Совет 1. Проверьте, можно ли направлять сотрудника в командировку
Трудовым законодательством запрещено направлять в командировку:
- беременных женщин (ст.259 ТК РФ);
- работников в возрасте до 18 лет (ст.268 ТК РФ).
Даже если работники согласны отправиться в служебную поездку, направлять их в командировку рискованно. Есть три категории сотрудников, которых можно направлять в командировку при определенных условиях. К ним относятся:
- работники на ученическом договоре - в период его действия, кроме служебной поездки, связанной с ученичеством (ч.3 ст.203 ТК РФ);
- работники-инвалиды - если командировка не противоречит индивидуальным программам реабилитации и абилитации (ч.1 ст.23 Закона от 24.11.95 № 181-ФЗ);
- иностранных граждан, временно пребывающих или временно проживающих на территории РФ - если только их профессия или должность упомянуты в перечне, утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 28.07.2010 №564н. При этом к каждой группе граждан применяются дополнительные ограничения (см. таблицу).
Ограничения на пребывание в командировках иностранных граждан
Временно пребывающие | Временно проживающие | Высококвалифицированные иностранные специалисты | |
Общая продолжительность трудовой деятельности вне субъекта РФ, где выдано разрешение | Не более 10 календарных дней в течение действия разрешения на работу | Не более 40 календарных дней в течение 12 календарных месяцев |
- |
Общая продолжительность трудовой деятельности вне субъекта РФ, где выдано разрешение, при разъездной работе или работе в пути, предусмотренной трудовым договором | Не более 60 календарных дней в течение действия разрешения на работу | Не более 90 календарных дней в течение 12 календарных месяцев |
Не ограничивается
|
Непрерывная продолжительность трудовой деятельности вне субъекта РФ, где выдано разрешение | Не более 30 календарных дней ежегодно в течение действия разрешения на работу |
Есть другие категории работников, которых можно направлять в командировку, но только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказания, в частности:
- женщины, имеющие детей в возрасте до 3-х лет (ч.2 ст.259 ТК РФ);
- матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 5-ти лет (ч.3 ст.259 ТК РФ);
- работники, у которых есть дети-инвалиды или инвалиды с детства до достижения ими возраста 18 лет (ч.3 ст.259 ТК РФ);
- опекуны или попечители несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).
Письменное согласие работника оформляется в произвольной форме. Самих работников нужно уведомить, что они вправе отказаться от поездки - также письменно.
Совет 2. Укажите в приказе о командировке цель поездки
С 8 января 2015 года командировочные удостоверения и служебные задания можно не применять. Если компания продолжает пользоваться документами, этот факт следует закрепить в локальных нормативных актах организации. Например, в Положении о командировках.
При оформлении приказа о направлении работника в командировку можно использовать унифицированную форму № Т-9 или Т-9а.
Приказ о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9 или Т-9а) теперь должен содержать ту информацию, что прежде включалась в отмененные документы (командировочное удостоверение и служебное задание). Иначе говоря, помимо фамилии, имени, отчества работника, его должности, структурного подразделения нужно указать цель, срок, место командировки, а также основание издания приказа.
Важно
В 2016 году не требуется вести «Журнал учета работников, выбывающих в командировку» и получать «Отчет от работника о выполненном в командировке поручении».
Совет 3. Выдавайте аванс из кассы на основании заявления подотчетного сотрудника
Для выдачи наличных денег под отчет на командировочные расходы у работника следует запросить письменное заявление. Составить его можно в произвольной форме, а в нем указать сумму наличных и срок, на который выдаются деньги, поставить подпись руководителя и дату (п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Обратите внимание, если в командировку едет руководитель, он также пишет заявление на выдачу денежных средств.
Совет 4. Не забудьте подтвердить срок пребывания работника в командировке
Ранее фактический срок пребывания в служебной поездке подтверждался командировочным удостоверением. Сейчас подтвердить срок пребывания работника в командировке можно одним из четырех способов:
- проездным документом (например, железнодорожным билетом);
- служебной запиской — если работник едет в командировку на личном, служебном транспорте или на транспорте, который используется по доверенности. Служебная записка оформляется работником в произвольной форме. К ней необходимо приложить документы, подтверждающие использование указанного транспорта в командировке. Например, путевой лист, маршрутный лист, чеки АЗС;
- документами о найме жилого помещения — если отсутствуют проездные документы (например, счет гостиницы);
- иным документом или служебной запиской — если нет ни проездных документов, ни документов о найме жилья. При этом важно, чтобы принимающая сторона подтвердила срок прибытия и отъезда командированного работника.
Совет 5. Проверьте, как и когда работник отчитается по командировке
После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней обязан представить авансовый отчет об израсходованных в поездке суммах и окончательно рассчитаться по поездке (п.26 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). К авансовому отчету он должен приложить:
- документы о найме жилого помещения (например, кассовый чек, бланк строгой отчетности, счет-фактура);
- документы о фактических расходах на проезд (железнодорожный билет и пр.), в том числе документы об оплате услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;
- документы об иных расходах, связанных с командировкой.
Не упустите важный момент: перечень возмещаемых командировочных расходов должен быть закреплен во внутренних документах организации, например, в Положении о командировках.
Пока работник не отчитается за выданный аванс, выдавать ему новый нельзя.
Если сотрудник не вернул аванс, не израсходованный им в командировке, то работодатель вправе удержать эту сумму из заработной платы сотрудника. При этом нужно соблюдать нормы статьи 138 ТК РФ: в общем случае размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов.
Совет 6. Заполните табель учета рабочего времени за время нахождения сотрудника в командировке
За время командировки выплачивается не зарплата, а средний заработок. Поэтому в табеле учета рабочего времени дни служебной поездки отмечаются кодом «К» или «06». Если сотрудника командировали для работы в выходной день, то в табеле эти дни следует отметить кодом «РВ» или «03». За эти дни работнику надо начислить зарплату.
Совет 7. Оформите работу командированного сотрудника в выходные дни
Чтобы направить сотрудника в командировку в выходной день, не достаточно оформить только командировку. Еще потребуется оформить привлечение к работе в выходной день - и не забыть уведомить работника, что он вправе отказаться от такой работы.
Привлечение к работе в выходной день фиксируется в приказе, с которым работника нужно ознакомить и получить его письменное согласие. Согласие не запрашивается только в ряде случаев, к примеру, когда необходимо предотвратить катастрофу, в чрезвычайных ситуациях (ст.113 ТК РФ.) Женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, а также инвалидов, допустимо привлекать к работе в выходные только с их согласия и только при отсутствии противопоказаний, зафиксированных в медицинском заключении.
Юлия Бусыгина,
эксперт Контур.Школы, учебного центра компании СКБ Контур
Темы: