Форма Т-2 — это личная карточка работника. Работодатели самостоятельно решают, оформлять этот документ или нет. Если вы решили вести личные карточки работников, образец 2024 года поможет правильно заполнить форму Т-2.
Как вести личные карточки сотрудников по форме Т-2
Кто обязан вести личные карточки в 2024 году
В 2024 году работодатели не обязаны вести личную карточку работника (письмо Минтруда от 24.12.2021 № 14-6/В-1487). Обязанность ведения карточек была связана с двумя нормативными документами. Это постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 и приказ министра обороны от 18.07.2014 № 495. Оба документа утратили силу. Вместо них действуют другие нормативные акты.
Постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 определяло правила ведения трудовых книжек. На его основании работодатель должен был знакомить сотрудника с записями в трудовой книжке под подпись в личной карточке. С 01.09.2021 правила ведения трудовых книжек установлены приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Он не обязывает знакомить сотрудников с записями в трудовой книжке под подпись в личной карточке.
Личная карточка сотрудника в электронном виде
Приказ министра обороны от 18.07.2014 № 495 обязывал сверять данные воинского учета с записями в личных карточках. Однако с 2019 года ввели норму о том, что правила воинского учета должно утверждать Минобороны (п. 7 изменений, утв. постановлением Правительства от 09.10.2019 № 1302). С 08.01.2022 правила воинского учета установлены в Инструкции, утвержденной приказом Минобороны от 22.11.2021 № 700. В ней нет требований вести воинский учет в личной карточке. Работодатели обязаны оформлять другой документ — карточку гражданина, подлежащего воинскому учету.
Если работодатель принял решение прекратить вести личные карточки, это решение нужно оформить приказом в произвольной форме. Личные карточки, которые уже создали, нужно хранить по правилам для архивных документов. Такое пояснение дали эксперты Роструда в ответе на вопрос на сайте онлайнинспекция.рф.
Если работодатель принял решение продолжать вести личные карточки, оформите их на каждого сотрудника, принятого по трудовому договору. Заведите карточку при приеме на работу и ведите в течение всего периода трудовой деятельности сотрудника в организации. С увольнением сотрудника карточку закройте.
Какую форму личной карточки можно использовать
Организация может по собственному выбору:
- использовать унифицированную форму личной карточки № Т-2, если это утверждено руководителем организации;
- применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем. При условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты первички (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и подтвержден в письме Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.
Вести личную карточку работника можно в электронном виде. Об этом говорится в письме Минтруда от 24.12.2021 № 14-6/В-1487.
Порядок хранения личных карточек сотрудников закон не определяет. Предусмотрите такой порядок в локальном акте, например в положении о порядке ведения личных дел сотрудников (ч. 1 ст. 8 ТК).
Форма Т-2: личная карточка сотрудника
Унифицированная форма личной карточки № Т-2 и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Поскольку данная форма предусматривает полный комплекс сведений о сотруднике, представленных в наиболее удобной форме, целесообразно применять унифицированный бланк.
Личная карточка по форме № Т-2 состоит из одиннадцати разделов:
-
Общие сведения
-
Сведения о воинском учете
-
Прием на работу и переводы на другую работу
-
Аттестация
-
Повышение квалификации
-
Профессиональная переподготовка
-
Награды (поощрения) и почетные звания
-
Отпуск
-
Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством
-
Дополнительные сведения
-
Основание прекращения трудового договора (увольнения).
В каждом из этих разделов есть графы, куда нужно записывать сведения о сотруднике.
Бланк формы Т-2
Как заполнить личную карточку по форме Т-2
Личную карточку работника заполняют на основании приказа о приеме на работу и личных документов человека. Это трудовая книжка, паспорт, военный билет, документ об образовании, СНИЛС, свидетельство ИНН.
Кроме того, в личной карточке нужно отразить и такие сведения, которые нельзя почерпнуть из перечисленных документов. Контактный телефон, состав семьи, даты рождения родственников, уровень знания иностранных языков – эту информацию сотрудник должен сообщить сам.
Построчное заполнение личной карточки по форме Т-2
Заполняют личную карточку по форме № Т-2 последовательно, таким образом:
Титульный лист. На титульном листе карточки укажите наименование организации в соответствии с уставом или другими учредительными документами. В правом верхнем углу поставьте код организации по ОКПО. Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, так: 11.08.2017.
Далее занесите следующие сведения:
- табельный номер (присваивается сотруднику при приеме на работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
- идентификационный номер налогоплательщика – ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
- характер работы (постоянно или временно);
- вид работы (основная или по совместительству);
- пол (мужской, женский).
Раздел «Общие сведения». Самый объемный раздел личной карточки. В специальной ячейке укажите номер и дату трудового договора, заключенного с сотрудником.
Пункт 1 раздела «Общие сведения» – «Фамилия, имя, отчество». Перепишите данные из паспорта сотрудника. Имя и отчество укажите полностью. Старайтесь оставлять на строчках место для будущих изменений анкетных данных.
Пункт 2 раздела «Общие сведения» – «Дата рождения». Месяц рождения пишите буквами, а число и год – цифрами. С правой стороны в ячейке для кода укажите дату рождения цифровым способом.
Пункт 3 раздела «Общие сведения» – «Место рождения». Данные о месте рождения укажите в соответствии с паспортом. Если организация кодирует данные в личной карточке, то для заполнения пункта 3 необходим код ОКТМО.
Пункт 4 раздела «Общие сведения» – «Гражданство». Существуют стандартные формулировки записей о гражданстве. Они содержатся в ОКИН. И даже если организация не кодирует информацию в личной карточке, запись в текстовом поле пункта 4 должна строго соответствовать этому классификатору:
- код по ОКИН 1 – «Гражданин Российской Федерации»;
- код по ОКИН 2 – «Гражданин Российской Федерации и иностранного государства (двойное гражданство)»;
- код по ОКИН 3 – «Иностранный гражданин»;
- код по ОКИН 4 – «Лицо без гражданства».
Пункт 5 раздела «Общие сведения» – «Знание иностранного языка». При заполнении этого пункта также придерживайтесь общепринятых формулировок ОКИН:
- код по ОКИН 1 – «Читает и переводит со словарем»;
- код по ОКИН 2 – «Читает и может объясняться»;
- код по ОКИН 3 – «Владеет свободно».
Лучше указывайте степень знания языка от первого лица единственного числа: «Владею свободно», «Читаю и перевожу со словарем».
Если вы проставляете коды, имейте в виду, что коды есть не только у степеней знания языка, но и у самих языков. Например, у английского языка код 016, у французского – 213, у итальянского – 070, у немецкого – 135 и т. д. Поэтому проставляйте оба кода, разделив их несколькими пробелами.
Пункт 6 раздела «Общие сведения» – «Образование». Существует несколько уровней образования (образовательные цензы) по ОКИН.
Если сотрудник представил вам удостоверение о послевузовском образовании, заполните соответствующий блок в пункте «Образование». Окно для кода по ОКСО оставьте пустым, поскольку в ОКСО нет кодов по специальностям послевузовского образования.
Пункт 7 раздела «Общие сведения» – «Профессия». В этом пункте отразите информацию о том, какой профессией владеет сотрудник. При этом впишите не только основную, но и другие профессии (при их наличии). В качестве основной укажите либо профессию, представляющую наибольший интерес для организации, либо профессию, по которой сотрудник приобрел самый большой опыт работы. Для кодирования профессии вам понадобится ОКПДТР.
Пункт 8 раздела «Общие сведения» – «Стаж работы». Стаж подсчитайте на основании записей в трудовой книжке или других подтверждающих документов: трудовых договоров, справок с мест работы. Страховой стаж укажите вместо непрерывного трудового стажа, поскольку понятия «непрерывный трудовой стаж» сейчас в законе нет.
Стаж рассчитайте так. Сначала выпишите из трудовой книжки сотрудника все даты приемов на работу и все даты увольнений. Затем сложите отдельно эти даты. Получится две суммы: первая будет состоять из дат приемов, а вторая – из дат увольнений. Следующий шаг – из второй суммы вычтите первую.
Если в результате расчета стажа получилось отрицательное число месяцев или дней, поступите следующим образом. Если отрицательным получилось количество месяцев стажа, то полученное количество лет нужно уменьшить на единицу, а к количеству месяцев – добавить 12. И уже 12 уменьшить на отрицательное число месяцев. Если отрицательным получилось количество дней, то на единицу нужно уменьшить полученное количество месяцев, а к количеству дней – добавить 30 дней и уменьшить их на отрицательное количество дней.
При таком подсчете в каждом периоде теряется по одному дню. Поэтому после расчета прибавьте к полученному числу столько дней, сколько было периодов приема-увольнения.
Полученное после всех расчетов число переводите в годы, месяцы и дни с учетом того, что в месяце в среднем 30 дней, а в году 12 месяцев.
Такой порядок установлен пунктом 47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015.
Пункт 9 раздела «Общие сведения» – «Состояние в браке». Заполните на основании паспорта, а если в нем нет соответствующих отметок, то со слов сотрудника. В ОКИН содержатся стандартные формулировки брачных статусов гражданина:
- код по ОКИН 1 – «Никогда не состоял (не состояла) в браке»;
- код по ОКИН 2 – «Состоит в зарегистрированном браке»;
- код по ОКИН 3 – «Состоит в незарегистрированном браке»;
- код по ОКИН 4 – «Вдовец (вдова)»;
- код по ОКИН 5 – «Разведен (разведена)»;
- код по ОКИН 6 – «Разошелся (разошлась)».
Пункт 10 раздела «Общие сведения» – «Состав семьи». К ближайшим родственникам, которых указывают в этом пункте, относятся:
- родители;
- супруги;
- дети;
- родные братья и сестры;
- лица, на воспитании которых находился или находится сотрудник.
Пункт 11 раздела «Общие сведения» – «Паспорт». В этом пункте укажите паспортные данные сотрудника.
Пункт 12 раздела «Общие сведения» – «Адрес места жительства». В этом пункте укажите адрес места жительства сотрудника: фактический и по паспорту.
Раздел «Сведения о воинском учете». Основанием для заполнения раздела «Сведения о воинском учете» личной карточки являются либо военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) либо удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Пункт 1 раздела «Сведения о воинском учете» – «Категория запаса». Данный пункт не заполняйте на офицеров запаса и на будущих призывников. В остальных случаях ставьте цифры 1 или 2 в соответствии с данными военного билета.
Пункт 2 раздела «Сведения о воинском учете» – «Воинское звание». Заполняйте на всех военнообязанных. У бывшего военного в личной карточке запишите воинское звание согласно военному билету, а у будущего призывника сделайте запись: «Подлежит призыву».
Пункт 3 раздела «Сведения о воинском учете» – «Состав (профиль)». На призывников не заполняйте. У тех, кто не дослужился до офицерского звания, в этом пункте запишите состав, например «Солдаты», «Матросы», «Прапорщики». У офицеров вместо состава укажите профиль – «Командный», «Медицинский» и т. п.
Пункт 4 раздела «Сведения о воинском учете» – «Полное кодовое обозначение ВУС». Код военно-учетной специальности возьмите из военного билета сотрудника. На будущих призывников этот пункт не заполняйте.
Пункт 5 раздела «Сведения о воинском учете» – «Категория годности к военной службе». Ставьте только букву, без расшифровки:
- А – годные к военной службе;
- Б – годные к военной службе с незначительными ограничениями;
- В – ограниченно годные к военной службе;
- Г – временно не годные к военной службе;
- Д – не годные к военной службе.
Пункт 6 раздела «Сведения о воинском учете» – «Наименование военного комиссариата по месту жительства». В пункте укажите название военкомата, в котором сотрудник состоит на учете.
Пункт 7 раздела «Сведения о воинском учете» – «Состоит на воинском учете». Заполняйте:
- строку а) – при наличии мобилизационного предписания и (или) отметки о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
- строку б) – если сотрудник забронирован на период мобилизации и на военное время.
Все записи в пункте 7 делайте простым карандашом.
Пункт 8 раздела «Сведения о воинском учете» – «Отметка о снятии с воинского учета». Если сотрудник достиг предельного возраста пребывания в запасе или признан не годным к военной службе по состоянию здоровья, в пункте 8 сделайте отметку: «Снят с воинского учета по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья».
Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу». Раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» начните с записи о приеме на работу в организацию и заполняйте одновременно с трудовой книжкой сотрудника. Записи вносите в соответствии с трудовым договором, приказами о приеме и переводах.
В разделе укажите следующие сведения:
- дату приема (перевода);
- структурное подразделение, куда принимается или переводится сотрудник;
- должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
- оклад или тарифную ставку, надбавку.
В графе «Основание» раздела «Прием на работу и переводы на другую работу» напишите дату и номер приказа о приеме на работу (переводе). В завершение сотрудник организации должен расписаться в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки».
Раздел «Аттестация». Содержит сведения об аттестации. В разделе записывают дату аттестации, решение аттестационной комиссии, дату и номер протокола заседания комиссии, в графе «Основание» — дату и номер приказа о проведении аттестации.
Раздел «Повышение квалификации». Этот раздел заполните на основании удостоверения о повышении квалификации.
Раздел «Профессиональная переподготовка». В этом разделе запишите данные о переподготовке сотрудника на основании диплома о профессиональной переподготовке.
Раздел «Награды (поощрения), почетные звания». Здесь перечислите награды и почетные звания сотрудника — это поощрения от организации и госнаграды. Для этого запишите в графах наименование награды, номер и дату приказа или иного наградного документа.
Раздел «Отпуск». В этом разделе отмечают все виды отпусков - ежегодный, учебный, без сохранения зарплаты и т. п. В графах раздела записывают полный рабочий год, за который предоставляется отпуск. В качестве основания выступает график отпусков или приказ об отпуске.
Раздел «Социальные льготы». Этот раздел содержит информацию о льготах, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством. Данные заполняют на основании удостоверения участника войны, справок об инвалидности, донорстве и т. п.
Раздел «Дополнительные сведения». В этом разделе записывают дополнительные сведения о сотруднике. Здесь можно упомянуть сведения о наличии водительских прав, обучении, которое еще не окончено, загранпаспорта и т. п.
Раздел «Основание прекращения трудового договора (увольнения)». Последний раздел содержит основания прекращения трудового договора. Раздел заполняют после того, как сотрудник уволится. Здесь записывают основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ, дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи ответственного за ведение кадрового учета и сотрудника.
Образец заполнения личной карточки сотрудника по форме № Т-2 в 2024 году
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям 2024 года вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту