Выплачивать зарплату умершего сотрудника нужно по особым правилам. Порядок удержания НДФЛ с выплат и начисления страховых взносов зависит от даты смерти работника. Расскажем, как правильно рассчитать НДФЛ и взносы с зарплаты умершего сотрудника в 2024 году.
Замначальника Роструда дал новые разъяснения, как правильно уволить умершего сотрудника. Эксперты Системы Главбух подготовили универсальную инструкцию и образцы документов по ответам чиновника.
Получить доступ к инструкции и образцам
Выплата зарплаты умершему сотруднику в 2024 году
За отработанные до смерти дни умершему работнику нужно начислить зарплату и все доплаты и премии, которые предусмотрены трудовым или коллективным договором (ст. 129 ТК). Все выплаты рассчитайте и отразите в учете в день смерти сотрудника. День смерти оплатите в полном объеме, если работник отработал весь день полностью и умер вечером.
Если сотрудник не работал в день смерти, его не оплачивайте. Например, если смерть наступила в выходной день или утром до работы. Если работник отработал день частично, оплатите те часы, которые указаны как отработанные в табеле учета рабочего времени. Как рассчитать НДФЛ и взносы с зарплаты умершего расскажем далее.
После смерти работника ему нужно рассчитать и выплатить зарплату, отпускные и пособия, а также расторгнуть с ним трудовой договор. В рекомендации – какие документы нужно составить, кому перечислить выплаты умершего сотрудника и можно ли удержать с них долги, нужно ли платить с выплат НДФЛ и взносы и как отразить их в отчетности.
НДФЛ и взносы с зарплаты умершего сотрудника: общие правила
Удерживать НДФЛ с выплат и начислять страховые взносы нужно в зависимости от даты смерти работника. Страховые взносы нужно начислить, если день начисления дохода ранее даты смерти. Удержать НДФЛ можно, только если работник был жив на дату выплаты дохода (п. 1 ст. 223 и п. 1 ст. 424 НК).
Новые правила по НДФЛ в 2024 году
Как удерживать НДФЛ с зарплаты умершего сотрудника
Обязанность по уплате НДФЛ прекращается со смертью физлица (подп. 3 п. 3 ст. 44 НК). Налоговый агент может удержать налог только с тех доходов, которые выплатил работнику при его жизни. Суммы, которые сотрудник не успел получить при жизни, нужно выплачивать членам его семьи или иждивенцам. Данные суммы считают частью наследства, поэтому удерживать с них НДФЛ не нужно (п. 18 ст. 217 НК).
Аналогичные разъяснения – в письмах Минфина от 16.09.2020 № 03-04-05/81215, от 22.01.2020 № 03-04-05/3420, от 17.09.2018 № 03-04-05/66356, от 06.10.2016 № 03-04-05/58142.
Что делать, если ошибочно удержали НДФЛ с зарплаты умершего сотрудника
Если ошибочно удержали и перечислили НДФЛ в бюджет с выплат родственникам за умершего сотрудника, обратитесь за возвратом в налоговую инспекцию по месту учета работодателя. До того как деньги вернут на расчетный счет, выплатите родственникам умершего ошибочно удержанную сумму НДФЛ на основании их письменного заявления (ст. 231 НК, письмо Минфина от 17.09.2018 № 03-04-05/66356). Долг по зарплате погасите за счет собственных средств.
В учете сделайте проводки:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– сторнирована сумма ошибочно удержанного НДФЛ с зарплаты умершего сотрудника;
Дебет 70 Кредит 50 (51)
– выплачен наследнику умершего сотрудника долг по зарплате в сумме ошибочно удержанного НДФЛ;
Дебет 51 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– на расчетный счет организации поступила переплата по НДФЛ в сумме ошибочно удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ с зарплаты умершего сотрудника.
В форме 6-НДФЛ информацию о выплате родственнику зарплаты умершего сотрудника не отражайте. Ошибочно удержанный налог не показывайте.
Налогоплательщик может вернуть как переплату налогов, уплачиваемых в составе ЕНП, так и переплату по платежам, которые не входят в ЕНП. Подробности читайте в Системе Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия.
Как отразить выплаты умершего сотрудника в 6-НДФЛ
Доходы, начисленные сотруднику, но не полученные им в связи со смертью, не нужно включать в расчет по форме 6-НДФЛ (письмо ФНС от 11.04.2019 № БС-4-11/6839). Выдавать справку о доходах и суммах налога физлица родственникам умершего тоже не нужно. Доходы, которые успели перечислить на счет работника до даты его смерти, включите в отчетность по НДФЛ в общем порядке.
Новая форма 6-НДФЛ в 2024 году
Как начислять страховые взносы с зарплаты умершего сотрудника в 2024 году
Включать выплаты в базу для начисления страховых взносов нужно в момент их начисления. На зарплату, которую начислили до даты смерти работника, нужно начислить страховые взносы. Неважно, что получат деньги уже другие люди, это все равно начисления в рамках трудовых отношений в пользу застрахованного лица (ст. 141 ТК, письмо Минфина от 22.08.2017 № 03-15-07/53912, направлено письмом ФНС от 01.09.2017 № БС-4-11/17463).
На выплаты, которые начислили в окончательный расчет при прекращении трудового договора с умершим сотрудником, взносы начислять не нужно. На день окончательного расчета по трудовому договору отсутствует застрахованное лицо (письмо Минфина от 24.04.2017 № 03-15-06/24374). Официальных разъяснений по вопросу начисления взносов на травматизм на выплаты умершему работнику нет. Логично применять те же правила, что и для взносов по НК (п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ, ст. 141 ТК).
Пример, как начислить НДФЛ и страховые взносы в зависимости от даты смерти сотрудника
Заработная плата начисляется на последний день месяца и выплачивается 10-го числа следующего месяца. При прекращении трудового договора работодатель на день смерти сотрудника начисляет зарплату в окончательный расчет и компенсацию за неиспользованный отпуск. Пособие по больничному листку назначили 15 октября.
Рассмотрим все варианты начисления страховых взносов и удержания НДФЛ для следующих условий.
Пример 1. Сотрудник умер 5 октября – после даты начисления зарплаты за сентябрь, но до дня ее выплаты. Начисленная 30.09 зарплата должна быть включена в базу по страховым взносам.
С 5 октября работник перестал быть плательщиком НДФЛ. С зарплаты и больничного пособия, которые выплатили после этой даты, удерживать НДФЛ не нужно.
Пример 2. Сотрудник умер 29 сентября — до даты, когда остальным работникам начислили зарплату за сентябрь. Начиная с 29 сентября работник — не застрахованное лицо. Зарплата за период с 1 по 29 сентября не облагается взносами. Последняя зарплата, которая была начислена работнику как застрахованному лицу и облагалась взносами, — это зарплата за август.
НДФЛ удерживать не нужно ни с аванса, ни с итоговой зарплаты сентябрь, ни с больничного пособия. Аванс работник успел получить раньше дня, который считается днем получения дохода. В данном случае день получения дохода — это день увольнения в связи со смертью работника, т. е. 29 сентября. Но в указанную дату полностью прекращены налоговые обязательства физического лица. Поэтому НДФЛ не исчисляется. Зарплату и больничное пособие выплатили родственникам после этой даты.
Пример 3. Сотрудник умер 11 октября – после даты начисления и выплаты зарплаты за сентябрь.
Как отразить в РСВ выплаты в пользу умершего сотрудника
Включать или нет в РСВ выплаты в пользу умершего сотрудника, зависит от того, когда их начислили – до или после даты смерти сотрудника. Умерший работник перестает быть застрахованным лицом в день смерти.
Выплаты, которые начислили после даты смерти, в РСВ не отражайте, так как взносы на них начислять не нужно (п. 1 и 2 ст. 420 НК). Не облагайте страховыми взносами и не включайте в расчет РСВ начисленные выплаты, которые включены в итоговый расчет при прекращении трудового договора: зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск и т. д. То есть те, которые были начислены после его смерти. Отражать их в расчете не нужно (подп. 3 п. 3 ст. 44 НК).
Выплаты, которые начислены до даты его смерти, нужно отразить в РСВ так же, как и другие облагаемые взносами выплаты. Включите в облагаемую базу и зарплату, которая начислена ранее даты смерти, даже если сотрудник ее не получил (письма Минфина от 22.08.2017 № 03-15-07/53912, ФНС от 01.09.2017 № БС-4-11/17463). Если среди выплат умершему сотруднику были не облагаемые взносами пособия и компенсации, их также включите в расчет. Неважно, что фактически деньги получают уже родственники того, кто умер. Включить в расчет суммы нужно в том отчетном (расчетном) периоде, когда начислили взносы.
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям 2024 года вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- На что обращают внимание суды в делах об оспаривании заключения инспектора ГИТ
- Как оформлять командировки дистанционных работников
- Как учитывать мотивированное мнение профсоюза
- Два способа принять студентов на практику: выберите подходящий
- Советы, которые помогут ускорить срок разрешения трудового спора