных и ежеквартальных премий, перевели работников на неполный день и т. д. Объяснить снижение премий можно, например, падением спроса на товары или услуги организации, сокращением рынка сбыта. Ведь из-за этого сокращается выручка компании, от которой часто зависят премии работников.

К пояснениям компания может также дополнительно приложить копии подтверждающих документов. Например, штатного расписания организации, положения об оплате труда или премировании, приказа директора. Образец пояснений ниже.

Проверяющие запросили документы о пониженной ставке налога. На камеральной проверке инспекторы вправе запрашивать документы, подтверждающие право на льготу (п. 6 ст. 88 НК). Для пониженных ставок такое право налоговиков не прописано. Минфин подтвердил, что компания вправе не представлять такие документы (письмо от 03.09.2015 № 03-05-05-01/50668). Ведь ставка обязательна, а льгота – нет (п. 1, 2 ст. 17 НК). Значит, пониженная ставка налога льготой не является.

Чиновники добавили, что инспекторы могут затребовать пояснения, если выявили противоречия в декларации. Или данные декларации не соответствуют каким-либо сведениям, имеющимся у налоговиков (п. 3 ст. 88 НК). А к пояснениям компания вправе, но не обязана приложить выписки из регистров налогового и бухгалтерского учета и другие документы.

Если не представить документы, то не исключено, что инспекторы откажут в применении пониженной ставки и доначислят налог по общим правилам. Тогда можно подать жалобу в УФНС, ссылаясь на разъяснения Минфина. Но, возможно, для компании все же проще сдать налоговикам документы.

В декларации по НДС есть вычет, а у поставщика не начислен НДС по этой операции. Основная причина расхождений в декларации поставщика. Во-первых, если он просто не отразил отгрузку в своей отчетности.

Во-вторых, если поставщик является посредником. Комиссионеры или агенты, которые реализуют товары или услуги от своего имени, выставляют счета-фактуры, но не начисляют НДС с реализации. Налог платит комитент или принципал. Комиссионер регистрирует счета-фактуры в журнале учета. Данные этого регистра посредники на общей системе включают в разделы 10 и 11 декларации. Посредники на спецрежиме отдельно сдают в инспекцию журнал учета счетов-фактур (п. 5.2 ст. 174 НК).

Если комиссионер не передал налоговикам данные журнала учета или заполнил его с ошибками, то проверочная программа в ФНС не сможет сверить счета-фактуры в книге покупок покупателя и книге продаж комитента. Свяжитесь с поставщиком. И попросите у него письмо о том, что он реализует товары в качестве посредника и поэтому не отражал спорный счет-фактуру в книге продаж. Это поможет вам быстрее разобраться с вопросами инспектора, хотя, по сути, ваша компания не обязана проверять, является ли поставщик комиссионером.

Пояснения по НДС нужно направлять в электронном формате через спецоператора. Если компания подтверждает, что в декларации все верно, в таблице нужно привести данные счета-фактуры без изменений. Кроме того, компания может добавить пояснения в виде текста. Приложите копию письма к пояснениям. Тогда налоговикам будет понятно, что запросы нужно направлять комиссионеру или комитенту.

Пример 

Компания «Торгснаб» получила требование о представлении пояснений к декларации по НДС за III квартал. Налоговики заинтересовались счетом-фактурой от 5 сентября 2018 г. № 515 из книги покупок на сумму 236 000 руб., в том числе НДС – 36 000 руб. По данным декларации, этот счет-фактуру выставил поставщик ООО «Техком». Но в книге продаж этой организации данный счет-фактура не зарегистрирован. Компания «Торгснаб» выяснила, что «Техком» выставил счет-фактуру как комиссионер, поэтому и не регистрировал его в книге продаж.

Бухгалтер направил налоговикам пояснения в электронном формате. Для этого в таблице пояснений он привел запись по счету-фактуре без изменений. Кроме того, добавил пояснения в виде текста (образец приведен ниже).

Вычет по счету-фактуре больше, чем начисленный НДС у поставщика. Несоответствие в декларации может быть из-за технической ошибки в сумме налога. Тогда нужно сдать уточненку.

Выручка и авансы в декларации по НДС меньше, чем поступления по банку. Прежде всего, покупатели могут ошибочно указать в платежке, что уплатили аванс, хотя перечисляют оплату за отгруженные товары. Тогда стоит получить от покупателя письмо с просьбой уточнить назначение платежа – считать поступившие суммы оплатой за отгрузку, а не авансом.

Также некоторые компании не начисляют НДС с авансов, если товары отгружают в том же квартале. Однако в законе не сказано, что НДС с таких авансов можно не начислять (п. 1 ст. 154 НК). Поэтому наиболее безопасный вариант – показать в декларации все полученные авансы. Для этого нужно сдать уточненку. Либо можно не исправлять декларацию, ссылаясь на судебную практику. Судьи часто считают, что в данном случае не нужно начислять НДС с предоплаты (постановления ФАС Московского округа от 16.10.2012 по делу № А40-11357/ 12-140-54, ФАС Северо-Западного округа от 20.02.2014 № Ф07-10666/2013). Выручка по НДС также часто отличается от поступлений согласно выпискам банка.

В пояснениях сообщите, что компания правильно учла в декларации выручку и поступившие авансы. А также укажите, с чем связаны расхождения. Ведь выручка и авансы необязательно должны быть равны суммам по банковским выпискам.

На практике некоторым инспекторам подходят краткие пояснения, другие же требуют подробные. Таким образом, первый вариант – указать, что сумма расхождений связана с поступлением сумм, которые не являются выручкой отчетного квартала или авансами. И перечислить виды этих поступлений: например, оплата за товары, отгруженные в прошлом квартале. Второй вариант – указать конкретные суммы, которые не нужно отражать в декларации (образец ниже).

Получили из налоговой запрос пояснений о льготах. Инспекторы сейчас вправе запрашивать пояснения по любой льготе (п. 6 ст. 88 НК). Раньше они могли истребовать только документы. А пояснения – если выявили ошибки или противоречия в отчетности (п. 3 ст. 88 НК).

Чаще всего налоговики запрашивают пояснения по льготам по налогу на имущество. 

Пояснения отправьте в течение пяти рабочих дней с даты, когда пришло бумажное требование из инспекции. Если вы получили электронное требование, то считайте пятидневный срок с даты, следующей за днем, когда направили в инспекцию квитанцию о получении. Если не сдать пояснения, возможен штраф 5000 руб.

В отчетах СЗВ-М сократилась численность. Проверяющие могут принять за ошибку постоянные скачки численности в отчетах СЗВ-М. К примеру, компания закрыла обособленные подразделения. Из-за этого в СЗВ-М с каждым месяцем становилось все меньше работников. В мае было 35, в июне стало 23, а в августе всего 5. Бухгалтеру позвонили из ПФР. Сотрудник фонда потребовал пояснения и пригрозил штрафом за недостоверные сведения. Бухгалтер не обязан давать пояснения.

Организация не обязана сообщать в ПФР о приеме и увольнении сотрудников, объяснять причины изменений в штатном расписании. Компания должна отвечать только на письменное или электронное требование.

Кроме того, ПФР не имеет права требовать штраф только на том основании, что работников в отчете стало меньше, чем было. Сумма штрафа зависит от количества человек, за которых компания не отчиталась, отчиталась не вовремя или с ошибками (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). За каждого такого сотрудника с компании могут потребовать по 500 руб. Но для этого надо знать, сколько их.

Если получили официальное требование из фонда, подготовьте пояснения. Образец – ниже. Можно составить такое же письмо заранее и отправить его в фонд вместе с СЗВ-М. Укажите, к отчету за какой месяц относится письмо.

Доходы в 6-НДФЛ меньше, чем в расчете по взносам. Инспекторы сравнивают доходы в 6-НДФЛ и в расчете по взносам. То есть разницу строк 020 и 025 в разделе 1 расчета 6-НДФЛ и графу 1 строки 030 подраздела 1.1 приложения 1 раздела 1 расчета по взносам. Если доходы в 6-НДФЛ меньше, чем в расчете по взносам, налоговики запросят пояснения.

Выплаты в расчете по взносам могут быть больше, чем доходы для целей НДФЛ.

НДФЛ облагается больше доходов, чем по взносам. Например, с арендной платы или материальной выгоды нужно платить НДФЛ, а взносы начислять не требуется.

Поэтому налоговики решили, что доходы в 6-НДФЛ должны быть больше, чем в расчете по взносам, при условии, что у компании нет обособленных подразделений. Если у компании доходов по 6-НДФЛ меньше, чем выплат в расчете по взносам, инспекторы запросят пояснения (письмо ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/27043).

Но есть ситуации, когда выплаты по 6-НДФЛ меньше, чем по взносам, и это не ошибка. Типичный пример – договоры подряда, если начисление и выплата доходов приходятся на разные кварталы. Ведь при расчете взносов компания учитывает вознаграждение подрядчику на дату, когда его начислила. А при расчете НДФЛ – на дату выплаты. Таким образом, в расчете по взносам бухгалтер отразит вознаграждение в том квартале, в котором подписали акт приемки-сдачи работ. А в 6-НДФЛ – после выплаты вознаграждения. Образец пояснений ниже.

Кроме того, есть выплаты, с которых не нужно удерживать НДФЛ, но нужно начислить взносы. Пример – компенсация за задержку зарплаты.

Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.