Командировочные расходы в 2016 году: изменения, свежие новости
В конце 2015 года активно обсуждался законопроект Минфина России об отмене суточных по российским командировкам. Но сейчас его заморозили. Теперь в ближайших планах чиновников увеличить лимит суточных, освобожденных от НДФЛ (письмо Минфина России от 25 декабря 2015 г. № 03-04-06/76407). Но одна поправка все же вступила в силу с 1 января 2016 года.
Организация может платить суточные в сумме, превышающей нормативы для НДФЛ. Тогда у сотрудника возникает доход, с которого нужно удержать налог. Датой получения такого дохода будет последний день месяца, в котором директор компании утвердил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Новое правило действует с 1 января этого года. Это главное изменение по командировочным расходам в 2016 году.
Перечень командировочных расходов
Командировочные расходы в 2016 году включают в себя несколько видов затрат. На оплату проезда до места командировки и обратно, оплату проживания в месте командировки и т. д.. При этом споры по учету командировочных расходовв не прекращаются. Так, в одном из решений по налоговой проверке было сказано: «Налогоплательщик не подтвердил расходы на командировки работников на сумму 686 356 руб.». В результате сумма доначисленного налога на прибыль превысила 100 000 руб. Компания не согласилась с решением инспекторов, и суд ее поддержал (постановление ФАС Поволжского округа от 17 июня 2013 г. по делу № А55-26059/2012).
Это один из случаев, когда инспекторы доначислили организации крупную сумму, придравшись к расходам на командировку. Примеров таких сейчас довольно много (самые интересные решения судов в пользу компаний мы привели в таблице ниже). Однако число подобных споров должно сократиться. Причина — разъяснения Минфина России. Чиновники этого ведомства все чаще высказываются в пользу налогоплательщиков, разрешая им учитывать при расчете налога на прибыль те расходы, которые инспекторы на местах считают необоснованными. В этой статье мы рассмотрим самые распространенные затраты такого рода. Их можно включить в расходы на командировку в 2016 году и учесть при налогообложении прибыли.
Защита крупных сумм командировочных расходов
Ситуация |
Действия налоговиков |
Выводы судей, рассмотревших дело, и реквизиты решения |
---|---|---|
Списали командировочные расходы, несмотря на то, что гостиница оформила документы с ошибкой в своем ИНН |
Контролеры могут запросить сведения о гостинице в ЕГРЮЛ. Если таковых не окажется, то инспекторы скорее всего доначислят налог на прибыль |
В документах об оплате услуг гостиницы изначально были указаны все обязательные реквизиты. Их правильность можно проверить только после того, как услуга будет оказана. В то же время выявлять незаконное предпринимательство должны налоговики, а не организации (ст. 32 НК РФ). Нереальность сделки, как и преднамеренный выбор сомнительного контрагента, инспекторы должны доказать (постановление ФАС Поволжского округа от 17 июня 2013 г. по делу № А55-26059/2012) |
Расходы на командировку приняли, а договор по итогам поездки так и не подписали |
Контролеры заявили, что командировочные расходы в данном случае необоснованны. Ведь работник командирован на выставку, в которой организация не участвовала. Вдобавок поездка не привела к заключению новых договоров. А значит, из облагаемой прибыли их исключили зря |
Отсутствие оправдательных документов, подтверждающих положительный результат от командировки (заключенные предварительные договоры, подписанные протоколы о намерениях), еще не повод считать расходы необоснованными. Целью командировки вполне может быть исследование продукции на рынке (постановление ФАС Поволжского округа от 11 июля 2012 г. по делу № А55-17726/2011) |
Документы для списания расходов на электронный билет
Сотрудники компаний все чаще предпочитают оформлять электронные билеты через Интернет. То есть билета как такового работники не получают. Вместо него они прикладывают к авансовому отчету распечатки. Маршрут/квитанции и посадочные талоны, если оплачивали перелет, или контрольные купоны в случае с железнодорожным транспортом. Достаточно ли этих документов для подтверждения расходов на проезд?
Вполне, отвечают контролеры. Представлять документы об оплате билета, например выписку со счета банковской карты, не надо. Ведь контрольные купоны и маршрут/квитанции уже являются документами строгой отчетности и применяются при оплате наличными или банковскими картами (письмо Минфина России от 29 августа 2013 г. № 03-03-07/35554).
У таких документов есть свои перечни обязательных реквизитов (подп. 2 п. 1 приложения к приказу Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134, п. 2 приложения к приказу Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322). Надо тщательно проверять, верно ли заполнены сведения о работнике.
Но как быть, если в маршрут/квитанции электронного билета не указано, например, отчество пассажира? Списать расходы вы вправе, если все остальные реквизиты в документе в порядке. Такой благоприятный для компании вывод следует из письма Минфина России от 19 августа 2013 г. № 03-03-07/33656.
Более того, в Минфине России уверяют, что расходы на перелет к месту командировки удастся списать, даже если сотрудник потерял посадочные талоны. Самое главное — приложить к авансовому отчету справку от авиакомпании, подтверждающую информацию о полете (письмо от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21187).
Списание стоимости такси для командированного сотрудника
Уезжая в командировку, некоторые работники (как правило, из руководящего состава компании) пользуются определенными привилегиями. Заказывают дорогое такси или дожидаются посадки на рейс в зале повышенной комфортности аэропорта. Долгое время расходы на такой сервис контролеры считали блажью руководителей. И всякий раз затраты пытались оспорить.
Теперь же суммы, истраченные на вип-зал и такси, можете отнести к командировочным расходам (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В первом случае представители Минфина России выразили свое мнение в письме от 15 августа 2013 г. № 03-04-06/33238. А во втором — в письме от 14 июня 2013 г. № 03-03-06/1/22223.
Чиновники применили такую логику. Компания должна возместить работнику расходы на проезд, жилье, суточные и иные расходы с разрешения руководителя. А порядок и размеры таких компенсаций определяются коллективным договором или положением о командировках. То есть расходы на услуги зала повышенной комфортности можно учесть в составе прочих, если такие условия прописаны во внутренних документах компании.
Затраты на оформление визы и страховки
Если для загранкомандировки вашему сотруднику потребовалось оформить паспорт, визу и страховку, то затраты на такую подготовку надо ему возместить (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Работник тратится на все эти документы заранее. Поэтому может получиться так, что один авансовый отчет (подтверждающий расходы на визу и паспорт) работник сдаст вам в одном отчетном периоде, а второй (с затратами на проезд и жилье) уже в следующем. Когда же списывать суммы, истраченные на подготовку к поездке?
В Минфине России уверяют, что стоимость услуг по каждому из авансовых отчетов надо учитывать на дату его утверждения (письмо от 18 июля 2013 г. № 03-03-06/1/28117). В статье мы рассмотрели все самое важное про командировочные расходы в 2016 году: изменения, свежие новости.
Еще по этой теме: Командировка на машине: как подтвердить расходы