Вопрос: Сотрудник был направлен согласно приказа в командировку на период с 09 по 10 июля, подтверждающих проездных документов нет, суточные были выплачены за 2 дня. При этом есть счет-заказ из гостиницы в котором указаны дата приезда 09 июля 14.00 и выезда 10 июля 2018 г. 12.00., иные реквизиты БСО соответствуют требованиям Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации (утв. постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. N 490) Достаточно ли данных документов для подтверждения выплаты суточных за 2 суток?
Ответ: Если сотрудник ездил в командировку на личном, арендованном или служебном транспорте, то сотруднику нужно оформить служебную записку. В ней он должен6 указать фактический срок пребывания в месте командирования. К авансовому отчету и служебной записке сотрудник должен приложить оправдательные документы, подтверждающие использование транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.) и документы на оплату гостиницы.
Как учесть суточные на общей системе налогообложения
Как документально подтвердить расходы в виде суточных
Расходы в виде суточных подтвердите авансовым отчетом и документами, которые оформляют при направлении в командировку. Чеки и квитанции о том, на какие цели сотрудник потратил деньги во время поездки, не нужны.
Правильность данного подхода подтверждает Минфин России в письме от 11 декабря 2015 № 03-03-06/2/72711.
Какой размер суточных не облагается НДФЛ
При расчете НДФЛ размер суточных нормируется. Не облагаются этим налогом суточные в пределах:
700 руб. за день нахождения в командировке в России;
2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.
С суточных, выплаченных сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удержите НДФЛ. Такие правила установлены в абзаце 10 пункта 3 статьи 217 и статье 210 Налогового кодекса РФ. Подробнее о моменте удержания НДФЛ в такой ситуации см. Как учесть при налогообложении суточные. Организация применяет специальный налоговый режим.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
О том, нужно ли удерживать НДФЛ с суточных при однодневной командировке, см. Нужно ли удержать НДФЛ с суточных, если сотрудник отправлен в командировку по России на один день.
Нужно ли облагать суточные страховыми взносами
При расчете суммы страховых взносов размер суточных нормируется. Не облагайте взносами суточные в пределах:
700 руб. за день нахождения в командировке в России;
2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.
С суточных, которые выплачены сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), начислите страховые взносы.
Это следует из пункта 2 статьи 422 Налогового кодекса РФ.
А вот при расчете взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний правила иные. Такими взносами не облагается сумма суточных, которые установлены в локальном акте работодателя. Например, в положении о командировках предусмотрены суточные в размере 2000 руб., тогда взносами «на травматизм» облагаются только суточные сверх 2000 руб. Это следует из пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ.
Пример отражения при налогообложении суточных. Организация применяет общую систему налогообложения
18 января менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев вернулся из загранкомандировки (Австралии). Срок командировки составил 5 дней, включая день прилета и день отлета.
21 января руководитель организации утвердил представленный Кондратьевым авансовый отчет.
Приказом руководителя нормы суточных при командировках в Австралию установлены в размере 67 долл. США в день, а по России – 700 руб. в день.
Условный курс доллара США на момент выдачи аванса на командировку и утверждения авансового отчета не изменился и составил 37 руб./долл. США.
За время командировки Кондратьеву начислили суточные:
за 4 дня пребывания в Австралии в размере 268 долл. США (67 USD/дн.х 4 дн.);
за 1 день возврата в Россию 700 руб.
Сумма суточных составила:
268 USD х 37 руб./USD + 700 руб. = 10 616 руб.
Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:
Дебет 26 Кредит 71
– 10 616 руб. – отражены суточные по нормам, установленным приказом руководителя.
Всю эту сумму бухгалтер не включил в налоговую базу по НДФЛ, страховым взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, так как размер суточных не превышает:
по командировкам по России 700 руб. в день;
по командировкам в Австралию 2500 руб. в день ((67 USD х 37 руб./USD) < 2500 руб.).
При этом предельный размер суточных по загранкомандировкам бухгалтер рассчитал, исходя из курса, действующего на дату оплаты суточных.
Суточные бухгалтер не включил в облагаемую базу по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
При расчете налога на прибыль за январь бухгалтер «Альфы» включил в состав расходов всю сумму суточных в размере 10 616 руб.
Какие документы оформить для командировки сотрудника
Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).
Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.
Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте в приказе о направлении сотрудника в командировку.1
Коммерческая организация может по собственному выбору:
составить приказ по унифицированной форме;
применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.
Как и когда оформлять служебные записки в связи с командировками
Служебную записку необходимо оформить, если:
сотрудник едет в командировку (или обратно) на личном, арендованном или служебном транспорте. В такой ситуации фактический срок пребывания в месте командирования сотрудник указывает в служебной записке, которую он по возвращении из командировки представляет работодателю вместе с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта: путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и т. д.;
по возвращении из командировки у сотрудника нет вообще никаких документов, подтверждающих проезд и проживание в поездке. В этом случае сотрудник оформляет служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия сотрудника к месту командирования и выбытия обратно. К ней он прикладывает документ, в котором принимающая организация подтверждает, что он находился в это время по месту командирования.
Причем такой документ сотрудник составляет самостоятельно, вернувшись из командировки. Об этом сказано в пункте 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.
А вот оформление служебных записок о направлении в командировку ни одним нормативным актом не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.
Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему можно продлить.