Покажите руководителю и коллегам, сколько сэкономит компания, если перейдет на электронный документооборот. Новый сервис ФНС рассчитает эффективность ЭДО для конкретных компаний. Программа покажет не только снижение затрат на бумагу, но и сопутствующие эффекты — например, дополнительный денежный поток. УНП проверила, как работает новый сервис.
В Системе Главбух вы найдете ответ на вопрос: как организовать и упростить документооборот в крупной компании>>
Вы можете бесплатно рассчитать пользу от внедрения электронного документооборота с помощью калькулятора ФНС. Новый сервис размещен по адресу nalog.gov.ru> «Сервисы и госуслуги» > «Калькулятор эффективности внедрения электронного документооборота».
Какие сведения необходимы для расчета
Для доступа к сервису вам не потребуется входить в личный кабинет или пользоваться электронной подписью. Калькулятору не нужно наименование компании, ИНН и другие данные, по которым можно идентифицировать организацию.
Для простого и расширенного расчета необходимы разные наборы сведений. В первом случае нужен минимум данных — количество комплектов первички, договоров, внутренних бумаг, планируемые срок и объем перехода на «цифру», сведения об НДС. Второй формат требует детальной информации, например, о скорости печати документов, почтовых тарифах и др.
Что нужно отразить в учетной политике
про электронный документооборот
Число комплектов бумаг и план перехода на «цифру». В специальную форму введите количество комплектов первички, которые вы формируете и получаете в год, число договоров и допсоглашений на продажу и покупку товаров (см. рис. 1 ниже). Укажите, сколько в компании внутренних бумаг, которые будут юридически значимыми, если заверять их простой электронной подписью:
- авансовые отчеты;
- кадровые бумаги (договоры, приказы, уведомления сотрудников и т. д.);
- внутризаводские документы (требования-накладные М-11, накладная на отпуск материалов на сторону М-15 и т. д.).
При расширенном расчете программа запрашивает, сколько в среднем листов содержат документы. Так, в тестовом примере ФНС в договоре в среднем 10 листов, а в комплекте первички — 4 листа.
У вас запросят, сколько бумаг вы планируете перевести в «цифру» и сколько лет на это отводите. Показатель можно рассчитать, например, исходя из количества крупных и постоянных контрагентов, которые уже перешли на электронный документооборот или планируют это сделать в ближайшее время. В тестовом примере налоговиков организация собирается перевести в электронку 90 процентов бумаг за три года.
Изучайте в Системе Главбух: нужно ли в должностных инструкциях сотрудников прописывать график документооборота организации>>
Данные об НДС. Вы можете дополнительно отразить данные о средней сумме входящего НДС за квартал и средней доле счетов-фактур в квартал, приходящих после сдачи декларации. Тогда увидите, как после перехода ускорится возмещение НДС и сколько высвободится денег, которые компания недополучает из-за опоздавших бумажных счетов-фактур. Конечно, эти данные условные.
Экономические показатели. Включите в форму актуальные данные об инфляции, отразите ключевую ставку ЦБ и ставку налога на прибыль. Также программа запрашивает количество рабочих часов одного сотрудника компании при полной занятости и ставку дисконтирования — процентную ставку, которая позволяет оценить доходность будущих инвестиций.
Время обработки документов и трудозатраты. При расширенном расчете в калькуляторе нужно раскрыть, сколько времени уходит на подготовку, печать, подпись, сканирование и архивирование документов (см. рис. 2 выше). Также программа предлагает посчитать, на сколько процентов компания планирует сократить трудозатраты персонала благодаря внедрению цифры и автоматизации части бизнес-процессов (в примере ФНС — на 50 процентов).
Как учесть расходы на организацию ЭДО
Стоимостные показатели и зарплата. Отразите, сколько денег компания тратит на печать одного листа, по какому тарифу отправляет по почте или курьером комплект документов, сколько платит за хранение бумаг и закладывает на одного сотрудника при полной занятости (ФОТ, НДФЛ, взносы и т. д.).
Затраты на внедрение электронного документооборота. Программа учтет, сколько сотрудников будут работать над внедрением в компании «цифры» и сколько организация на них потратит, количество электронных подписей, стоимость доработки информационных систем и т. д.
Инструкцию по заполнению формы в новом сервисе смотрите в конце этой статьи.
Как организовать и применять ЭДО с контрагентами
Что увидите в результате
Когда внесете данные компании, нажмите «Рассчитать» и получите отчет о ключевых финансово-экономических показателях проекта по внедрению «цифры». В частности, программа сформирует четыре диаграммы, которые продемонстрируют эффективность перевода бумаг в электронку именно в вашей компании.
Первые две диаграммы покажут, сколько денег вы сэкономите за пять лет на печатных документах, а также трудозатратах. Еще две — дополнительный эффект ускорения возмещения НДС и сведения об окупаемости внедрения «цифры» (отчет на основе тестовых данных ФНС см. на рис. 3 и 4). Также сервис формирует подробный отчет и в виде таблицы. Как он выглядит, можно посмотреть и скачать в этой статье.
Как упростить документооборот при инвентаризации
В чем польза нового сервиса
Калькулятор позволит компании быстро и без привлечения сторонних специалистов рассчитать эффективность внедрения ЭДО. Так, коллеги сетуют, что со старта оценить перспективы «цифры» на конкретном предприятии не так-то просто — расчеты могут занять несколько дней. Теперь выяснить пользу электронки стало проще.
Кроме того, отчет может оказаться полезным, чтобы мотивировать персонал скорее перейти на «цифру». Коллеги отмечают, что порой при внедрении ЭДО встречают «стену»: сотрудники отказываются участвовать в проекте, продолжают распечатывать бумаги и т. д. Чтобы убедить персонал отказаться от бумаг, руководитель может продемонстрировать на цифрах, почему это полезно и выгодно, — возможно, в таком случае работники проникнутся идеей.
Действующее законодательство не запрещает пользоваться для отправки отчетности через интернет услугами нескольких спецоператоров связи при условии, что они соответствуют ряду требований. Требования к спецоператору связи устанавливает приказ ФНС от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546 (действует до 1 марта 2028 года). Но документ не регламентирует договорные отношения между оператором и организацией. Исходя из этого для отправки в ИФНС налоговой и бухгалтерской отчетности организация вправе заключить договор как с одним, так и с несколькими операторами ЭДО. Законы и нормативные акты не запрещают через нескольких операторов ЭДО подавать и другую отчетность. Подробнее, читайте в Системе Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту