Кто должен вести журнал
Приказом руководителя назначьте сотрудника, ответственного за ведение журнала.
Для учета наркотических и психотропных средств журнал ведите по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 4 ноября 2006 г. № 644.
Вести и хранить такой журнал нужно в соответствии с Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 4 ноября 2006 г. № 644.
Как оформить журнал
Заполняйте журнал шариковой ручкой (чернилами). Записи вносите на основании документов, подтверждающих операции с наркотическими и психотропными веществами. Делайте это с той периодичностью, которую установил приказом руководитель организации. При этом установленная периодичность не может быть реже одного раза в день. Подтверждающие документы или их копии подшивайте в отдельную папку, которую храните вместе с журналом регистрации.
Об этом сказано в пункте 8 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 4 ноября 2006 г. № 644.
Как хранить журнал
Текущий регистрационный журнал вместе с подтверждающими документами храните в металлическом шкафу или сейфе в технически укрепленном помещении. Ключи от сейфа или шкафа должны храниться у сотрудника, ответственного за ведение и хранение журнала (п. 15 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 4 ноября 2006 г. № 644).
Заполненные журналы регистрации вместе с подтверждающими документами храните в архиве организации. Срок их хранения составляет пять лет с даты последней записи. После истечения этого срока журналы можно уничтожить. Для этого нужно составить акт об уничтожении и утвердить его у руководителя организации. Об этом сказано в статье 39 Закона от 8 января 1998 г. № 3-ФЗ и пункте 18 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 4 ноября 2006 г. № 644.
Какие еще формы журналов можно использовать
Для других лекарственных средств, подлежащих предметно-количественному учету, можно применять следующие формы журналов:
- форма № АП-10, утвержденная приказом Минздрава СССР от 8 января 1988 г. № 14;
- форма № 8-МЗ, утвержденная приказом Минздрава СССР от 30 декабря 1987 г. № 1337.
Используемую форму журнала регистрации операций с лекарствами, подлежащими предметно-количественному учету, утвердите приказом руководителя.
Независимо от формы регистрационного журнала его страницы пронумеруйте. Помимо этого журнал прошнуруйте и скрепите печатью организации и подписью руководителя или главного бухгалтера.
Заводите журнал на год. Регистрацию операций ведите в разрезе наименований медикаментов. Операции по каждому медикаменту нужно вести на отдельном развернутом листе или в отдельном журнале.
Такой порядок следует из пунктов 4, 6, 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 4 ноября 2006 г. № 644, приказа Минздрава СССР от 8 января 1988 г. № 14 и приказа Минздрава СССР от 30 декабря 1987 г. № 1337.
Кроме того, для целей предметно-количественного учета как рекомендуемой можно руководствоваться Инструкцией, утвержденной приказом Минздрава СССР от 2 июня 1987 г. № 747.
В соответствии с этим актом записи в регистрационном журнале ведите на основании:
- счетов поставщиков – для учета поступления медикаментов;
- накладных (требований), актов – для учета выбытия медикаментов.
На отпущенные препараты составьте ведомость по форме № 1-МЗ, утвержденной приказом Минздрава СССР от 30 декабря 1987 г. № 1337. На основании этой ведомости делайте ежедневные записи (по итогам дня) в журнале предметно-количественного учета.
Об этом сказано в пункте 15 Инструкции, утвержденной приказом Минздрава СССР от 2 июня 1987 г. № 747.
Подробнее об учете лекарственных средств читайте в рекомендации.