Согласно Плану счетов отражение в балансе выданных авансов и предварительная оплата отражаются обособленно на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В то же время любые активы и обязательства в бухгалтерском балансе должны представляться с подразделением на краткосрочные и долгосрочные в зависимости от срока обращения или погашения (п. 19 ПБУ 4/99).
Активы и обязательства являются краткосрочными, если срок обращения или погашения по ним составляет не более 12 месяцев после отчетной даты или продолжительности операционного цикла, если он превышает 12 месяцев. Остальные активы и обязательства признаются долгосрочными.
С 2011 года бухгалтерская отчетность составляется по формам, утвержденным приказом Минфина России от 02.07.10 № 66н (далее — приказ № 66н). Согласно разъяснениям контролирующих органов эти формы следует применять и при составлении промежуточной бухгалтерской отчетности за 2011 год (письма Минфина России от 24.01.11 № 07-02-18/01 и ФНС России от 18.04.11 № КЕ-4-3/6116). Детализацию показателей по статьям отчетов организации определяют самостоятельно (п. 3 приказа № 66н).
Дебиторская задолженность (код строки 1230) в разделе II «Оборотные активы» баланса (по форме , приведенной в приложении № 1 к приказу № 66н) представлена только одной строкой. Отражение в балансе выданных авансов с разбивкой на долгосрочные и краткосрочные должно исходить прежде всего из принципа структурного построения бухгалтерского баланса.
Так, строки актива баланса располагаются по принципу возрастания ликвидности: начиная с внеоборотных активов и заканчивая ликвидными оборотными активами. Ликвидность — это способность активов быстро и с наименьшими издержками быть проданными на рынке.
С учетом принципа возрастания ликвидности баланса выданные авансы, связанные с вложениями во внеоборотные активы (например, со строительством основных средств), нужно показывать в разделе I «Внеоборотные активы», причем даже если сами авансы выданы на срок менее одного года. Для этого в раздел I баланса нужно (п. 19 ПБУ 4/99 , письмо Минфина России от 24.01.11 № 07-02-18/01):
- либо включить дополнительную строку «Авансы, выданные на строительство объектов основных средств», если сумма выданного аванса является существенным показателем;
- либо отразить данные авансы по строке «Прочие внеоборотные активы» этого раздела баланса (код строки 1170), если показатель является несущественным.
В свою очередь, авансы, выданные под оборотные активы, независимо от срока исполнения обязательств отражаются по строке 1230 в разделе II «Оборотные активы».
Одновременно информация о дебиторской задолженности по видам и срокам погашения должна отражаться в подразделе 5.1 «Наличие и движение дебиторской задолженности» раздела 5 «Дебиторская и кредиторская задолженность» пояснений к балансу и отчету о прибылях и убытках (приложение № 3 к приказу № 66н).
В названном подразделе пояснений дебиторская задолженность подразделяется по срокам погашения на долгосрочную и краткосрочную.