Вопрос: Наша организация не занимается перевозкой пассажиров и грузов. Мы арендуем легковой автомобиль у сотрудника, для того чтобы сотрудник отдела продаж мог использовать его в своей работе (командировки, поездки к клиентам и т.д.). Обязательно ли в этом случае оформление путевого листа? Обязанности сотрудника подразумевают разъездную работу и это прописано в трудовом договоре?
Ответ: Нет, не обязательно. Но удобнее и безопаснее оформить путевой лист.
Оформлять путевой лист нужно, если сотрудник управляет автомобилем в служебных целях и на этом автомобиле перевозит грузы или других лиц, кроме себя, например, своих сотрудников (п. 10 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390, ч. 2 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Под пассажирами понимают лиц, кроме водителя, которые находятся в транспортном средстве, а также лиц, которые садятся в транспортное средство и выходят из него (п. 1.2 Правил дорожного движения).
Обязанность заполнять путевые листы в случаях, когда нет перевозок пассажиров и грузов, законодательством не предусмотрена. Такую позицию поддерживали суды (см., например, постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 21.12.2015 № А03-4759/2015, решение Омского областного суда от 09.02.2016 № 77-80/2016). Поэтому подтвердить служебный характер поездок можно другими документами.
Если путевые листы для компании по закону не обязательны, то можно подтверждать расходы на ГСМ другими первичными документами или путевыми листами по собственным формам (письма УФНС по Москве от 09.07.2019 № 16-15/11657, Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354, Минтранса от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ис). Например, отчетами на базе данных навигатора ГЛОНАСС.
Вместе с тем, для обоснования учета в расходах арендной платы правильнее и безопаснее оформлять именно путевые листы. Обосновать производственный характер поездок проще всего данными путевого листа. В форме путевого листа есть все необходимые показатели. Такой документ подтвердит, что личный автомобиль сотрудника компания использует в деятельности, а также обоснует расходы на аренду. Иначе есть риск, что расходы могут снять и судьи поддержат инспекторов (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 23.06.2020 № Ф04-2356/2020).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Эксперты Системы Главбух расскажут в рекомендации, нужно ли оформлять путевой лист при аренде автомобиля.
Путевой лист при аренде автомобиля