Если сотрудник умер, это коснется не только его родственников, но и работодателя. В статье рассказали, какие документы нужно оформить и выдать в связи со смертью сотрудника, кому выплатить его зарплату и как быть, если погиб сотрудник, который был мобилизован или пошел служить добровольцем.
Справочник от Системы Главбух: как рассчитать и уволить умершего сотрудника>>
Получите документальное подтверждение смерти
Первое, что нужно сделать после того, как узнали о смерти сотрудника, — получить документ, который подтвердит этот факт. Для этого кадровику нужно связаться с родственниками умершего и попросить копию свидетельства о смерти.
Если у сотрудника нет родственников или они не выходят на связь, работодатель вправе сам обратиться в ЗАГС с запросом о выдаче повторного свидетельства о смерти (ст. 9 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ, далее — Закон № 143-ФЗ). Для этого нужно представить в ЗАГС:
- доверенность на представителя работодателя, который будет получать свидетельство;
- копию трудового договора с умершим (п. 5 Перечня, утв. приказом Минюста от 19.08.2016 № 194);
- запрос о выдаче повторного свидетельства о смерти.
В запросе укажите два обстоятельства. Первое: получить документ о смерти сотрудника от его родственников невозможно. Второе: свидетельство необходимо, чтобы прекратить трудовые отношения с сотрудником.
Если прекращаете договор в связи с тем, что сотрудника признали умершим, копию решения суда получать необязательно. На основании этого решения ЗАГС все равно внесет запись о смерти в книгу регистрации актов гражданского состояния и выдаст свидетельство (ст. 64 Закона № 143-ФЗ).
Оформите прекращение трудового договора
После того как получите свидетельство о смерти из ЗАГСа или его копию от родственников, нужно расторгнуть с работником трудовой договор. Для этого работодатель должен издать приказ о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК.
Если погиб мобилизованный сотрудник или тот, кто заключил контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы, дополнительные документы оформлять не нужно. В частности, не нужно издавать приказ о том, что трудовой договор больше не приостановлен. Достаточно приказа о его прекращении (образец № 1).
На основании приказа кадровик должен внести запись о прекращении трудового договора в трудовую книжку умершего и закрыть его личную карточку (образец № 2). Трудовую книжку нужно под расписку выдать на руки члену семьи работника, который предъявил свидетельство о его смерти, или выслать по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 38 Правил, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, далее — Правила № 320-н). Запись о выдаче ответственный сотрудник должен внести в книгу учета движения трудовых книжек в общем порядке. Поставить подпись вместо умершего сотрудника попросите получателя трудовой книжки, если он лично пришел в компанию.
Если же за трудовой книжкой умершего сотрудника так никто и не обратится, храните ее 50 лет (п. 43 Правил № 320н, п. 449 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, п. 4.8 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Как расторгнуть трудовой договор с умершим сотрудником
Перечислите зарплату родственникам
Зарплату, которую сотрудник не успел получить, работодатель должен выплатить членам его семьи или иждивенцам (ст. 141 ТК). Сделать это нужно в течение недели после того, как они обратятся с такой просьбой. Помимо зарплаты, нужно выплатить все суммы, которые полагаются умершему сотруднику, в частности компенсацию за неиспользованный отпуск.
В случае смерти мобилизованного сотрудника или добровольца нужно выдать только компенсацию за неиспользованный отпуск. Причина — зарплату за все отработанные дни погибший сотрудник должен был получить еще до того, как работодатель приостановил с ним трудовой договор (ч. 5 ст. 351.7 ТК).
Денежные средства нужно выплатить тому, кто обратится первым и представит все необходимые документы. Если за выплатой обратятся несколько человек, делить деньги работодатель не обязан и может выплатить всю сумму одному из них. Чтобы получить зарплату умершего, родственник или иждивенец должен принести заявление и доказать родство или иждивение документами.
Компенсация за отпуск умершего сотрудника
Обратиться за зарплатой покойного сотрудника родственники и иждивенцы могут в течение четырех месяцев с даты смерти (ст. 1183 ГК). Если за этот период подобное обращение не поступит, зарплата автоматически станет частью наследства. В этом случае стоит выяснить в нотариальной конторе по месту регистрации умершего, кто из нотариусов ведет наследственное дело. Затем необходимо перечислить деньги на депозит нотариуса. Тот, в свою очередь, выдаст их наследникам или оформит передачу денег государству.
Выплаты в связи со смертью сотрудника бухгалтер производит на основании записки-расчета. Лицевую часть документа должен заполнить кадровик (образец № 3).
На заметку: иждивенец — тот, кого умерший сотрудник полностью содержал. Чтобы подтвердить иждивение работодателю, иждивенец может принести, например:
• трудовую книжку, в которой нет записи о том, что он работает;
• справку об инвалидности;
• справку об отсутствии регистрации в качестве ИП;
• справку об отсутствии имущества;
• выписку из домовой книги, чтобы подтвердить факт совместного проживания с умершим
Матпомощь родственникам умершего сотрудника
Выплатите пособие на погребение
Помимо зарплаты работодатель также должен выплатить пособие на погребение за счет ФСС. Получить пособие может супруг, родственник, законный представитель работника или иное лицо, которое оплатило погребение. Для этого указанное лицо пишет заявление и прикладывает к нему оригинал справки о смерти. Обратиться за пособием человек, оплативший похороны, может в течение шести месяцев со смерти сотрудника (ст. 10 Федерального закона от 12.01.1996 № 8-ФЗ, далее — Закон № 8-ФЗ; п. 84 Методических указаний, утв. постановлением ФСС от 07.04.2008 № 81, далее — Методические указания ФСС). Деньги нужно выплатить в день обращения за пособием (п. 8 Временного порядка, утв. постановлением ФСС от 22.02.1996 № 16, далее — Порядок № 16).
Если родственник умершего не сам оплатил похороны, а использовал услуги ритуальной службы по гарантированному перечню, работодатель не выплачивает пособие, а возмещает этой службе стоимость услуг по погребению. Основаниями для выплаты будут справка о смерти и счет на оплату. Срок для выплаты — 10 календарных дней с момента, когда получили документы (ст. 9 Закона № 8-ФЗ, п. 11–12 Порядка № 16, п. 84 Методических указаний ФСС).
Размер пособия, как и суммы возмещения, в 2022 году равен стоимости похоронных услуг, предоставляемых согласно гарантированному перечню из п. 1 ст. 9 Закона № 8-ФЗ, но не более 6964 ₽. В районах и местностях, где установлен районный коэффициент, этот предел нужно определять с учетом коэффициента (ст. 9, 10 Закона № 8-ФЗ).
Обратите внимание: если трудовой договор прекратили в связи со смертью сотрудника, удерживать из его зарплаты отпускные за неотработанные дни отпуска нельзя (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК).
Пособие на погребение родственникам умершего сотрудника
Уведомите госорганы
О прекращении договора в связи с тем, что сотрудник умер, нужно уведомить ПФР, военкомат и приставов. В ПФР направьте форму СЗВ-ТД. Сделать это нужно не позднее следующего рабочего дня после того, как издали приказ о прекращении трудового договора.
В военкомат необходимо сообщить, если в связи со смертью прекратили трудовой договор с военнообязанным сотрудником. Срок — две недели (подп. «а» п. 29 Методических рекомендаций, утв. Генштабом Вооруженных Сил 11.07.2017, далее — Методические рекомендации). Иначе директора или сотрудника, который отвечает в компании за воинский учет, могут оштрафовать на сумму до 5 тыс. ₽ (ч. 3 ст. 21.4 КоАП). Если в вашем населенном пункте нет военкомата, уведомление нужно направить в орган местного самоуправления.
Как составить СЗВ-ТД при смерти работника
Исключений для мобилизованных сотрудников или тех, кто подписал контракт о добровольном участии, в данном случае нет. Даже несмотря на то, что военкомат знает о смерти сотрудника, уведомление нужно направить в общем порядке. Составить его необходимо по форме, которую утвердил Генштаб Вооруженных Сил (приложение № 9 к Методическим рекомендациям).
Судебным приставам или взыскателю работодатель обязан сообщить о прекращении трудового договора, если удерживал часть зарплаты работника по исполнительному документу. К уведомлению нужно приложить сам исполнительный документ или его копию, в зависимости от того, что передавали работодателю. Отметки, которые надо сделать на документе или его копии, указаны в ч. 4.1 ст. 98 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ (далее — Закон № 229-ФЗ). Вернуть документ приставу или взыскателю следует не позднее дня, следующего за днем издания приказа о прекращении трудового договора (ст. 98 Закона № 229-ФЗ).
100 тыс. ₽ заплатит компания, если вовремя не вернет исполнительные документы после прекращения трудового договора (ч. 3 ст. 17.14 КоАП)
Доходы, начисленные сотруднику, но не полученные им в связи со смертью, не нужно включать в расчет по форме 6-НДФЛ (письмо ФНС от 11.04.2019 № БС-4-11/6839). Выдавать справку о доходах и суммах налога физлица родственникам умершего тоже не нужно. Доходы, которые успели перечислить на счет работника до даты его смерти, включите в отчетность по НДФЛ в общем порядке. Подробнее, читайте в Системе Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тестуТемы: