График отпусков на 2024 год надо составить к 15 декабря всем работодателям. "Главбух" опубликовал инструкцию, как составить, заполнить и утвердить умный график отпусков на 2024 год. Он позволит спланировать отпуска сотрудников с учетом праздничных дней и увидеть, кого нужно предупредить о начале отпуска в ближайшее время.
Эксперты Системы Главбух рассказали, как оформить отпуск в 2024 году.
Обязателен ли график отпусков
График отпусков - это график, по которому сотрудники уходят в отпуск. В соответствии со статьей 123 ТК, график отпусков обязателен как для работодателя, так и для сотрудников.
График отпусков обязаны составлять и вести все работодатели. При этом не имеет значения численность сотрудников. Исключение составляют микропредприятия, которые отказались полностью или частично принимать локальные акты, в том числе и график отпусков (ст. 123 ТК).
Микропредприятия, которые заключают с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме, могут не составлять график отпусков. Они вправе заменить этот документ на письменное соглашение между работодателем и работником, указав такую замену в пункте 22 трудового договора по типовой форме. Такие правила указаны в части 1 статьи 309.1, статьи 309.2 ТК, письма Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1.
Вновь созданной организации необходимо составить график отпусков в общем порядке — не позднее чем за две недели до начала следующего календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК). Составлять график отпусков на год, в котором создана организация, необязательно. В год создания организации сотрудники пойдут в отпуск не по графику, а по заявлениям с учетом минимального стажа работы, который дает право на отпуск. Такой порядок описал Минтруд в письме от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519. Как составить график отпусков рассказали специалисты Системы Главбух.
Составление графика отпусков: общие правила
График отпусков является первичным документов. Поэтому к нему применяют правила заполнения как в бухгалтерском учете. Записи можно делать чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек, а также заполнять на компьютере. Запрещается использовать для записи простой карандаш.
Кто составляет график отпусков
График оформляют сотрудники отдела кадров. Если отдела кадров нет, то график может составить тот сотрудник, на которого возложена обязанность вести кадровый учет.
Когда составляется график отпусков
График отпусков составляют ежегодно на следующий год. В 2024 году работодатели должны составить график отпусков на 2025 год. Сделать это нужно не позднее, чем за две недели до начала следующего года. Когда утверждается график отпусков на очередной год смотрите в Системе Главбух.
График отпусков на 2024 года: форма
Оформить график можно как по унифицированной форме, так и по форме, которую разработали самостоятельно. Унифицированная форма графика отпусков № Т-7 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Если решили разработать и утвердить свою форму графика отпусков, то она должна содержать обязательные реквизиты. Вы можете дополнить график отпусков графами, которых в унифицированной форме нет, если они вам нужны. Например, чтобы ознакомить сотрудников с графиком, предусмотрите две графы: дату ознакомления и подпись сотрудника.
Бланк графика отпусков по форме № Т-7
График отпусков: правила составления
Перед тем, как составить график отпусков, необходимо:
-
определить, кого нужно и не нужно включать в график;
-
Посчитать остатки по отпускам и включите их в график;
-
собрать пожелания сотрудников по датам отпусков.
После этого работодатель составляет проект графика отпусков. Затем утверждает документ и проводить ознакомление сотрудников с графиком. Все правила составления графика отпусков можете прочитать в Системе Главбух.
Что учесть при составлении графика отпусков на 2024 год
Каждому сотруднику ежегодно полагается 28 календарных дней оплачиваемого отдыха. Но учтите, что предельного значения по продолжительности отдыха в календарном году нет. Так, если у человека накопились неиспользованные дни, он может по согласованию с работодателем отгулять их все разом. Допустим, сотруднику полагается ежегодный основной оплачиваемый отпуск 28 календарных дней. И за последние два рабочих года у него не отгуляны 40 дней отпуска. Сотрудник вправе использовать все эти дни в течение одного календарного года (ст. 115, 120 ТК).
Когда определяете продолжительность отпуска, из расчета исключайте нерабочие праздничные дни: федеральные из статьи 112 ТК и региональные, которые устанавливают власти субъектов РФ. Это следует из статей 22, 120 ТК и пункта 2 письма Роструда от 12.09.2013 № 697-6-1, части 1 статьи 72 Конституции, статьи 4 Закона от 26.09.1997 № 125-ФЗ.
Внешним совместителям полагается отпуск 28 календарных дней. Хоть такие сотрудники работают неполный день, отпуск они могут брать на общих основаниях.
Некоторые сотрудники имеют право на удлиненные основные отпуска. В частности, это:
- сотрудники моложе 18 лет – 31 календарный день (ст. 267 ТК);
- инвалиды – 30 календарных дней (ст. 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ);
- сотрудники образовательных организаций, перечисленные в приложении к постановлению Правительства от 14.05.2015 № 466, – 42 (56) календарных дня;
- государственные и муниципальные служащие – 30 календарных дней (п. 3 ст. 21 Закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ, ст. 46 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ). Для госслужащих есть особенности;
- прокуроры, работающие в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями, – 54 (46, 45) календарных дня (постановление Правительства от 06.03.1996 № 242);
- сотрудники Следственного комитета России, проходящие службу в местностях с особыми климатическими условиями, – 54 (46, 45) календарных дня (п. 1 постановления Правительства от 29.06.2011 № 513).
Педагоги имеют право на удлиненный отпуск, только если у организации есть лицензия на образовательную деятельность, а сами сотрудники непосредственно ведут педагогическую работу. Правомерность такого подхода подтвердил Верховный суд в пункте 7 Обзора судебной практики от 28.03.2018.
Первый ежегодный отпуск можно предоставить и до того, как сотрудник отработает положенный стаж – шесть месяцев (ст. 122, ч. 2 ст. 177 ТК). Это право организации, а не ее обязанность.
Но есть категории работников, кому обязательно по их просьбе предоставлять отпуск авансом:
- сотрудники моложе 18 лет (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК);
- женщины перед отпуском по беременности и родам или после него (ч. 3 ст. 122 ТК);
- работники, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК).
Отпуск авансом обязательно предоставлять только тем сотрудникам, про кого сказано в части 3 статьи 122 ТК. Поэтому, например, многодетным родителям отпуск авансом не положен.
Список сотрудников, которые имеют право на отпуск в любое удобное для них время, смотрите в таблице от Системы Главбух.
При составлении графика отпусков на 2024 года нужно учесть, что у сотрудников могут быть неиспользованные отпуска за прошлые периоды. Рассчитайте количество отпускных дней для таких сотрудников с помощью специального сервиса.
Сервис, который рассчитывает рабочие годы и остатки отпуска
Как учесть мнение сотрудников при составлении графика отпусков на 2024 год
Учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков работодатель вправе, но не обязан. Исключение составляют отдельные категории сотрудников. Перечень таких сотрудников смотрите в от специалистов Системы Главбух. Однако организации выгодно учесть пожелания сотрудников до составления графика отпусков. Это позволит минимизировать переносы отпусков, а также исключить конфликты с сотрудниками в отпускной период.
Если в организации сотрудников не слишком много, разошлите уведомления с просьбой предоставить пожелания по датам отпуска. Укажите в документе дату, до которой необходимо это сделать. Если сотрудники планируют делить отпуск на части, напомните, что одна из них должна быть не менее 14 дней.
Кого включить в график отпусков на 2024 год
В график отпусков включайте всех сотрудников, которые на день его утверждения работают в компании. Это касается и тех, с кем срочные трудовые договоры расторгнете в течение года, на который составляете график отпусков (письмо Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395). Мобилизованных сотрудников работодатель не обязан включать в график отпусков. Включайте в график отпусков:
-
внутренних и внешних совместителей. Внутренних укажите дважды по обеим должностям. Как основной работодатель вы знаете, когда у сотрудника запланирован отпуск по основному месту. На это же время планируйте отпуск по трудовому договору о совместительстве;
-
сотрудников в отпуске по уходу за ребенком или по беременности и родам, а также тех, кто только планирует с 2024 года уйти в указанные отпуска;
-
сотрудников, которые на длительном больничном или в отпуске без сохранения зарплаты. Они могут появиться на работе в любое время. При этом, даже если период отсутствия не входит в стаж для отпуска, у работника могут остаться неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, которые тоже нужно отразить в графике.
Рассчитать количество отпускных дней поможет специальный сервис.
Расчетчик отпуска
Как составляется график отпусков
Чтобы составить график отпусков на 2024 год, нужно учесть мнение сотрудников и пожелания по датам планируемого отдыха. Затем составить проект графика отпусков.
Работодатель должен:
- составить приказ о разработке графика отпусков;
- назначить ответственного, который будет собирать заявления сотрудников;
- подсчитать остатки отпусков, которые сотрудники не использовали;
- составить сводный проект графика.
Также нужно провести ознакомление с графиком отпусков всех сотрудников.
График отпусков как составить: инструкция
В шапке документа указывают данные работодателя. Также проставляют год, на который утверждают график отпусков. Ставят дату утверждения и подпись руководителя.
В основной табличной части указывают данные сотрудников, а также:
-
количество полагающихся им отпускных дней в 2024 года, и чуть ниже — остаток неиспользованного отпуска;
-
даты отдыха сотрудников.
График отпусков: образец заполнения 2024 года
Как утвердить график отпусков на 2024 год
Если в компании есть профсоюз, прежде чем утвердить график у руководителя, направьте его проект в представительный орган работников (ст. 372 ТК). В течение пяти рабочих дней со дня получения проекта графика профсоюз обязан направить вам свое мотивированное мнение. Если понадобится дополнительная консультация, профсоюз возьмет еще три дня.
Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы, а при ее отсутствии — другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. Если составили график отпусков по унифицированной форме № Т-7, то в ней предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно. Чтобы утвердить график, руководитель должен поставить дату и подпись на грифе утверждения в правом верхнем углу документа. Когда самостоятельно разработали форму графика отпусков и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя. После того как утвердите график отпусков, документ обязателен как для работодателя, так и для сотрудников (ст. 123 ТК). Как составить приказ об утверждении графика отпусков рассказали эксперты Главбуха.
Когда должен быть утвержден график отпусков
График отпусков утверждается работодателем не позднее чем за две недели до начала года (ч. 1 ст. 123 ТК). Для графика на 2024 год срок выпадает на воскресенье 17 декабря, поэтому утвердить график работодатели должны были не позднее – 15 декабря 2023 года (письмо Роструда от 12.01.2023 № ПГ/32986-6-1). Но Минтруд допускает возможность переноса срока на ближайший рабочий день, поэтому график можно утвердить 18 декабря, нарушением это не будет (письмо от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).
Умный график отпусков – 2024
Таблица позволит спланировать отпуска сотрудников с учетом праздничных дней и увидеть, кого нужно предупредить о начале отпуска в ближайшее время. Вы также сможете проконтролировать, у кого из сотрудников пересекаются отпуска, и автоматически перенести все данные в унифицированную форму.
Умный график отпусков
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту