Путевой лист для самозанятых водителей в 2024 году обязателен, образец заполнения из статьи поможет заполнить форму с учетом всех изменений. При помощи путевого листа компания - заказчик контролирует работу самозанятого водителя: расход топлива, пробег автомобиля. Расскажем, как заполнить путевой лист, чтобы у самозанятого не было проблем и какие обязательные реквизиты должны быть в форме.
Инструкция по заполнению путевых листов
Нужны ли путевые листы самозанятым водителям в 2024 году
Оформлять путевые листы должны организации всех форм собственности и индивидуальные предприниматели, которые используют транспортные средства для перевозки грузов и пассажиров, а также физлица – водители такси. В 2024 году оформлять путевые листы должны также самозанятые перевозчики такси, которые не являются ИП (подп. 5 п. 1 ст. 11 Закона от 29.12.2022 № 580-ФЗ).
Оформлять путевые листы должны лица, которые указаны в пунктах 10 и 4 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390. Это организации, ИП, которые:
- являются собственниками или владельцами транспорта;
- используют ТС для перевозки пассажиров и грузов независимо от того, коммерческая это перевозка или перевозка для собственных нужд.
Путевые листы оформляют на каждое транспортное средство, которое передвигается по дорогам в городском, пригородном и междугородном сообщениях. Под пассажирами понимают лиц, кроме водителя, которые находятся в транспортном средстве, а также лиц, которые садятся в транспортное средство и выходят из него (п. 1.2 Правил дорожного движения).
Можно не оформлять путевой лист на транспорт, который не покидает территорию предприятия (например, на автопогрузчик, который работает только на складе компании). Путевой лист оформляют до выпуска транспортного средства на линию (п. 10, 11 Порядка, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390).
Путевой лист необходим, чтобы подтвердить факт перевозки грузов и пассажиров. Документ используют при расчете зарплаты водителя, для обоснования расходов на ГСМ, электроэнергию, содержание транспортного средства, провозной платы и т. д., а также для контроля за движением транспортных средств.
Кто будет составлять путевой лист, если автомобиль в аренде – с экипажем или без, зависит от того, какой договор аренды заключили стороны. Если аренда без экипажа, то арендатор фактически эксплуатирует арендованный транспорт, поэтому он составляет путевой лист. Как оформить путевой лист при аренде, смотрите в рекомендации.
Как заполнять путевой лист самозанятому водителю в 2024 году
Путевой лист должен содержать обязательные реквизиты, указанные в разделе I приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390. Поскольку путевой лист — это первичный документ, в путевом листе должны быть также реквизиты, указанные в части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Кроме обязательных реквизитов, в путевом листе можно указывать любые дополнительные реквизиты, связанные со спецификой деятельности организации (п. 2 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390, письмо Минтранса от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ)
Всего можно выделить шесть обязательных реквизитов путевого листа:
- Сведения о сроке действия.
- Сведения о лице, оформившем путевой лист.
- Сведения о транспортном средстве:
— тип, марка, государственный номерной знак;
— показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и заезде;
— дата и время выезда с парковки и возвращения обратно на парковку;
— отметка о предрейсовом и послерейсовом осмотре технического состояния транспортного средства.
- Сведения о водителе (водителях):
— фамилия, имя, отчество, СНИЛС, номер и дата выдачи водительского удостоверения;
— сведения о предрейсовом и послерейсовом медосмотре.
- Сведения о виде перевозки и виде сообщения.
В качестве дополнительного реквизита указывают сведения о маршруте. Эта информация нужна для налоговиков, чтобы подтвердить реальность и производственный характер поездки.
Смотрите инструкции, как заполнить обязательные реквизиты путевых листов 2024 года:
Памятка по путевым листам для самопроверки
Скачать памятку по путевым листам
На каком бланке составлять путевой лист самозанятому водителю в 2024 году
Форму путевого листа на бумаге нужно разработать и утвердить самостоятельно. Утвержденного бланка нет. Главное, чтобы в путевом листе были все обязательные реквизиты, которые утверждает Минтранс.
Если планируете оформлять путевые листы в электронном виде, разрабатывать свою форму не нужно. Электронные путевые листы оформляют в электронном сервисе в соответствии с форматом, утвержденным приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Пока в электронный формат не внесены изменения в соответствии с новыми правилами. При оформлении электронного путевого листа нужно будет заполнить соответствующие поля. Порядок направления в ГИС электронных путевых листов утвержден постановлением Правительства от 21.05.2022 № 93.
Если вы решили перейти на электронные путевые листы, нужно получить электронные подписи всем сотрудникам, которые заверяют своей подписью отметки в путевом листе. Это водитель, медработник, ответственный сотрудник, который ставит отметки о техническом контроле, выпуске транспорта на линию и показаниях одометра. Вносить сведения в электронный путевой лист можно как усиленной квалифицированной, так и усиленной неквалифицированной электронной подписью, созданной на Госуслугах. Отметки о медосмотре врач может заверять только УКЭП.
При перевозке грузов водитель должен предъявить электронный путевой лист грузоотправителю для сверки (п. 15 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390). Для этого перевозчик направляет грузоотправителю файл обмена путевыми листами, подписанный УКЭП, через оператора ЭДО. Вместо электронного путевого листа можно предъявить также его бумажную копию.
Если решите взять за основу своего бланка унифицированную форму, то воспользуйтесь примерами от Систем Главбух, как заполняют такие бланки.
Проверяющие бракуют 50% первички по бензину. Это результаты эксперимента: «Главбух» собрал с читателей и отдал на экспертизу инспекторам и в Минфин путевые листы и чеки на ГСМ от подотчетников. В статье эксперты журнала «Главбух» привели подробные результаты эксперимента и показали на образцах, по каким документам больше нельзя списывать расходы.
Какие ошибки исключить в путевых листах и как их исправить
Ошибки в путевом листе могут привести к доначислениям налогов и штрафам. Но не все ошибки опасны. Критичными являются ошибки, которые дают повод усомниться в реальности поездки и не позволяют идентифицировать организацию или ИП, а также иные сведения. Инспекторы могут снять расходы, если в путевых листах есть искаженные сведения, подтверждающие реальность поездки, или такие сведения вообще отсутствуют.
Некоторые недочеты не опасны. Например, ошибка в номере водительского удостоверения или наличие в реквизитах лишних букв (символов). В таблице — подборка арбитражной практики по опасным ошибкам в путевых листах.
Опасные ошибки в путевых листах
Ошибка |
Последствия |
Если в путевом листе отсутствуют сведения о транспортном средстве, это вызовет у инспекторов подозрение о фиктивности поездки. Как минимум инспекторы будут проверять дополнительные документы, могут провести допрос свидетелей, встречные проверки контрагентов. Если установят, что отсутствуют транспортные средства, необходимые для перевозки указанных грузов, откажут в расходах (постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 29.10.2021 № 05АП-6088/2021). Аналогичные последствия будут, если указать марку и модель транспортного средства, которое фактически отсутствует у организации во владении |
|
Нет сведений об организации или ИП, эксплуатирующей транспортное средство, или эти сведения неверные |
Отсутствие сведений о владельце транспортного средства не позволяет идентифицировать налогоплательщика, у которого возникли расходы на ГСМ (постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 29.10.2021 № 05АП-6088/2021). Доказывать реальность поездки придется другими документами. Не исключено, что суд встанет на сторону инспекций |
При отсутствии в путевом листе информации о маршруте следования невозможно судить о факте использования транспортного средства сотрудниками в служебных целях. В связи с этим суды пришли к выводу о том, что представленные путевые листы не подтверждают затраты на ГСМ и не могут являться основанием для их признания в качестве расходов при расчете налога (постановления Пятого арбитражного апелляционного суда от 29.10.2021 № 05АП-6088/2021, Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14, Арбитражного суда Поволжского округа от 02.12.2016 № Ф06-15152/2016) |
|
Если нет подписей ответственных лиц, поездку признают фиктивной. Если подписи есть, инспекторы могут проверить, реальная ли эта подпись. Например, могут запросить штатное расписание и приказы, сведения о выплаченных доходах, чтобы убедиться, что такие сотрудники действительно работают. Если выявят, что подписи фиктивные, откажут в расходах (постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 29.10.2021 № 05АП-6088/2021) |
|
Дата выезда транспортного средства не соответствует периоду поездки или вообще отсутствует |
Дата выезда и возвращения транспортного средства указывает на реальность поездки. Если этой даты нет, инспекторы посчитают, что перевозки фактически не было. Также проблемы возникнут, если дата выезда указана, но фактически поездки не было. Например, указана дата выезда в выходной, а в этот день водитель, на которого выписан путевой лист, не работал. Также инспекторы могут проверить, соответствует ли дата выезда транспортного средства дате погрузки груза, по товарным и транспортным накладным (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 19.03.2021 № Ф09-1024/2021, А76-52553/2019) |
Показания одометра показывают пробег транспортного средства. Исходя из этого показателя определяют расход бензина. Если данный показатель отсутствует, инспекторы могут снять расходы на ГСМ, так как нет подтверждения, какое расстояние фактически прошел автомобиль (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 03.10.2018 № Ф09-5972/2018) |
Памятка. На что обратить внимание при заполнении путевых листов
Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет после отчетного года. Если путевой лист — единственный документ, подтверждающий вредные и опасные условия труда, хранить его нужно не менее 75 лет, если путевой лист оформлен до 1 января 2003 года, и 50 лет — если путевой лист оформлен после 1 января 2003 года. Основание — строка 553 перечня, который утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, часть 1 статьи 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Специального порядка, как хранить и сшивать путевые листы, в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390 нет. Организация вправе установить свои правила и сшивать путевые листы так, как ей удобно. Порядок хранения пропишите в правилах документооборота. Прошивать путевые листы можно с помощью степлера, ниток, специального оборудования. Главное, чтобы вся информация в документах свободно читалась и копировалась.
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в 2024 году
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям 2024 года вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Как налоговики определяют потенциальных «кассовых» нарушителей
- Примеры исправления ошибок в больничном листе работодателем в 2024 году
- Сервис Роструда для работников, который позволит урегулировать трудовые споры
- Как действовать, если получили уведомление от Роскомнадзора о профилактическом визите
- Чего ждать от профилактического визита контролеров
Темы: