Что сделать: храните сведения о бывшем сотруднике в учетных программах пять лет с даты увольнения. Личное дело и карточку храните не меньше 50 лет.
Эксперты Системы Главбух подготовили материал: как получить согласие сотрудника на обработку персональных данных>>
Особенности учета персональных данных сотрудников
Уволенный сотрудник имеет право отозвать согласие на обработку персональных данных. Для этого ему достаточно написать заявление в произвольной форме (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). За нарушение требований по обработке и хранению персональных данных сотрудника Роскомнадзор может оштрафовать компанию на сумму до 100 000 руб., должностное лицо на сумму до 20 000 руб. (ч. 1 ст. 4.5 КоАП). Что же делать главбухам и кадровикам: уничтожить все данные на бумаге и в программах? Но это обернется крупными неприятностями для работодателя.
Когда бухгалтер еще и кадровик! Легкая и простая программа для бухгалтерского, налогового и кадрового учета - БухСофт.
Допустим, сотрудник уволился в апреле. Если удалить сведения из 1С и других программ, не сойдутся данные в отчетности за I квартал и полугодие. Из-за этого налоговики не примут расчет по взносам. И сдать его будет в принципе невозможно. РСВ заполняется нарастающим итогом, а без данных сотрудника составить расчет за полугодие корректно не получится. Если уничтожить личное дело сотрудника и карточку по форме № Т- 2, компанию или предпринимателя оштрафуют за то, что нарушили требования Росархива к хранению документов (приказ от 20.12.2019 № 237).
Подсказка от Системы Главбух: как проводят проверки соблюдения требований к обработке персональных данных>>
Мы спросили в Роскомнадзоре, что делать с данными уволенного сотрудника. Чиновники рекомендовали нам соблюдать сроки хранения данных, установленные для первичных документов.
Логика чиновников такая. Персональные данные, которые используются для бухучета, отчетов в налоговую, фонды и другие ведомства, можно обрабатывать без согласия сотрудника (ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Из информационных систем сведения об уволенном надо удалить через пять лет после его ухода из компании. В этом случае действует правило о хранении первичных бухгалтерских документов (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
В Системе Главбух вы найдете ответ на вопрос: чем грозит работодателю обработка персональных данных сотрудников без уведомления Роскомнадзора>>
Бумажные документы по уволенным сотрудникам архивируются. Требования закона о персональных данных не касаются сведений, которые переданы в архив. Поэтому хранить личное дело и карточку уволенного можно без согласия экс-работника. Документы с данными сотрудника, который уволился до 1 января 2003 года, храните 75 лет; тех, кто ушел из компании позже — 50 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).
Согласия на обработку персональных данных храните в личных делах сотрудников 50 лет, либо в отдельных делах – три года. Работодатель самостоятельно определяет, в каких делах, то есть папках, хранить документы. Решение, в каких папках хранить документы, прописывают в номенклатуре дел (п. 3.2.5 ГСДОУ, утв. приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33). На практике согласия на обработку персональных данных включают в состав личных дел сотрудников или формируют в отдельное дело. Срок хранения в этом случае – 50 лет. Если храните согласия отдельно, срок их хранения – три года (ст. 441, 445 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
- Вопросы по теме
- Сельскохозяйственный кооператив: процедура принятия нового члена
- Регистрационные мероприятия (ЕГАИС, Роснадзор, Роспотребнадзор и т.д.) для ИП
- Нужна ли лицензия на реализацию реагентов для анализаторов
- Можно ли заменить М-29 на другую форму, чтобы ее можно было выводить из программы 1С
- Чем можно заменить накладную М-29 в строительстве
Темы: