Глобальные изменения с 1 марта 2023 года поменяют работу бухгалтеров и других подразделений компании. Поправки внесли в работу с персональными данными сотрудников, охрану труда, путевые листы и другие направления. Мы составили подробнейшую инструкцию о том, как перестроить работу с 1 марта 2023 года и дали нужные образцы, которые можно скачать.
Приглашаем вас изучить урок “Пять изменений в вашей работе с 1 марта”. Вы потренируетесь заполнять новые реквизиты в путевом листе; научитесь уничтожать документы по персданным по новым правилам; разберетесь, какие требования появились к электронным кадровым документам. В уроке сразу можно потренироваться, чтобы усвоить изученный материал. Например, определить, какие документы с личными данными сотрудника можно хранить в личном деле, а какие лучше уничтожить. Урок входит в программу Аттестации-2023. Смотреть урок >>
Изменение 1. В форме путевого листа изменили реквизиты
В путевом листе больше не обязательно писать наименование и номер документа (приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390). Вместо данных о владельце авто нужно отражать, кто оформил лист: адрес регистрации, номер телефона, ОГРН и Ф. И. О. для компаний и предпринимателей.
Инструкция: как заполнить путевой листС 1 марта составлять путевые листы можно на бумаге или в электронном виде. Правила будут действовать до 1 марта 2029 года.
В 2023 году путевой лист можно составлять по унифицированной форме, а можно разработать свой бланк. Главное, чтобы в нем были все необходимые реквизиты. Какие сведения отражать с 1 марта, смотрите в Системе Главбух. За основу своего бланка можно взять унифицированную форму. А чтобы упростить себе работу воспользуйтесь примерами от Систем Главбух, как заполняют такие бланки.
Мы выяснили, что 50% ваших коллег так и не разобрались, как правильно работать с учетом изменений. Проверьте себя - ответьте всего на два вопроса.
Изменение 2. Документы уничтожайте по новым правилам
С 1 марта компания обязана фиксировать факт уничтожения персональных данных актом по новой форме (приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179). Раньше оформить акт об уничтожении можно было в свободной форме, а теперь необходимо включить в него 10 обязательных видов данных.
Скачайте новые документы для работы с персданными |
||||||
Акт об оценке возможного вреда субъектам персональных данных |
||||||
Уведомление об изменении сведений в уведомлении об обработке персданных |
||||||
Уведомление о трансграничной передаче персданных в Роскомнадзор |
||||||
Работодатель должен фиксировать факт того, что уничтожил персданные, двумя документами – актом об уничтожении персданных и выгрузкой из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных.
Если компания обрабатывает данные вручную, для подтверждения будет достаточно акта. В случаях автоматизированной или смешанной обработки оператор обязан выгружать сведения из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных. Документы об уничтожении придется хранить три года (приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 «Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных»).
Образец акта об уничтожении персональных данных сотрудников и соискателей
Образец выгрузки из журнала регистрации событий в информационной системе персданных
Оказалось, что половина ваших коллег не знают, как правильно уничтожать персональные данные. Проверьте, как вы усвоили изменения - ответьте всего на один вопрос.
Изменение 3. Оценивайте степень вреда из-за утечки персданных
Роскомнадзор установил правила, по которым работодатели должны оценивать вред, который может возникнуть, если будут нарушены правила обработки персданных (п. 5 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ, приказ Роскомнадзора от 27.10.2022 № 178).
Чтобы оценить вред, нужно определить степень вреда, который будет нанесен, если нарушить правила обработки. Их всего три – высокая, средняя и низкая. Как определить степень вреда, смотрите в таблице ниже.
Как определить степень вреда при возможном нарушении закона о защите персданных
Степень вреда |
Как и какие персданные обрабатываете |
Высокая |
Обрабатываете биометрические персданные |
Обрабатываете специальные категории персданных, в том числе те, которые касаются состояния здоровья и сведений о судимости |
|
Обрабатываете персданные несовершеннолетних |
|
Поручаете иностранному гражданину или организации обработку персданных |
|
Собираете персданные с использованием баз данных, которые находятся за пределами РФ |
|
Средняя |
Распространяете персданные на официальном сайте компании, то есть предоставляете данные неограниченному кругу лиц |
Обрабатываете персданные в дополнительных целях, которые отличаются от первоначальной цели сбора |
|
Низкий |
Ведете общедоступные источники персданных |
Назначили в качестве ответственного за обработку персданных лицо, с которым не заключили трудовой договор |
После того как оцените степень вреда, нужно оформить акт оценки вреда в бумажном или электронном виде. Составлять документ будет ответственный за обработку персданных или специальная комиссия. В акте нужно будет указать:
- наименование и адрес работодателя;
- дату, когда составили акт;
- дату, когда провели оценку степени вреда;
- Ф. И. О и должность сотрудника, который провел оценку вреда. Если оценку проводила комиссия – Ф. И. О. и должности членов комиссии;
- степень вреда, которая может возникнуть, если нарушить правила обработки персданных.
Акт нужно будет подписать у ответственного или членов комиссии, которые проводили оценку.
Образец акта об оценке возможного вреда субъектам персональных данных
Изменение 4. Появились единые требования к электронным кадровым документам
Если ваша компания перешла на кадровый ЭДО, то с 1 марта ориентируйтесь на единые требования к формам (приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н). Их Минтруд привел в справочнике основных видов электронных документов, связанных с работой.
Так, например, с 1 марта кадровый документ в электронном виде должен состоять из:
- основной части документа в формате PDF/A-1A;
- приложения в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных;
- электронной подписи основной части документа и приложения;
- машиночитаемой доверенности для подписания электронного документа;
- описания электронного документа в виде отдельного файла формата XML.
Изменение 5. Компании будут оплачивать вахтовикам проезд
Работодателей обязали доставлять сотрудников от пункта сбора на вахту и обратно за свой счет (Федеральный закон от 19.12.2022 № 545-ФЗ). Ранее ТК не содержал такого требования, теперь норму закрепили в статье 302 ТК. Кроме того, компаниям предоставили право компенсировать работникам стоимость проезда от места жительства до пункта сбора. Размер и порядок такой выплаты примите коллективным договором или локальным нормативным актом.
Важно! Президент распорядился в 2023 году повысить МРОТ еще раз. Правительство должно решить, как изменится новая минималка относительно инфляции и средней зарплаты по стране. А с 1 января 2024 года МРОТ проиндексируют на 18,5 процентов - до 19 242 руб. Такое поручение дал Президент в ходе послания Федеральному Собранию 21 февраля. Какие выплаты и как пересчитать под новый МРОТ, смотрите в материале журнала «Главбух». А в таблице смотрите актуальный МРОТ по регионам России.
Напомним, с 1 января федеральный МРОТ уже проиндексировали на 6,3 процента, после чего сумма выросла до 16 242 руб. (Федеральный закон от 19.12.2022 № 522-ФЗ). А до этого минимум составлял 15 279 руб. Подробно, как установить размер зарплаты, смотрите в Системе Главбух. А специальный справочник от экспертов поможет определили МРОТ в вашем регионе.
Как сравнить зарплату с МРОТ
Новые суммы минимальных зарплат - 2023
В 2023 году работодателям легко запутаться в новом МРОТ, который надо применять в расчетах. Пройдите тест - проверьте себя.
Изменение 6. Изменились правила расследования и учета профзаболеваний
Если компания получила извещение о заключительном диагнозе профзаболевания работника, для расследования нужно создать комиссию (постановление Правительства от 05.07.2022 № 1206).
По результатам расследования комиссия составит один из двух документов. Это либо акт о случае профзаболевания, либо протокол о проведении расследования. Протокол составляют, если заболевание не связано с воздействием вредного производственного фактора на рабочем месте или возникло не при исполнении трудовых обязанностей.
Для оплаты больничного в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием во всех случаях нужны:
- электронный больничный лист с кодом причины нетрудоспособности «02» или, если работники включены в отдельные категории застрахованных лиц, больничный лист на бумажном носителе с кодом причины нетрудоспособности «02»;
- акт о несчастном случае на производстве, который подтвердит производственный характер травмы, или судебное решение об установлении юридического факта несчастного случая на производстве;
- сведения о застрахованном лице.
Заявление о замене лет у работника необходимо запросить по необходимости. Для расчета суммы больничного заменить можно годы, в которых работник находился в отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу за ребенком.
Пособие в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием считают по общим правилам в размере 100 процентов среднего заработка. Заработок за расчетный период учитывайте полностью, без ограничений.
Сумма пособия ограничивается максимальным размером — за полный календарный месяц он не может превышать четырехкратного максимального размера ежемесячной страховой выплаты, которая установлена пунктами 12 и 13 статьи 9 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ (ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
С 1 февраля 2022 года размер ежемесячной страховой выплаты — 90 517,14 руб. за полный календарный месяц (постановление Правительства от 27.01.2022 № 57). Данную сумму Правительство индексирует ежегодно 1 февраля.
Максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием в период с февраля 2022 года по январь 2023 года составит 362 068,56 руб. (90 517,14 руб. × 4) за полный календарный месяц.
Таблица новых пособий с 1 февраля с учетом индексации
С 2023 года отдельные тарифы страховых взносов в ПФР, ФСС и ФОМС отменили. Взносы теперь надо платить по единому тарифу. Для каких выплат единый тариф стал обязательным, а когда можно начислять страховые взносы по пониженному тарифу, читайте в журнале «Главбух». А потом ответьте на один вопрос и проверьте, как вы усвоили изменения.
Изменение 7. Для микропредприятий ввели упрощенную спецоценку
Микропредприятиям разрешили проводить спецоценку условий труда в упрощенном порядке (приказ Минтруда от 31.10.2022 № 699н). Но это распространяется лишь на определенные сферы. Например, деятельность в области информационных технологий, консультирование по вопросам управления, образования.
Упрощенный порядок проведения СОУТ означает, что для оценки работодателю не нужно привлекать специализированную организацию — предприятие может самостоятельно провести идентификацию вредных и опасных производственных факторов на рабочих местах.
Изменение 8. Некоторых сотрудников нужно будет направить на профилактику
С 1 марта по 31 декабря 2023 года будет работать пилотный проект по профилактике профессиональных заболеваний сотрудников в отдельных сферах деятельности (постановление Правительства от 01.02.2023 № 134). Перечень работодателей — участников проекта утвердит Соцфонд.
В Проекте предлагается медицинским организациям сообщить работодателю, если выявит у сотрудника признаки воздействия вредных или опасных факторов. До 15 апреля компании должны будут представить в Соцфонд списки работников, которым рекомендована профилактика. Проведут профилактику в реабилитационных центрах, продолжительность — 18 календарных дней. Заявление о финансировании расходов на профилактику нужно подать до 1 июля, о возмещении расходов — до 1 декабря. Фонд возместит расходы:
- на профилактику в реабилитационных центрах;
- дополнительный отпуск сотрудников в период профилактики;
- проезд работников;
- медицинские осмотры сотрудников по результатам профилактики;
- уплату страховых взносов.
Изменение 9. Понадобится уведомить Минтруд об обучении сотрудников требованиям охраны труда
О том, что собираетесь обучать сотрудников требованиям охраны труда, оказанию первой помощи, применению СИЗ, сообщите в Минтруд (постановление Правительства от 24.12.2021 № 2464). Сведения передавайте через личный кабинет на сайте ведомства→mintrud.gov.ru.
Минтруд включит компанию в специальный реестр. Если компания прекратит деятельность по обучению своих работников вопросам охраны труда, ей нужно снова уведомить Минтруд. Он исключит работодателя из реестра в течение 5 рабочих дней со дня регистрации уведомления.
Отметим, что организации и ИП с 1 марта проводят специальную оценку условий труда по упрощенным правилам. Новый порядок распространяется на отдельные категории организаций и ИП. Теперь можно не привлекать сторонние организации, а проводить специальную оценку самостоятельно (приказ Минтруда от 31.10.2022 № 699н).
Для проведения СОУТ своими силами ИП или организация создают комиссию. В комиссии должно быть нечетное количество человек. Состав и порядок деятельности комиссии утверждают приказом работодателя. Как создать комиссию для проведения СОУТ рассказали специалисты Системы Главбух.
Справочник приказов по охране труда
Если в ходе проверки на рабочем месте выявлены опасные или вредные производственные факторы, в отношении этого рабочего места проводят СОУТ с привлечением сторонней организации. Как выбрать организацию для проведения СОУТ рассказали эксперты Системы Главбух.
Изменение 10. Новые правила маркировки товаров
Под маркировку попадут больше товаров (распоряжение Правительства от 28.04.2018 № 792-р, постановления Правительства от 16.06.2022 № 1090, от 19.10.2022 № 1861, № 1862).
Например, с 1 марта вводят маркировку велосипедов и велосипедных рам. Розничные продавцы будут сообщать в «Честный знак» о продажах любой маркированной питьевой воды и сканировать коды маркировки при ее продаже.
Продавцам обуви до конца марта нужно закончить перемаркировку остатков обуви.
Кроме того, некоторые компании должны добавить в кассовые чеки реквизит «код товара». В частности, речь о торговцах меховыми изделиями.
Изменение 11. Повысили акцизы на табачные изделия
На табачные изделия и жидкости для электронных сигарет повысили акцизы (Федеральный закон от 27.01.2023 № 1-ФЗ).
Например, акциз на сигареты и папиросы с 1 марта повысится на 2 процента и составит 2603 руб. за 1000 штук плюс 16 процентов расчетной стоимости, исчисляемой исходя из максимальной розничной цены, но не менее 3536 руб. за 1000 штук.
Новые ставки будут действовать до 31 декабря 2023 года.
Другие изменения в работе с 1 марта 2023 года
Что изменилось |
Как применять |
С какой даты действует, основание |
Обязали работодателей в сфере пассажирских перевозок контролировать прием на работу лиц с судимостью |
При приеме на работу работодатель обязан требовать справку об отсутствии судимости или преследования по ряду преступлений:
Штатные сотрудники, которые числятся на 01.03.2023, должны представить работодателю справку об отсутствии судимости не позднее 01.09.2023. Если работник не представит документ, увольте его в связи с ограничениями на занятие определенными видами труда |
С 1 марта 2023 года. Закон от 11.06.2022 № 155-ФЗ |
Правительство утвердило новый порядок расследования и учета профзаболеваний |
Медорганизации обязали направлять работников в центр профпатологии, если возникнет подозрение не только на хроническое, но и на острое профзаболевание. Клиники обязали информировать работодателей о выявлении хронического заболевания, а не только о предварительном диагнозе острого заболевания |
С 1 марта 2023 года. Постановление Правительства от 05.07.2022 № 1206 |
Минтруд установил технические требования к кадровому электронному документообороту |
Электронный кадровый документ должен включать элементы, которые соответствуют техническим установленным требованиям:
|
С 1 марта 2023 года. Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н |
Минтруд обязал работодателей сообщать о проведении самостоятельного обучение охране труда |
Работодатели, которые будут обучать сотрудников требованиям охраны труда, оказанию первой помощи и применению СИЗ, самостоятельно должны сообщить об этом в Минтруд через личный кабинет в информационной системе. Министерство включит работодателей в специальный реестр. После прекращения деятельности по обучению нужно снова уведомить Минтруд, чтобы он исключил работодателя из реестра |
С 1 марта 2023 года. Постановление Правительства от 24.12.2021 № 2464 |
Установили особенности спецоценки рабочих мест на микропредприятиях отдельных отраслей |
Работодатели без привлечения спецорганизации идентифицируют потенциально вредные или опасные производственные факторы на рабочих местах. На каждое рабочее место заполняют проверочный лист. Его утверждает комиссия работодателя по проведению спецоценки. Если обнаружен хотя бы один потенциально вредный или опасный фактор, то для спецоценки соответствующего рабочего места нужно привлечь специализированную организацию. На остальные рабочие места оформляют декларацию |
С 1 марта 2023 года Приказ Минтруда от 31.10.2022 № 699н |
Утвердили новые правила и типовые нормы выдачи СИЗ и смывающих средств |
Выдавать СИЗ и смывающие средства нужно на основании единых типовых норм. При этом необходимо учесть результаты СОУТ и оценки профрисков, а также мнение профсоюза или иного представительного органа работников при его наличии. До 31 декабря 2024 года можно предоставлять СИЗ по прежним типовым нормам |
С 1 сентября 2023 года. Приказы Минтруда от 29.10.2021 № 766н, от 29.10.2022 № 767н |
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям 2023 года вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту