Вопрос: Просим пояснить каким документом должна быть оформлена передача топлива с одного (морского) судна на другое.Просим предоставить конкретные нормативные документы.
Ответ: В Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций (формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132) сказано, что форма ТОРГ-13 применяется для учета движения товарно - материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениям или материально ответственными лицами.
Вместе с тем, указанный документ в основном применяют торговые организации при перемещении МПЗ в структуре общества.
А вот унифицированной формы по перемещению ГСМ Госкомстат не утверждал.
Более того, с 2013 года формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета. Основание – часть 4 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.1
Обязательные реквизиты первичного документа указаны в перечне, который установлен частью 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. А унифицированные формы документов из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата, не являются обязательными к применению. Такие разъяснения содержатся в информации Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, письме ФНС от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941.3
Если для какого-либо факта хозяйственной жизни постановлением Госкомстата установлена унифицированная форма первичного документа, то организация вправе по собственному выбору:
– либо разработать форму документа самостоятельно;
– либо использовать унифицированную форму.
Для Вашего случая перемещения ГСМ с одного суда на другое не установлено. Поэтому организация вправе разработать документ самостоятельно и утвердить его в учетной политике. За основу разработки документа можно взять форму ТОРГ-13.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Как организовать документооборот в бухгалтерии
Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:
- документы налогового учета и отчетности;
- бухгалтерские документы.
Документы налогового учета и отчетности включают формы налоговой отчетности и налоговые регистры. Бухгалтерские документы делятся на три группы:
- формы отчетности;
- регистры бухучета;
- первичные документы.
Состав форм бухгалтерской отчетности зависит от того, коммерческая это или некоммерческая организация, а также относится ли она к малым предприятиям. Состав первичных документов организация определяет сама. Какие бланки использовать, по каким правилам их заполнять и исправлять – в рекомендации.
Как организовать документооборот в бухгалтерии, смотрите на схеме.
Первичные документы
Каждый факт хозяйственной жизни надо подтверждать первичным документом. Нельзя принимать к учету документы по фактам хозяйственной жизни, которые не имели места, в том числе по мнимым и притворным сделкам. Об этом сказано в части 1 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.2
По каким формам составлять первичные документы
Формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета. Основание – часть 4 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Обязательные реквизиты первичного документа:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
- подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.
Такой перечень установлен частью 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не возможно – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Первичные документы составляют на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст.9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Ситуация: нужно ли указывать идентификатор госзаказа в первичных и расчетных документах
Да, нужно.
Идентификатор госзаказа – это уникальный код. Этот код необходим для контроля за целевым использованием средств федерального бюджета. Идентификатор присваивается госконтрактам, для которых предусмотрено казначейское или банковское сопровождение средств.
Если госконтракту присвоен идентификатор, его необходимо указывать во всех платежных и первичных документах, связанных с исполнением контракта (товарных накладных, актах приема-передачи, платежных поручениях и т. п.). Так поступать должны все участники: государственные заказчики, головные исполнители и соисполнители госконтрактов. Исключением являются только контракты с гостайной.
Это следует из подпункта «д» пункта 7 и пункта 23 Правил казначейского сопровождения средств, утвержденных постановлением Правительства от 30.12.2016 № 1552, пункта 2 постановления Правительства от 03.03.2017 № 249.
Типовые формы
Как применять унифицированные и типовые формы документов
Унифицированные формы документов из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата, не являются обязательными к применению. Вместе с тем, обязательными к применению остаются формы, установленные уполномоченными органами на основании федеральных законов. Таким образом, организация обязана применять типовые формы документов, утвержденные Правительством РФ, Банком России (например, платежные поручения, расходные и приходные кассовые ордера) и другими уполномоченными органами во исполнение федеральных законов. Такие разъяснения содержатся в информации Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, письме ФНС от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941.3
Если для какого-либо факта хозяйственной жизни постановлением Госкомстата установлена унифицированная форма первичного документа, то организация вправе по собственному выбору:
- либо разработать форму документа самостоятельно;
- либо использовать унифицированную форму.
По общему правилу формы первичных документов определяет руководитель организации по представлению лица, на которое возложено ведение бухучета (ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). То есть руководитель должен утвердить либо самостоятельно разработанную организацией форму, либо факт использования организацией унифицированных форм.
В любом случае первичный документ должен включать все обязательные реквизиты, которые перечислены в части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Включенные в этот перечень сведения по составу и содержанию тождественны реквизитам документов, которые составлены по формам из альбомов унифицированных форм. Действующие унифицированные формы соответствуют требованиям части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
В унифицированные формы можно при необходимости добавлять реквизиты либо исключать их. Например, вносить дополнительные строки, колонки и т. п. Исправленную унифицированную форму утвердите приказом или распоряжением руководителя в качестве первичного документа.
Такие выводы следуют из положений статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Они также подтверждены информацией Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012. Правильность этого подхода подтвердила ФНС в письме от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@, которым разослала в нижестоящие инспекции письмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547. Данное письмо размещено на официальном сайте ФНС в разделе «Разъяснения, обязательные для применения».
Пример, как добавить в унифицированную форму дополнительную информацию
В ООО «Альфа» погашение задолженности перед подотчетными лицами иногда происходит в безналичной форме. Чтобы отобразить данную операцию в унифицированной форме авансового отчета, было принято решение добавить в нее дополнительную строку «Перерасход в сумме___ перечислен на зарплатную карту сотрудника по платежному поручению от «__» ________ 200__г. № ___». Данную форму утвердили приказом руководителя организации.
Как утвердить формы
Формы первичных документов утвердите в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Образцы самостоятельно разработанных форм, утвержденные руководителем, включите в приложение к приказу об утверждении учетной политики.
Типовые бланки без изменений к учетной политике прикладывать не нужно. Факт применения унифицированных форм можно отразить в учетной политике следующими способами:
– написать: «В качестве форм первичных учетных документов используются унифицированные формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом России, без изменений». В этом случае нужно будет применять унифицированные формы для каждой операции, для которой форма существует;
– прописать для разных объектов бухучета, какие унифицированные формы организация будет применять, примерно так: «...применять унифицированную форму _____, утвержденную постановлением Госкомстата от______№_______».
Например, при использовании унифицированной формы № ТОРГ-12 можно сделать такую запись: «Применять унифицированную форму № ТОРГ-12, утвержденную постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132, для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации».