Вопрос: Должна ли организация ООО предоставить по требованию одного из учредителей, выписку по банковскому счету, если в ней содержатся данные по заработной плате сотрудников, а разрешение о разглашении своих персональных данных сотрудники не давали?
Ответ: В данном случае выписку можно предоставить, если есть возможность информацию о заработной плате сотрудников обезличить, дабы не нарушить законодательство о персональных данных. Организация не обязана раскрывать учредителям персональную информацию по начисленной и выплаченной заработной плате сотрудников компании.
Размер заработной платы сотрудника относится к его персональным данным. Когда собираетесь передавать персональные данные сотрудника третьим лицам, то сначала возьмите у него письменное согласие на обработку персональных данных в части их предоставления, то есть адресной передачи (п. 6 ч. 1 ст. 3, ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Согласие на обработку в этом случае не подойдет (ст. 88 ТК, ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, приказ Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18).
Как передавать персональные данные сотрудников третьим лицам
Прежде чем передавать персональные данные, выясните, нужно на это письменное согласие сотрудника или нет. Подробнее о том, когда персональные данные можно передавать без согласия сотрудника, читайте в рекомендации.
Как получить согласие сотрудника на распространение персональных данных
Чтобы законно передать данные сотрудника третьим лицам, получите от него отдельное согласие. Включить такой пункт в согласие об обработке перданных нельзя. Более того, согласие на передачу нужно получать каждый раз, когда нужно передать персданные (ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Если собираетесь передавать персональные данные сотрудника неограниченному кругу лиц, возьмите у него письменное согласие на распространение персональных данных, согласие на обработку в этом случае не подойдет (ст. 88 ТК, ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, приказ Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18).
Согласие на распространение персональных данных нужно оформлять по новым правилам. Конкретной формы Роскомнадзор не утвердил, но ввел обязательные требования к содержанию согласия (приказ Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18).
В согласии на распространение персданных кроме общих сведений укажите сведения об информационных ресурсах работодателя, категории персональных данных, которые работник разрешил передать или установил запреты и ограничения, цели обработки и другие данные.
Четко формулируйте цель передачи в согласии на распространении персданных
В согласиях на предоставление данных конкретному лицу или лицам вы формулируете цель сами. Поэтому убедитесь, что ваша цель предметная, то есть в ней нет абстракций. Например, если передаете персданные в банк, не пишите «в целях соблюдения законов и нормативных актов». Пишите: «в целях перечисления мне заработной платы». Проверьте также, чтобы цель была однозначной. К примеру, формулировка «для передачи в банк» не подойдет, поскольку непонятно, что разрешил сотрудник — предоставить информацию о себе в конкретный банк или распространить ее по всем банкам. Нужно уточнить: «для предоставления в ПАО “Банк ВТБ”».
Чтобы составить идеальное согласие на распространение персональных данных с учетом новых требований, используйте конструктор, который мы разработали. Выберите, какие персональные данные будете распространять, и получите под вашу ситуацию образец согласия с формулировками, которые устроят Роскомнадзор. Подпишите его у сотрудника и используйте в работе.
Роскомнадзор утвердил список запрещенных мессенджеров, в которых нельзя передавать персданные и платежную информацию сотрудников и клиентов
С 1 марта 2023 года нельзя передавать через иностранные мессенджеры персональные данные, платежную информацию или данные о переводах денежных средств сотрудников и клиентов в ходе оказания банковских или государственных услуг. Такой запрет ввели для финансовых организаций и компаний с государственным участием (информация Роскомнадзора от 01.03.2023).
В список иностранных мессенджеров, через которые запрещено передавать указанные данные, вошли: discord, microsoft teams, skype for business, snapchat, telegram, threema, viber, whatsApp, weChat.
Когда персональные данные можно передавать без согласия сотрудника
Не нужно получать согласие сотрудника на передачу персональных данных, если передаете их в Социальный фонд, налоговые органы, военкоматы, а также по запросу иных государственных органов. Такие правила устанавливают статьи 6 и 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Получать согласие сотрудника не нужно, если информацию о нем требует прокуратура, полиция, ФСБ, инспектор труда или иные органы, у которых по закону есть право запрашивать персональные данные. Об этом говорится в частях 7–9 пункта 4 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012.
Внимательно изучите запрос государственного органа, в котором чиновники требуют предоставить персональные данные. Чиновники в запросе обязаны мотивировать, почему требуют у вас информацию о сотруднике. Например, в отношении сотрудника возбудили уголовное дело и полиция требует сведения о нем. Другой пример – сотрудник пожаловался в ГИТ и в вашу компанию поступил запрос от инспектора. В этих двух случаях вы обязаны представить документы с персональными данными сотрудников.
Если у государственного органа или организации, откуда поступил запрос, нет права получать персональные данные, возьмите у сотрудника согласие на передачу данных. Если сотрудник отказывается, данные не передавайте. Предупредите лиц, от которых поступил запрос, что такие персональные данные они вправе использовать только для целей из запроса. Кроме того, потребуйте подтвердить, что они это правило соблюдают (ч. 7–9 п. 4 разъяснений Роскомнадзора от 14.12.2012).
Более подробно о передаче персональных данных сотрудников третьим лицам в Системе Главбух.
Как передавать персональные данные сотрудников третьим лицам
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени