Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2024 году учитывается в налоге на прибыль, с нее удерживают НДФЛ и перечисляют страховые взносы. Но только при определенных условиях. Смотрите, как рассчитать компенсацию, как ее начислить и учесть при налогообложении.
Читайте в журнале "Главбух", как компания потеряла вычеты и расходы из‑за путевых листов >>
Путевые листы: образцы и бланки
Актуальная информация о правилах уплаты налогов и взносов представлена на сайте. Инструкцию, которая подскажет бухгалтеру как работать с единым налоговым платежом, можно изучить тут. Какие КБК использовать для единого платежа смотрите в статье. О распределении денежных средств на едином налоговом счете в счет конкретных обязательств на основании уведомлений, можно узнать в материале. Напоминаем, все операции бухгалтер может отследить и проверить в личном кабинете.
Новые нормы для компенсаций за использование личного транспорта в служебных целях в 2024 году
В 2024 году компании смогут списать в расходы по налогу на прибыль повышенные компенсации работникам за использование личного транспорта. Минфин решил увеличить действующие лимиты вдвое. О таких планах стало известно из проекта, который ведомство представило на regulation.gov.ru (ID проекта 02/07/11-23/00143452). Хотя еще в прошлом году чиновники отрицали всякую возможность повышения (письмо от 20.06.2022 № 03-03-07/58082).
С 1 января норматив для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно составит 2400 руб. вместо 1200 руб. Для машин с объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 3000 руб. вместо 1500 руб. А для мотоциклов — 1200 руб. вместо 600 руб.
Работнику, который использует личный автомобиль в служебных целях, работодатель обязан выплачивать компенсацию. Ее размер определяют сами стороны трудовых отношений (ст. 188 ТК). Но в расходы по налогу на прибыль такое возмещение можно включить лишь в пределах норм (утв. постановлением Правительства от 08.02.2002 № 92). А поскольку эти нормативы были утверждены 20 лет назад, они безнадежно устарели. Теперь чиновники решили исправить ситуацию.
Важно установить компенсацию в разумных пределах. В противном случае организация может столкнуться с претензиями проверяющих к расчету НДФЛ и страховых взносов. Слишком высокую сумму компенсации налоговики посчитают скрытой зарплатой, доначислят НДФЛ и взносы.
Используя личный автомобиль сотрудника в интересах организации, возмещать владельцу расходы можно по-разному. Первый вариант– выплачивать компенсацию, второй – заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства. В рекомендации – как оформить и учесть аренду автомобиля у сотрудника. Важно не путать аренду у сотрудника и у стороннего физлица.
Когда работодатель должен начислить компенсацию за использование личного авто
Компенсацию за использование личного автомобиля выплатите тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.
Эксплуатация автомобиля работника должна быть обусловлена его должностными обязанностями (например, использование личного автомобиля связано с постоянными служебными разъездами).
Помимо компенсации за использование личного имущества, статья 188 ТК обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).
В статье — образец служебной записки, с помощью которой ваши сотрудники подтвердят свои траты на каршеринг в командировках. Со служебкой будет легче обосновать расходы, если у налоговиков возникнут вопросы. Также приводим проводки, которыми отражают оплату каршеринга во время командировок. Убедитесь, что ваша программа делает такие же.
Как рассчитать компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в 2024 году
Размера компенсации за использование личного автомобиля официально нигде нет. Более того, нет и никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве.
Пропишите формулу расчета и сумму компенсации в трудовом договоре, дополнительном соглашении или отдельном приказе. Методику расчета разработайте самостоятельно.
В частности, работодатель вправе приравнять сумму компенсации к стоимости услуг такси, каршеринга или аренды транспортного средства в местности, где эксплуатируют технику. Можно взять за основу также нормы из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92.
Компенсацию можно установить в твердой сумме за месяц, независимо от времени и интенсивности использования авто. А можно каждый месяц делать расчет компенсации в зависимости от интенсивности поездок. В любом случае не платите компенсацию за время, когда сотрудник не использовал машину – был в отпуске или болел.
Для расчета компенсации используйте данные:
- износа и срока полезного использования машины;
- интенсивности использования;
- о затратах на текущий ремонт, техобслуживание и ГСМ.
Чтобы посчитать износ, используйте правила бухучета по амортизации автомобилей.
Как определять, насколько интенсивно используют авто, в законодательстве не сказано. Установите такой порядок внутри организации отдельным приказом или соглашением. Например, можно разделить поездки по городу и вне его пределов.
Можно учитывать тип поездок – курьерские, доставка груза, встречи с клиентами и пр. Параметры интенсивности организация вправе определить самостоятельно, учитывая специфику своей деятельности.
Затраты на текущий ремонт, техобслуживание можно рассчитать по формуле:
Затраты на текущий ремонт, техобслуживание в месяц |
= |
Расходы на ремонт и техобслуживание за прошлый год или планируемая сумма расходов |
: |
12 |
Сумму ГСМ по транспортному средству определите по кассовым чекам, квитанциям на покупку топлива, путевым листам и данным механика. Подробнее о том, как рассчитать компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника, рассказали эксперты Системы Главбух.
Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188ТК. Читайте в рекомендации, как рассчитать и обосновать размер выплаты, какие документы оформить и проводки сделать, а также как учесть компенсацию при расчете налогов.
Как начислять компенсацию сотруднику за использование своей машины
Есть два варианта, как начислять компенсацию. Первый вариант – выплату можно делать ежемесячно в твердой сумме, независимо от количества календарных дней в месяце. Второй – можно учитывать, насколько интенсивно сотрудник использует машину. В любом случае не начисляйте компенсацию за то время, когда человек не работал – находился в отпуске или болел.
Чтобы обосновать начисление компенсации, потребуйте от сотрудника документы о праве собственности на автомобиль. Это могут быть копии паспорта транспортного средства и свидетельства о регистрации автомобиля в ГИБДД.
Статьей 188 ТК предусмотрена компенсация за использование личного имущества сотрудника. А вот компенсационные выплаты за использование имущества, не принадлежащего сотруднику, Трудовым кодексом не предусмотрены.
Как удержать НДФЛ с компенсации за использование личного авто
От НДФЛ освобождены все виды компенсационных выплат в пределах норм, которые установлены в соответствии с законодательством и связаны с исполнением трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217 НК). Норм компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в главе 23 НК нет, поэтому организации следует применять положения ТК.
Платить сотрудникам компенсации за использование личного имущества работодателей обязывает статья 188 ТК, в ней отсутствуют ограничения по размеру выплат. Сказано лишь, что размер возмещения расходов в связи с использованием имущества сотрудника определяют по соглашению сторон трудового договора. Компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника не нужно облагать НДФЛ в пределах суммы из письменного соглашения между сотрудником и работодателем.
Не применяйте нормы из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92 при расчете НДФЛ с компенсации за использование личного автомобиля. Постановление № 92 нужно только для целей налога на прибыль и УСН.
Организация должна документально подтвердить, что компенсацию назначили обоснованно и в справедливой сумме. Обязательны также документы о расходах сотрудника. В частности, нужно иметь документы:
- соглашение между работодателем и работником об использовании личного автомобиля с суммой и расчетом компенсации;
- копию свидетельства о регистрации транспортного средства;
- копию паспорта транспортного средства (ПТС);
- путевые листы, журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т. п.;
- кассовые и товарные чеки, накладные, квитанции на покупку ГСМ;
- приказ о назначении компенсации.
Подтверждают это письма Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170, от 23.01.2018 № 03-04-05/3235, от 24.11.2017 № 03-04-05/78097, от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, от 23.12.2009 № 03-04-07-01/387 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС от 27.01.2010 № МН-17-3/15).
Выплату компенсации за использование личного автомобиля обычно предусматривают в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему. Однако обязательным условием для трудового договора этот пункт не является (ст. 57 Трудового кодекса РФ). Поэтому компания может оформить выплату компенсации и приказом руководителя. В документе нужно указать размер выплаты и способ возмещения затрат. При этом сотрудника следует ознакомить с этим приказом под роспись.
Как рассчитать страховые взносы с компенсации за использование личного авто
Компенсация за использование автомобиля и связанных с этим расходов не облагается страховыми взносами. Но только при одном условии – машина находится в собственности сотрудника. То есть когда ПТС и свидетельство о регистрации транспортного средства оформлены именно на него. И копии таких документов сотрудник представил в бухгалтерию.
Дело в том, что от страховых взносов освобождают все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением сотрудником трудовых обязанностей (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Порядок выплаты компенсаций за использование автомобилей и другого имущества сотрудника установлен статьей 188 ТК. За использование личного автомобиля в интересах работодателя выплачивайте сотруднику компенсацию и возмещайте расходы, которые связаны с его использованием.
Размер такой компенсации прописывают в трудовом договоре. А вот компенсационные выплаты за использование имущества, не принадлежащего сотруднику, Трудовым кодексом не предусмотрены.
Компенсационная выплата считается законодательно установленной и не облагается взносами только при условии, что машина является личным имуществом сотрудника. Это подразумевает, что автомобиль в собственности человека (в т. ч. и совместной, например, с супругой). Причем это должно быть подтверждено документально (например, копиями ПТС и свидетельства о регистрации транспортного средства).
Когда же сотрудник управляет автомобилем, который оформлен на другого человека, такое транспортное средство его личным имуществом не считается. Компенсация облагается страховыми взносами (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304).
Как учитывать компенсацию за использование личной машины в налоге на прибыль
Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92.
Компенсацию в пределах норм включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК).3
Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.
Держите под рукой наши подсказки, когда будете готовить декларацию по налогу на прибыль. Мы собрали ответы на вопросы, которые вызовут затруднения с подготовкой отчетности весной этого года.
Налог на прибыль: сложные вопросы, которые непременно возникнут
Расходы на компенсацию сверх норм из постановления Правительства от 08.02.2002 № 92 не уменьшат налогооблагаемую прибыль. В этом случае возникает разница между бухгалтерским и налоговым учетом, но ее не нужно отражать отдельно.
Все разницы между бухгалтерским и налоговым учетом отражают на конец отчетного периода, когда сравнивают стоимость активов и обязательств в бухгалтерском учете и для целей налогообложения.
По счетам 09 «Отложенный налоговый актив», 77 «Отложенное налоговое обязательство» или субсчету 99 «Постоянный налоговый доход/расход» бухгалтер делает проводки на разницы общей суммой по видам активов и обязательств.
Чтобы учесть при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ, вместо выплаты компенсаций заключите с сотрудником договор аренды транспортного средства. О том, как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника, рассказали эксперты Системы Главбух.
Как отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля
В бухучете начисление компенсации за использование личного автомобиля сотрудника и компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация за использование личного автомобиля сотрудника.
В июне приказом руководителя ООО «Альфа» менеджеру организации А.С. Кондратьеву была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Условия эксплуатации автомобиля оговорены в дополнительном соглашении к трудовому договору с Кондратьевым.
Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сумма компенсации – 1200 руб. в месяц. Компенсация выплачивается начиная с 1 июля.
В июле 23 рабочих дня. С 9 по 13 июля включительно Кондратьев болел. Поэтому компенсация ему положена за 18 рабочих дней. Сумма компенсации составляет: 1200 руб. : 23 дн. × 18 дн. = 939 руб.Бухгалтер «Альфы» сделал в учете проводку:
Дебет 26 Кредит 73 – 939 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного автомобиля для служебных поездок.Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тестуТемы: