Организации и ИП должны заполнять первичку по ФСБУ 27/2021. В статье расскажем нюансы применения стандарта ФСБУ 27/2021: как теперь работать с документами и документооборотом в бухгалтерском учете.
Как вести документооборот по ФСБУ 27/2021
Кто должен применять ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»
ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» Минфин утвердил приказом от 16.04.2021 № 62н. ФСБУ распространяется на все организации и ИП, за исключением бюджетной сферы.
Стандарт посвящен порядку оформления, исправления и хранения первички и регистров бухучета. Так, ФСБУ 27/2021 запретил хранить бумажные документы в оцифрованном виде, утвердил только один способ исправления бумажных документов — путем зачеркивания, а также закрепил право выставлять сводные документы по нескольким операциям.
Кроме того, стандарт исключил устаревшие требования про унифицированные документы и излишние требования про разработку графика документооборота (подп. «б» и «в» п. 11 информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33). О самых значимых изменениях расскажем подробнее.
ФСБУ 27/2021 не предусматривает обязанности оформлять положение о документообороте. Но чтобы систематизировать работу с первичкой, обеспечить своевременность отражения документов в учете, лучше оформить положение о документообороте.
Понятие документов по ФСБУ 27/2021
Под «документом» стандарт понимает не только первичные учетные документы, но и бухгалтерские регистры (подп. «а» п. 2 ФСБУ 27/2021). Соответственно, правила стандарты нужно применять и к регистрам. При этом действие стандарта не распространяется на бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, стандарты компании и прочие документы, указанные в пункте 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (подп. «в» п. 1 информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33).
Кроме того, в качестве первичных можно использовать и иные документы. Например, договор, кассовый чек, квитанцию об оплате, авансовый отчет, судебный акт, торговый товарный счет и т. д. Главное условие — эти документы должны содержать все обязательные реквизиты первички из Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. В этом случае оформление дополнительно первичного документа не требуется (подп. «г» п. 9 ФСБУ 27/2021, абз. «в» п. 3 информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33).
Обязательные реквизиты первичных документов
Оправдательный документ — это документ, на основании которого составлен первичный документ. Он не обязан содержать все обязательные реквизиты и не предназначен для оформления в учете операции (абз. «а», «б» п. 3 информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33). Им могут быть, например, договор, кассовый чек, судебный акт, торговый товарный счет. В первичном документе указывают реквизиты оправдательного документа.
Все факты хозяйственной жизни должны быть подтверждены первичными документами. Состав первичных документов организация определяет сама. Какие бланки использовать, по каким правилам их заполнять, заверять и исправлять, смотрите в рекомендации Системы Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия.
Требования к первичным документам по ФСБУ 27/2021
Язык документа. Документы составляют на русском языке. Первичные документы на иностранном языке должны содержать построчный перевод (п. 5 ФСБУ 27/2021). Исключение — места ведения деятельности за пределами РФ требуют составления документов на языке данной страны. В этом случае построчно переводить нужно только регистр бухучета (п. 6 ФСБУ 27/2021).
Если же такое требование местного законодательства отсутствует, то построчно нужно переводить не только регистр, но и первичку (подп. «б» п. 5 информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33).
Валюта. Записи в регистрах указывают в рублях, независимо от валюты, которую используют при расчетах, и места ведения деятельности (п. 7 ФСБУ 27/2021). Если объект бухучета выражен в валюте, то запись делают одновременно и в валюте, и в рублях.
Дата и период. Дата составления первички — это дата ее подписания (подп. «а» п. 8 ФСБУ 27/2021). В документе обязательно указывают дату совершения операции, если она отличается от даты составления. Если документ подписывают несколько лиц, то дата составления — дата подписания всеми лицами (п. 2 информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33).
Допустимо оформлять один документ на несколько операций (подп. «а» п. 9 ФСБУ 27/2021). Длящиеся операции также можно оформлять периодически или на конец отчетного периода (подп. «б» п. 9 ФСБУ 27/2021).
Дополнительные реквизиты. В первичку можно добавлять дополнительные реквизиты (п. 12 ФСБУ 27/2021). Если первичный учетный документ оформлен на основании другого, то обязательно указание на этот оправдательный документ (подп. «в» п. 8 ФСБУ 27/2021).
Подпись и печать. Разрешено самостоятельно определять виды электронной подписи и перечень лиц, которые могут подписать документ (п. 16, 17 ФСБУ 27/2021). Исключение — случаи, когда закон или иной нормативно-правовой акт не разрешает использовать ту или иную подпись.
Все факты хозяйственной жизни должны быть подтверждены первичными документами. Требования к первичным документам прописаны в ФСБУ 27/2021 и Законе № 402-ФЗ. Состав первичных документов организация определяет сама. Какие бланки использовать, по каким правилам их заполнять, заверять и исправлять — в рекомендации.
Ответственность за оформление первичных документов
Ответственность за оформление первички несут сотрудники, которые подписали документ. Перечень лиц, которые вправе подписывать первичные документы, устанавливает руководитель организации. Для этого руководитель издает приказ. Это следует из пункта 16 ФСБУ 27/2021, части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ и подтверждается письмом Минфина от 10.09.2013 № 07-01-06/37273.
Образец приказа
Нужно ли составлять график документооборота по ФСБУ 27/2021
График документооборота перестал быть обязательным после вступления в силу ФСБУ 27/2021 (информационное сообщение Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33). Но движение бухгалтерских документов необходимо организовать так, чтобы обеспечить своевременное поступление документов и их отражение в учете, а так же защитить информацию, содержащуюся в них. Наиболее привычное решение в этом случае будет формирование графика документооборота. Пропишите применение графика документооборота в учетной политике.
В учетной политике организация закрепляет способы ведения бухучета c учетом специфики ее деятельности. Читайте, из чего состоит учетная политика, кто ее разрабатывает, когда и как часто ее утверждать и как выбрать способы ведения учета.
Обязательные формы первичных документов
Обязательны к применению кассовые, банковские документы, расчетно-платежные ведомости, транспортная накладная. Перечень обязательных форм — в таблице.
Таблица. Обязательные формы первичных документов
Сфера применения |
Форма документа |
НПД, которым установлена обязанность применять форму |
---|---|---|
Кассовые операции |
Приходный кассовый ордер (форма КО-1) |
п. 5, 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У |
Банковские расчеты |
положение ЦБ от 29.06.2021 № 762-П |
|
Выплата зарплаты, стипендий и других выплат |
Расчетно-платежная ведомость (Т-49) |
п. 6.5 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У |
Услуги по перевозке грузов |
постановление Правительства от 21.12.2020 № 2200 |
Во всех случаях, кроме тех, когда нужно применять обязательные формы, компания вправе по своему выбору применять унифицированную форму или разработать собственную (ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Нужно соблюдать лишь одно требование: документ должен включать обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Форму утвердите в приложении к учетной политике.
Как вести бухгалтерские регистры по ФСБУ 27/2021
Данные из первичных документов отражают в бухгалтерских регистрах. Регистры бухучета представляют собой перечни операций в хронологическом порядке, которые сгруппированы по счетам бухучета (ч. 1 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ бухгалтерском учете, п. 10 ФСБУ 27/2021). Например, к регистрам относят оборотно-сальдовую ведомость.
Формы регистров утверждает руководитель организации. Обязательными реквизитами регистра бухучета являются:
- наименование регистра;
- наименование организации (экономического субъекта), составившей регистр;
- даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;
- хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета;
- единица измерения;
- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра, и их подписи с расшифровкой.
Регистры составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
При регистрации объектов бухучета в регистрах не допускаются (ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
- пропуски или изъятия;
- отражение мнимых и притворных объектов бухучета.
Записи в регистрах делайте в рублях. Если стоимость объекта бухучета выражена в иностранной валюте, записи в регистрах одновременно фиксируйте в такой валюте и в рублях (п. 7 ФСБУ 27/2021).
Сотрудник, который отвечает за оформление первичного документа, должен обеспечить его своевременную передачу, чтобы внести данные в регистры бухучета. Данный сотрудник несет ответственность за достоверность данных, зафиксированных в первичном документе. Об этом сказано в части 3 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Перечень лиц, которые вправе подписывать регистры бухгалтерского учета, устанавливает руководитель организации (п. 16 ФСБУ 27/2021).
Каждый факт хозяйственной жизни надо подтверждать первичным документом. Нельзя принимать к учету документы по фактам хозяйственной жизни, которых не было, в том числе по мнимым и притворным сделкам. Смотрите, по каким формам составлять первичные документы, какие обязательные реквизиты должны быть в них.
Как вносить исправления в бухгалтерские документы по ФСБУ 27/2021
Исправления может вносить только лицо, которое составило документ или регистр (абз. «б» п. 8 информационного сообщения Минфина от 10.06.2021 № ИС-учет-33).
Как исправить первичный документ
Порядок исправления ошибок в первичном документе зависит от способа оформления документа: на бумаге или в электронном виде.
Документ оформлен на бумаге. Чтобы исправить бумажный документ, зачеркните неправильный текст и впишите над зачеркнутым исправленный текст. Зачеркивание производите одной чертой – так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление должно сопровождаться надписью «Исправлено» и быть заверено подписями лиц, которые составили документ. Укажите их должности, фамилии и инициалы либо иные реквизиты, которые необходимы для идентификации этих лиц, проставьте дату внесения исправления. Исправлять бумажные документы путем подчисток, замазываний, стираний нельзя. Такой порядок предусмотрен пунктом 21 ФСБУ 27/2021.
Документ оформлен в электронном виде. Чтобы исправить электронный документ, составьте новый документ с исправленными данными. В нем укажите, что документ составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Средства воспроизведения нового исправленного электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа. Такой порядок предусмотрен пунктом 20 ФСБУ 27/2021.
В спецпроекте — готовые решения по частым вопросам и проблемам с первичкой. Есть сервисы, чтобы проверить свою первичку на риски и составить инструкцию по работе с первичкой для коллег. Видеоинструкции и образцы формулировок помогут наладить работу с первичкой и избежать ошибок и штрафов.
Как исправить регистр
Исправления в регистр вносите так, чтобы было видно неправильные и исправленные данные. Исправить ошибку в регистре бухучета можно несколькими способами.
Способ 1. Исправительная запись. Данный вариант применим как для бумажных регистров, так и для регистров в электронной форме. Исправительную запись можно сделать двумя способами:
- сторно неправильной записи на полную сумму и отражение правильной суммы. Например, была отражена проводка на сумму 20 000 руб., а нужно было на 15 000 руб. В таком случае бухгалтер делает сторно на 20 000 руб. и новую запись на 15 000 руб.;
- запись на сумму, дополняющую сумму ошибочной записи до правильной величины (дополнительная запись). Например, была отражена запись на 10 000 руб., а нужно было на 12 000 руб. Бухгалтер делает дополнительную запись на сумму 2000 руб.
Способ 2. Зачеркивание неправильного показателя и отражение правильного. Данный вариант применим для регистров, оформленных на бумаге. Порядок исправления такой же, как при исправлении первичного документа.
Способ 3. Оформление нового документа взамен неправильного. Данный способ исправления применим только для регистров в электронной форме. Порядок исправления такой же, как при исправлении первичного документа.
В регистрах бухучета не допустимы исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение соответствующего регистра (ч. 8 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если исправление в регистре разрешено ответственными лицами, то заверьте его подписями этих лиц. Укажите их фамилии и инициалы либо иные реквизиты, которые необходимы для идентификации этих лиц, проставьте дату внесения исправления. Такие правила установлены пунктом 8 статьи 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пунктах 19, 20, 21 ФСБУ 27/2021.
Организации и предприниматели обязаны хранить документы, которые используют в деятельности. Если уничтожить документ раньше срока, налоговые инспекторы вправе оштрафовать, а также доначислить налоги и взносы. Чтобы обеспечить сохранность документов и избежать споров, определитесь со сроками хранения. Если сроки хранения истекли, оформите акт на уничтожение бумаг или передайте их в архив. Все подробности смотрите в Системе Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Форма УПД 2024: скачать бланк, образец заполнения
- Представительские расходы в 2024 году: нормирование, оформление, списание
- Отчет о финансовых результатах за 2023 год в 2024 году: расшифровка строк, пример заполнения
- Как составить разделительный баланс при реорганизации
- Внутренние документы организации: перечень и образцы