Действующее бухгалтерское и налоговое законодательство позволяет осуществлять хранение документов в электронном виде. Только следите за тем, чтобы такие виртуальные документы были обязательно заверены электронной подписью.
Но учтите, что иногда все же придется делать бумажные копии электронной «первички» и заверять их подписью с печатью. Например, когда контрагент или проверяющие запросят документы, для которых нет строго утвержденного формата. Так что в настоящее время полностью отказаться от традиционного документооборота пока нельзя.
Хранение документов необходимо производить необходимо оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы. Как лучше устроить такие хранилища, описано в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года. Однако соблюдать все требования, приведенные там, не обязательно. Все зависит от вида документов.
Бланки строгой отчетности держите в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирайте в хронологическом порядке и переплетайте.
Счета-фактуры по мере того, как их выставляют и получают, регистрируйте в журнале учета в хронологическом порядке. Сами же журналы учета хранят в течение не менее четырех лет с даты последней записи в них.
Бумаги с грифом «коммерческая тайна» храните в сейфах. Остальные документы нужно поместить в специальные помещения или закрывающиеся шкафы под ответственность людей, уполномоченных главным бухгалтером.
Хранение документов, таких как «Первичка», бухгалтерские регистры, отчетность нужно хранить не менее пяти лет. Исключение — документы, которые подтверждают убыток в налоговом учете. Их храните в течение всего того периода, пока убыток уменьшает базу по налогу на прибыль. Плюс еще четыре года после того, как погасите его полностью.
Особый порядок и для БСО. Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но не ранее истечения месяца со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков уничтожьте на основании акта об их списании. Добавим, что сроки хранения типовых архивных документов установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Обычно началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом их составления. А вот для книг покупок и продаж начало срока хранения определяйте с даты последней записи в них. Для документов же, подтверждающих первоначальную стоимость амортизируемого имущества, отсчет срока начинайте с момента, когда прекратили начислять амортизацию.
Архивы «Главбуха»
1>> 2>> 3>> 4>> 5>> 6>> 7>> 8>> 9>> 10>> 11>> 12>> 13>> 14>> 15>> 16>> 17>> 18>> 19>> 20>> 21>> 22>> 23>> 24>> 25>> 26>> 27>> 28>> 29>> 30>> 31>> 32>> 33>> 34>> 35>> 36>> 37>> 38>> 39>> 40>> 41>>