Вопрос: Поставщики дают нашей организации Счета и акты без печати организации, ссылаясь на законодательство. На каком основании организация ООО не ставит печать? Это должно быть прописано в Уставе или во внутренних документах организации. Какие риски возникают у нашей организации при получении таких первичных документов, расходы по которым принимаются / учитываются в учете по налогу на прибыль организации?
Ответ: Если в этих документах нет реквизита М.П., то печать в них не обязательна. Такие документы при наличии подписи уполномоченных лиц можно принимать к учету.
Печать компании не относится к обязательным реквизитам первичного документа, которые перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Первичный документ не обязан ее содержать.
Но печать на документе нужно проставить:
если организация по собственному выбору использует самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем, которая предусматривает наличие печати;
если организация по собственному выбору использует унифицированную форму, содержащуюся в альбоме унифицированных форм, которая предусматривает наличие печати. При этом руководителем утверждено, что форма применяется без изменений (или изменения не касаются печати);
при применении типовых обязательных форм, установленных уполномоченными органами (Правительством РФ, Банком России и т. п.) на основании федеральных законов, если типовые формы предусматривают наличие печати.
Такие выводы следуют из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
В счете на оплату и в актах выполненных работ печать можно не ставить. Счет и акт должен содержать только реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Печать в перечне обязательных реквизитов не указана.
Если же организация по собственному выбору использует самостоятельно разработанную форму акта выполненных работ, утвержденную руководителем, которая предусматривает наличие печати, тогда ее наличие обязательно.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
В то же время с 7 апреля 2015 года ООО и акционерные общества вправе не иметь печатей. Так предусмотрено статьями 2 и 6 Закона от 6 апреля 2015 № 82-ФЗ. Поэтому контрагент может отказаться от печати. В таком случае для того, чтобы он не ставил печати на документах, на которых она обязательна, должны выполняться два условия:
1) условие об отказе от печати есть в уставе грузоотправителя;
2) в договоре поставки нет оговорки о том, что печать в первичке обязательна.
Перечень документов, в которых обязательно наличие печати представлен ниже в обосновании.
Обязательно ли ставить печать на первичных документах
Организации
С 7 апреля 2015 года ООО и акционерные общества вправе не иметь печатей. Так предусмотрено статьями 2 и 6 Закона от 6 апреля 2015 № 82-ФЗ. Печать можно заменить современными способами идентификации, например квалифицированной электронной подписью. Если решите отказаться от печати, воспользуйтесь следующим алгоритмом действий.
Если вы не отказались от работы с печатью, то проставляйте ее в документах, где она обязательна. Хотя печать не является обязательным реквизитом первичных документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, печать на документе нужно проставить:
если организация по собственному выбору использует самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем, которая предусматривает наличие печати;
если организация по собственному выбору использует унифицированную форму, содержащуюся в альбоме унифицированных форм, которая предусматривает наличие печати. При этом руководителем утверждено, что форма применяется без изменений (или изменения не касаются печати);
при применении типовых обязательных форм, установленных уполномоченными органами (Правительством РФ, Банком России и т. п.) на основании федеральных законов, если типовые формы предусматривают наличие печати.
Такие выводы следуют из положений статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Перечень документов, на которых обязательна (необязательна) печать организации, приведен в таблице.
В договорах, которые обычно заключает организация (купли-продажи, оказания услуг и т. д.), печать также можно не ставить. Печать нужно ставить лишь в том случае, если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ).
Предприниматели
Предприниматели не обязаны иметь печать. Такое требование не предусмотрено законодательством. Это подтверждает УФНС России по Москве в письме от 28 февраля 2006 № 28-10/15239. Если печать у бизнесмена есть, безопаснее ставить оттиск на документах, где этот реквизит обязателен. А когда печати нет, оформленные документы действительны без оттиска.
Где обязательна печать и когда она не нужна
Документы | Нужна ли печать | Основание |
Финансовые документы | ||
Документы по учету кассовых операций |
Обязательна: – на последней странице кассовой книги (постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88); – на квитанции к приходному кассовому ордеру (форма КО-1), которая передается вносителю денег (абз. 5 п. 5.1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У); – в расчетно-платежной ведомости (форма Т-49), платежной ведомости (форма Т-53) – если не проставлена запись «депонировано» напротив фамилий и инициалов сотрудников, которым не выданы деньги (абз. 3 п. 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У)* |
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, утвержденные постановлениями Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, от 5 января 2004 № 1 |
Необязательна: на всех остальных документах. В частности, на расходном кассовом ордере (форма КО-2) и в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5) | ||
Расчетные документы (платежное поручение (заявка на кассовый расход), аккредитив, выписка и т. п.) | Обязательна: на всех платежных документах, по которым организация перечисляет средства* | Положение Банка России от 19 июня 2012 № 383-П |
Необязательна: на банковской выписке, если документ распечатан с использованием средств вычислительной техники, на выписке из лицевого счета | Пункт 2.1 раздела 2 части 3 Правил, утвержденных Положением Банка России от 16 июля 2012 № 385-П | |
Бланки строгой отчетности (БСО) |
|
Пункты 3, 5 и 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359 |
Документы по учету денежных расчетов с населением при торговле с ККТ | Обязательна: если этого требуют указания по заполнению конкретной формы документа. Например, в журнале кассира-операциониста (форма КМ-4) или журнале по форме КМ-5* | Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 № 132 |
Необязательна: во всех остальных случаях. Например, в справке-отчете кассира-операциониста (форма КМ-6) | ||
Счет на оплату | Необязательна: во всех случаях. Счет должен содержать только реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ. Печать в перечне обязательных реквизитов не указана | Часть 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ |
Материальные документы по видам операций | ||
Акт приемки-передачи в произвольной форме | Необязательна: этого не требует перечень обязательных реквизитов первичных документов. В то же время для продавца надежнее, если покупатель поставит свою печать. Это будет дополнительным аргументом, если покупатель откажется платить, ссылаясь на то, что в документе с его стороны стоит подпись неуполномоченного лица | Часть 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ |
Документы по учету торговых операций | Обязательна: только в товарной накладной (форма ТОРГ-12) и товарном журнале сотрудника мелкорозничной торговли (форма ТОРГ-23) – место для печати предусмотрено в формах документов. Однако в указаниях по заполнению этих документов про печать ничего не сказано* | Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 № 132 |
Необязательна: во всех остальных случаях. Например, в акте о приемке товаров (форма ТОРГ-1), накладной на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма ТОРГ-13), акте о списании товаров (форма ТОРГ-16), товарном отчете (форма ТОРГ-29) и т. д. | ||
Документы по учету торговых операций при продаже товаров в кредит | Обязательна: только в справке для покупки товаров в кредит (форма КР-1) и поручении-обязательстве (форма КР-2) – место для печати предусмотрено в формах документов. Однако в указаниях по заполнению этих документов про печать ничего не сказано* | Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 № 132 |
Документы по учету торговых операций в комиссионной торговле | Необязательна: место для печати в этих документах не предусмотрено. Поэтому печать ставить не обязательно, в частности, в перечне товаров, принятых на комиссию (форма КОМИС-1), и справке о продаже товаров, принятых на комиссию (форма КОМИС-4) | |
Документы по учету операций в общественном питании | Необязательна: место для печати в этих документах не предусмотрено. Поэтому печать ставить не обязательно, в частности, в плане-меню (форма ОП-2), накладной на отпуск товара (форма ОП-4), закупочном акте (форма ОП-5), заказе-счете (форма ОП-20) | Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 № 132 |
Документы по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ |
|
|
Документы по учету работы строительных машин и механизмов | Обязательна: в рапорте о работе башенного крана (форма ЭСМ-1) и рапорте-наряде о работе строительной машины (механизма) (форма ЭСМ-4), а также в справке для расчетов за выполненные работы (услуги) (форма ЭСМ-7) печать ставит заказчик* | Раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 |
Необязательна: во всех остальных документах (например, путевом листе строительной машины (форма ЭСМ-2) и рапорте о работе строительной машины (форма ЭСМ-3)) | ||
Документы по учету работ в автомобильном транспорте | Обязательна: на путевых листах всех типов транспортных средств, например, путевом листе легкового автомобиля (форма 3), путевом листе автобуса (форма 6). На товарно-транспортной накладной (форма 1-Т) требуется только печать грузоотправителя. Но для него лучше, чтобы и грузополучатель (при переходе прав собственности на груз) тоже поставил печать. Это будет дополнительным аргументом, если покупатель откажется платить, ссылаясь на то, что в документе с его стороны стоит подпись неуполномоченного лица* | Раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78 |
Необязательна: на транспортной накладной | Пункт 9 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 № 272 | |
Материальные документы по видам имущества | ||
Документы по учету материальных запасов | Обязательна: на акте об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма М-35). На этом документе печать ставят заказчик и подрядчик* | Раздел 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 № 71а |
Необязательна: доверенности (формы М-2, М-2а), подписанные руководителем или иным уполномоченным лицом, действительны без печати организации | Пункт 4 статьи 185.1 Гражданского кодекса РФ, раздел 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 № 71а | |
Необязательна: на документах по внутреннему перемещению и учету МПЗ (формы М-8, М-11, М-15, М-17) и акте о приемке материалов (форма М-7), который составляют при расхождении фактических данных и данных, указанных в сопроводительных документах | Раздел 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 № 71а | |
Документы по учету основных средств и нематериальных активов | Обязательна: на всех актах приемки-передачи (сдачи) основных средств (формы ОС-1, ОС-1а, ОС-1б, ОС-3), акте о приемке-передаче оборудования в монтаж (форма ОС-15) и акте о выявленных дефектах оборудования (форма ОС-16)* | Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 № 7 |
Необязательна: на инвентарных карточках (формы ОС-6, ОС-6а, ОС-6б, 0504031, 0504032), актах о списании основных средств (формы ОС-4, ОС-4а, ОС-4б), накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма ОС-2) и акте о приеме (поступлении) оборудования (форма ОС-14) | ||
Документы по учету МБП | Необязательна | Раздел 4 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 № 71а |
Документы по учету результатов инвентаризации | Необязательна: места для печати в этих документах не предусмотрено. Поэтому печать ставить не обязательно, в частности, на инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3), сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-19), акте инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15) | Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 № 88 |
Кадровые документы | ||
Трудовая книжка | Не обязательна: печать ставят на первой странице* |
|
Не обязательна: печать ставят после записи об увольнении сотрудника* |
|
|
Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма Т-73) | Обязательна: в форме Т-73 – место для печати предусмотрено в форме документа. Однако в указаниях по заполнению этого документа про печать ничего не сказано* | Указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 № 1 |
Командировочное удостоверение (форма Т-10)** | Обязательна: отметку ставят в каждом пункте назначения* | Разделы 1 и 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 № 1 |
Прочие документы (приказы, распоряжения, штатное расписание (форма Т-3), личная карточка сотрудника (форма Т-2), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а)*, табель учета рабочего времени (форма Т-13), расчетно-платежная ведомость (форма Т-49), лицевые счета (формы Т-54, Т-54а) и т. д.) | Необязательна: ни сами формы, ни указания по их заполнению этого не предусматривают | |
Налоговые документы | ||
Счет-фактура | Необязательна | Пункт 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, приложение 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137 |
Налоговая декларация |
|
Приказы Минфина России и ФНС России об утверждении форм деклараций |
Форма 2-НДФЛ | Необязательна: места для печати не предусмотрено | Приказ ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485 |
Форма 6-НДФЛ | Необязательна: места для печати не предусмотрено | Приказ ФНС России от 14 октября 2015 № ММВ-7-11/450 |
Документы во внебюджетные фонды | ||
Форма СЗВ-М |
|
Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 1 февраля 2016 г. № 83п |
Форма СЗВ-СТАЖ | Обязательна (при наличии) | Пункт 1.8 приложения 5 к постановлению Правления Пенсионного фонда РФ от 11 января 2017 № 3п |
Форма 4-ФСС | Необязательна: места для печати не предусмотрено | Абзац 3 приложения 2 к приказу ФСС России от 26 сентября 2016 № 381 |
Бухгалтерская отчетность | ||
Формы бухгалтерской отчетности, предусмотренные приказом Минфина России от 2 июля 2010 г. № 66н | Необязательна |
Кроме того, в формах бухгалтерской отчетности проставление печати на бухгалтерской (финансовой) отчетности не предусматривается |
* Отказаться от печатей могут акционерные общества и ООО (ст. 2 и 6 Закона от 7 апреля 2015 г. № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.
Если организация отказалась от печати, в трудовой книжке ставят только подписи сотрудника, ответственного за ведение кадрового учета, и владельца трудовой книжки.
** Оформлять служебное задание и командировочное удостоверение для сотрудника, а также требовать от него отчет не обязательно c 8 января 2015 года (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595).
Стоит ли отказываться от печати
С 7 апреля 2015 года коммерческие организации могут отказаться от круглых печатей. Такое право у них появилось после того, как вступил в силу Федеральный закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. В редакцию Системы Главбух уже приходят вопросы, как теперь работать без печатей. Ответы читайте в этом спецобзоре.
Поделиться информацией с коллегой
Обязательно ли отказываться от печати?
Вовсе не обязательно. Руководство организации на свое усмотрение решает, использовать печать в работе дальше или же обойтись без нее. Законом предусмотрена лишь возможность отказаться от круглой печати в пользу современных способов идентификации. Но организации по-прежнему вправе изготавливать любое количество печатей и штампов любых форм, расцветок и степеней защиты.
Чем можно заменить печать?
Заменить печать можно, например, электронной подписью, специальными бланками компаний или голографическими печатями.
Как отказаться от печати?
Внесите изменения в устав своей организации. Сведения о наличии печати должны быть именно в этом документе.
Если мы откажемся от печати, нужно ли ставить ее в типовых документах, где такой реквизит предусмотрен, например, в кассовой книге?
Официальных разъяснений по этому вопросу пока не вышло. Но в ФНС России, ПФР и ФСС России поясняют, что сразу после вступления в силу закона компания вправе передавать им любые документы без печати. Единственное пожелание – если решили отказаться от печати, известите об этом инспекторов письмом. Как только появятся официальные разъяснения, Система Главбух вас об этом предупредит. Следите за новостями.
Нужно ли ставить печать в первичке, формы которой компания разработала сама?
Нет, не нужно. Печать не названа в числе обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Обязательно ли использовать печать в договорах, например, в договоре купли-продажи?
Нет, не обязательно. Ставить печать в договоре с контрагентами нужно, только если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Поэтому, если одна из сторон отказалась от круглой печати, просто проследите, чтобы из договора убрали требование ее проставлять.
Не будут ли банки требовать печати на документах?
Нет, не будут. Представители банков сообщают, что подписи генерального директора на любых документах им достаточно, если компания откажется от печати.
А можно ли теперь не ставить печати в трудовых книжках?
Пока так делать рискованно. Ведь в правилах заполнения трудовых книжек по-прежнему написано, что запись на титульном листе и записи об увольнении нужно заверять печатью (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).
Что делать с круглой печатью — оставлять или отказываться
Теперь печать на документах — это право компании. Раньше же ООО и АО были обязаны иметь круглую печать, содержащую полное фирменное наименование на русском языке и указание на местонахождение компании. Однако отказываться от печати не обязательно. Таким образом, у компании есть два варианта.
Первый вариант — продолжать использовать печать. Тогда нужно проверить, предусмотрена ли в уставе формулировка об использовании печати. Ведь в законе сказано, что сведения о наличии печати должны содержаться в уставе компании (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).
В уставах компаний сведения о печати, как правило, уже прописаны. Поэтому, если компания будет использовать печать, устав изменять не нужно.
Второй вариант — отказаться от печати. Вместо этого можно использовать электронные документы, специальные бланки или голографические печати. Тогда сведения о печати необходимо исключить из устава. В инспекцию нужно сдать те же документы, что при дополнении устава.
Важная деталь
Даже если откажетесь от печати, не уничтожайте ее. Она пригодится, если нужно будет исправить старые документы.
Если компания не скорректирует устав, то проверяющие и контрагенты вправе требовать проставлять печать на документах. Кроме того, стоит оформить приказ руководителя, в котором указано, что компания не использует печать с такой-то даты. Но при этом избавляться от печати не обязательно. Печать можно оставить, например, чтобы исправлять ошибки в старых документах.
Наиболее безопасный вариант — использовать печать. Отказываться от печати стоит, только когда основные для бухгалтерии ведомства выпустят разъяснения по этому поводу. Поясним.
Статус компании определяется нормами гражданского законодательства, то есть законами об АО и ООО. В указанных законах сказано, что компания может отказаться от печати. Следовательно, в этом случае чиновники не вправе требовать наличия печати на документах.
Первичные документы. Если компания составляет первичные документы по формам, которые разработаны самостоятельно, то достаточно убрать из них реквизит печати. И утвердить скорректированные бланки в учетной политике. Компания вправе уточнить этот документ в связи с изменениями в законодательстве (п. 10 ПБУ 1/2008). А контрагентам можно направить письма, в которых сообщить, что компания отказалась от печати. Образец этого документа ниже.
Осторожно!
Если на первичке поставщика не стоит печать, хотя бланк предусматривает этот реквизит, запросите копию устава. Она подтвердит, что контрагент не обязан использовать печать.
Возможно, что требование проставлять печать на первичных документах прописано в договоре с контрагентом. Тогда нужно исключить это условие договора. Для этого надо оформить дополнительное соглашение к договору.
Многие компании составляют документы на типовых бланках, в которых предусмотрена печать (М.П.). Пример — накладная № ТОРГ-12. Поэтому покупатели могут потребовать поставить печать на этих документах. Как мы выяснили, в Минфине России считают, что у налоговиков не должно быть претензий к расходам, подтвержденным накладной или другими первичными документами без печати. Но чтобы подтвердить, что поставщик не обязан использовать печать, безопаснее запросить у него копию устава.
Печать на первичке не обязательна
АО и ООО могут отказаться от печати. В этом случае требовать использования печати на первичке нет оснований. Даже если наличие печати предусмотрено в формах первичных документов. Однако компания-поставщик должна исключить данные о печати из устава. В этом случае покупатель вправе учесть расходы на основании первички без печати.
Сложнее с кассовыми документами. Опрошенные нами специалисты по кассовым проверкам высказали мнение, что отсутствие печати вызовет вопросы у ревизоров. Поскольку компании обязаны использовать типовые бланки кассовых документов, в которых предусмотрена печать. Например, заверять печатью нужно кассовую книгу и журнал кассира-операциониста.
Также печать является обязательным реквизитом для БСО (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Причем, по мнению инспекторов, это правило распространяется даже на предпринимателей. Хотя согласно законодательству предприниматели не обязаны иметь печать. Аналогичные требования инспекторы могут предъявлять и компаниям, пока чиновники не исключат требование о печати из нормативных актов. Поэтому, если компания не ставит печать на БСО, проверяющие могут посчитать, что этот документ неверно оформлен, и взыскать штраф как за неприменение ККТ в размере от 30 000 до 40 000 руб. (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).
Кроме того, налоговики могут отказать покупателю в учете расходов или вычете НДС на основании БСО, в которых не проставлена печать.
Важная деталь
Налоговики, фонды, контрагенты, банки обязаны принимать документы без печати. Но отказ в приеме возможен, поскольку во многих нормативных актах требование о печати пока осталось.