Задолженность подотчетных лиц в балансе отражают развернуто. Дело в том, что счет 71, на котором отражают расчеты с подотчниками, активно-пассивный. В таблице смотрите, в каком случае в какой строке отражать расчеты с подотчетными лицами, а на образцах — как это делать.
Возьмите в Системе Главбух подробную инструкцию по заполнению годовой бухгалтерской отчетности, которую согласовали с ФНС. В инструкции есть советы и примеры с образцами всех отчетов с учетом перехода на ФСБУ и ЕНП.
Счет учета расчетов с подотчетными лицами
Сотрудники — подотчетные лица получают от работодателя деньги для решения производственных задач. Для учета всех расчетов с подотчетными лицами бухгалтерия использует счет 71. Это активно-пассивный счет, отсюда и особенности отражения сведений в балансе. Подробнее, какие суммы с каких счетов попадают в баланс, смотрите в таблице.
Когда сотруднику выдают деньги под отчет, сумму отражают по дебету счета 71. Выдают деньги под отчет наличными из кассы, переводят на банковскую карту (подп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, п. 2.3 и 2.5 положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П).
Займы и кредиты сотрудникам нельзя отражать на счете 71. Для этого в бухгалтерском учете предназначен отдельный счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Некоторые компании, желая упростить учет, оформляют краткосрочные кредиты работникам через счет 71. Это нарушение.
До утверждения авансового отчета выданные подотчетнику денежные средства отражаются в учете в составе дебиторской задолженности. Они числятся по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 3, 16 ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина от 06.05.1999 № 33н).
Это означает, что сальдо счета 71 бывает как дебетовым, так и кредитовым. Остаток по дебету означает, что работник должен вернуть компании неизрасходованные средства, а по кредиту — сумму перерасхода, которую работнику должна возместить компания. Если перерасход обоснован, работодатель обязан его возместить (ст. 22 ТК, п. 6–6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
Сумму дебиторской задолженности отразите по строке 1230. Показатель детализируйте в зависимости от срока обращения задолженности. Если срок погашения задолженности 12 месяцев и менее – отразите ее в составе краткосрочной. Если же больше 12 месяцев – в составе долгосрочной задолженности. В составе дебиторской задолженности отражайте, в частности, суммы выданных подотчетных сумм, по которым не представлен авансовый отчет.
Елена Попова, заместитель директора Учебно-методического Института ЖКХ и Строительства НИУ ВШЭ, член комитета по образованию, аттестации и сертификации Ассоциации "Российский Союз аудиторов". Из рекомендации в Системе Главбух Как заполнить активы и обязательства балансе
Как отражать задолженность подотчетных лиц в балансе
Самый интересный вопрос, который интересует бухгалтеров, — расчеты с подотчетными лицами это актив или пассив в балансе. Сальдо по счету 71 показывают в бухгалтерском балансе развернуто, то есть отражают дебетовый и кредитовый остаток. Зачет между статьями активов и пассивов для этого счета не допускается (п. 34 ПБУ 4/99).
Таблица. Формирование итогового сальдо по расчетам с подотчетными лицами и отражение его в балансе
Сальдо на конец периода по счету |
Что раскрывает |
По какой строке бухгалтерского баланса отражается |
|
71 |
По дебету |
Отражена сумма, которая осталась у подотчетного лица на конец периода |
Оборотные активы Строка 1230 «Дебиторская задолженность» |
71 |
По кредиту |
Задолженность перед подотчетными лицами по перерасходу |
Краткосрочные обязательства Строка 1520 «Кредиторская задолженность» |
Образец: задолженность подотчетных лиц в балансе в составе дебиторки
Образец: задолженность подотчетных лиц в балансе в составе кредиторки
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- Как подтвердить применение УСН: справка, уведомление, образцы
- Актив и пассив бухгалтерского баланса
- Подробная расшифровка всех строк бухгалтерского баланса
- Счет 97 «Расходы будущих периодов»: что относится, как учесть в 2024 году
- Как в крупных компаниях упрощают подготовку годовой бухотчетности
Темы: