Сайт журнала «Учет в учреждении» |
Когда и кто может выявить нехватку средств
Как правило, инвентаризацию кассы проводит специальная комиссия учреждения. Она проверяет соответствие наличия денег, а также хранящихся в кассе денежных документов учетным документам (п. 26, 27 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ)*.
* Подробно о порядке проведения инвентаризации в бюджетных учреждениях рассказано в журнале «Учет в бюджетных учреждениях», октябрь (4), 2007.
Кроме того, инвентаризацию имущества учреждения в ходе проверки вправе провести налоговые органы, представители Росфиннадзора (подп. 6 п. 1 ст. 31 Налогового кодекса РФ, п. 5.14.1 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2004 г. № 278). Аналогичными полномочиями располагают представители контрольно-финансовых органов субъекта РФ, муниципального образования, главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств.
Обнаружена недостача. Порядок действий
При выявлении недостачи инвентаризационной комиссии следует отразить данный факт в Акте инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0317013). В него включают объяснение материально ответственного лица (кассира) о причинах недостачи.
Недостающие деньги возвращает кассир
Если сумма недостачи носит незначительный характер, кассир согласен с результатами проверки и обязуется возместить причиненный ущерб, ему необходимо написать заявление на имя руководителя об этом.
Руководителю учреждения следует издать соответствующий приказ, указав в нем сведения:
– о факте недостачи;
– о проведенном расследовании и его результатах;
– о виновном лице и его согласии на возмещение ущерба;
– о графике погашения недостачи.
Заметим, что при составлении графика погашения недостачи нужно учитывать положения статьи 138 Трудового кодекса РФ. А именно то, что за работником при удержании из зарплаты по нескольким исполнительным документам должно быть сохранено 50 процентов его дохода.
Иногда без вмешательства правоохранительных органов не обойтись
Учреждению следует обратиться в правоохранительные органы для расследования, если:
– сумма недостачи является значительной (в примечании 2 к статье 158 Уголовного кодекса РФ указывается, что значительный ущерб не может составлять менее 2500 руб.);
– кассир не согласен с выводами инвентаризационной комиссии;
– имеются следы проникновения в кассу (есть взлом двери кассы, сейфа, сработала охранная сигнализация и т. п.).
Заявку подает руководство учреждения, а при его отсутствии – любое лицо, обнаружившее указанные признаки кражи и взлома. В соответствии с уголовным законодательством РФ недостача денежных средств может быть истолкована как кража, то есть тайное хищение чужого имущества.
Отметим, что, если лицо, виновное в недостаче, не будет выявлено, убыток может быть списан. Но только при условии, что правоохранительным органом принято официальное решение о закрытии уголовного дела (ст. 24 Уголовно-процессуального кодекса РФ) и при истечении срока исковой давности (три года).
Учитываем ущерб и его возмещение
Рассмотрим бухгалтерские записи, которые должен сделать бухгалтер, отражая факт обнаружения недостач и их погашения:
Когда за недостачу ответит руководство?
Согласно статье 277 Трудового кодекса РФ, руководитель учреждения несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный юрлицу. То есть его могут наказать, например, в случае, если он не обеспечил условий хранения денег. Оценку ответственности руководителей за недолжные условия для хранения и использования наличных денег в кассе может дать вышестоящая организация или судебные органы.