Вопрос: Можно ли оформить доп. соглашению к трудовому договору, в котором прописать что работодатель выплачивает компенсацию за износ автомобиля в размере, в месяца когда сотрудник находиться в командировке на личном автотранспорте? Сотрудник периодически на своем автомобиле едет в командировку. Как правильно оформить документы (заключить доп. соглашение о разъездном характере работы, служебные записки и прочие), чтоб можно было принимать расходы по ГСМ в налог на прибыль, и соответственно не облагались НДФЛ и взносами?
Ответ: Да, Вы можете установить выплату сотруднику компенсации за использование личного автомобиля во время командировки.
Выплату компенсации пропишите в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. Размер компенсации и срок ее выплаты можно предусмотреть в дополнительном соглашении или в отдельном приказе.
Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника документы о праве собственности на автомобиль: копии паспорта транспортного средства и свидетельства о регистрации автомобиля в ГИБДД. Такие выводы следуют из писем Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170, от 23.01.2018 № 03-04-05/3235.
Кроме этого, потребуются путевые листы.
Компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в размере, который согласовали работодатель и сотрудник (п. 1 ст. 217 НК, ст. 188 ТК, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Не применяйте при расчете НДФЛ и страховых взносов с компенсации нормы из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92.
При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного легкового автомобиля сотрудника учтите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Учесть в расходах можно только сумму компенсации в пределах норм, установленных постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92.
Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц.
В размерах указанных компенсаций учтено возмещение затрат, которые возникают в процессе эксплуатации, — бензин, горюче-смазочные материалы, ремонт, износ. Об этом говорится в письме Минфина от 27.01.2023 № 03-03-06/1/6339.
Поэтому если помимо выплаты компенсации по этим нормам Вы возмещаете сотруднику еще и стоимость ГСМ, то учесть расходы на покупку ГСМ при налогообложении прибыли нельзя (письма Минфина от 26.12.2018 № 03-03-06/1/94971, от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366, от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050 и от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48789).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, вместо выплаты компенсаций заключите с сотрудником договор аренды транспортного средства.
В этом случае затраты на ГСМ можно включить в расходы при налогообложении прибыли и когда они включены в арендную плату, и когда оплачиваются отдельно (письма Минфина от 13.02.2007 № 03-03-06/1/81, от 29.11.2006 № 03-03-04/1/806).
Но, при аренде автомобиля у сотрудника выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК). ТО есть с суммы арендной платы нужно удержать НДФЛ. Расходы на ГСМ и другие аналогичные затраты (размер которых зависит от фактического потребления) не должны включаться в налоговую базу по НДФЛ. Арендатор осуществляет их исключительно в собственных интересах (ст. 636, 646 ГК). Следовательно, сотрудник (арендодатель) никакой экономической выгоды не получает и дохода в натуральной форме не возникает (п. 2 ст. 211 НК). Таким образом, НДФЛ платить в этом случае не нужно.
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование не нужно начислять ни с суммы арендной платы, ни с затрат по эксплуатации автомобиля. Подтверждает такой вывод Минздравсоцразвития в письме от 12.03.2010 № 550-19.
Более подробно о том, как начислить амортизацию по автомобилю, вы можете узнать в Системе Главбух.
Как начислить амортизацию по автомобилю