Расскажите сотрудникам, как получить справку 2-НДФЛ о доходах: есть три способа. Один из них касается работодателей, так как именно бухгалтер должен сформировать документ. Проверьте, по какой форме и в какой срок это надо сделать. Два других способа – действия работника.
Законодатели кардинально изменили правила по НДФЛ с 2023 года. Касаются они и расчета, и уплаты, и отчетности по налогу (Федеральный закон от 14.07.2022 № 263-ФЗ). Подробности читайте в журнале «Главбух».
Изменения в справках 2-НДФЛ о доходах
Справку по доходам, полученным сотрудником, оформляют на обновленном бланке. ФНС скорректировала форму справки из приложения 4 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753. Изменения внесли приказом от 28.09.2021 № ЕД-7-11/845. Про основные изменения в справке о доходах к 6-НДФЛ (замена 2-НДФЛ) для инспекции читайте в Системе Главбух.
Учтите, ФНС ввела новые коды доходов и вычетов по НДФЛ, а также скорректировала некоторые действующие коды (приказ от 16.12.2022 № ЕД-7-11/1216@). Новые коды начали действовать с 5 февраля 2023 года – с даты вступления в силу приказа. Их применяйте при заполнении справок о доходах и суммах налога (замена 2-НДФЛ) за 2023 год.
Новые коды доходов и коды вычетов
Новые нормы изменили расчет НДФЛ. Из-за этого приходится перестраивать уже привычные вам зарплатные правила. Мы подготовили четыре памятки, которые помогут избежать путаницы и справиться с расчетом и уплатой НДФЛ в 2023 году.
Когда работодатель должен выдать сотруднику справку 2-НДФЛ
Налоговый агент обязан выдать справку о доходах и суммах налога физического лица, если налогоплательщик обратился с заявлением о ее выдаче (п. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК).
Запросить справку вправе сотрудники, бывшие сотрудники, иные физлица, которые получали доход от налогового агента, в том числе по ГПД. При этом они вправе затребовать справку в любой момент и за любой период, а не только за год. Например, в апреле сотрудник запросил справку о доходах за последние шесть месяцев, выдайте две: за весь прошлый год и за январь–март текущего.
Выдать справку о доходах и суммах налога физического лица налоговый агент вправе с целью сообщить физлицу о том, что с его доходов не был удержан налог (п. 5 ст. 226 НК).
А нужно ли выдать сотруднику нулевую справку 2-НДФЛ, если в налоговом периоде у физлица не было облагаемых НДФЛ доходов? Ответ простой – нет, не нужно. Организация не обязана выдавать сотрудникам справки о доходах и суммах налога физического лица, если они не получали доходы в налоговом периоде (в течение года).
Такая ситуация возникает, например, когда сотрудницы находятся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. По отношению к таким сотрудникам организация налоговым агентом не признается (п. 1 ст. 226 НК). А справки о доходах и суммах налога физического лица должны выдавать именно налоговые агенты (п. 3 ст. 230 НК).
В рассматриваемой ситуации по заявлению сотрудника организация может:
- выдать ему справку, подтверждающую, что в течение налогового периода организация не выплачивала ему налогооблагаемых доходов;
- выдать справку о доходах и суммах налога физического лица с прочерками в разделах 3 и 4 и в соответствующих графах раздела 5.
Налоговый агент обязан выдать справку о доходах и суммах налога физического лица:
- работникам, сотрудникам, которые увольняются, бывшим работникам – в течение трех рабочих дней с даты получения заявления (ч. 1 ст. 62 ТК, письмо Минфина от 21.06.2016 № 03-04-05/36096);
- иным получателям дохода – в течение 30 рабочих дней с даты получения заявления (п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Если сотрудник увольняется, налоговый агент вправе выдать справку о доходах и суммах налога физического лица в последний день его работы без заявления.
Налоговый агент в определенных случаях обязан выдать физлицу справку о доходах 2-НДФЛ. Что это за случаи и как заполнить такую справку, читайте в рекомендации Системы Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия.
Как получить справку 2-НДФЛ на работе
Работодатель обязан выдать справку о доходах физлица (п. 3 ст. 230 НК РФ). Чтобы взять 2-НДФЛ на работе, нужно написать заявление в произвольной форме. Образец – ниже.
Компания выдаст справку в течение трех рабочих дней с даты получения заявления. О том, как правильно заполнить справку по форме 2-НДФЛ, рассказали эксперты Системы Главбух.
Образец заявления на получение справки 2-НДФЛ по месту работы
Скачать образецКак получить справку 2-НДФЛ через Госуслуги
Получить справку 2-НДФЛ можно онлайн в личном кабинете ФНС России через портал Госуслуг. Для авторизации на сайте налоговой службы нужна подтвержденная учётная запись Госуслуг.
Как получить справку 2-НДФЛ онлайн:
- Войдите в личный кабинет на сайте nalog.ru. Авторизоваться можно через Госуслуги — под полями для ИНН и пароля есть ссылка «Войти через госуслуги (ЕСИА)». Нужна подтвержденная учетная запись.
- Перейдите в раздел «Мои налоги» — это квадрат с соответствующей надписью на главной странице личного кабинета.
- В самом низу страницы есть надпись «Дополнительные сведения», а под ней — кнопка «Сведения о доходах».
- Выберите нужный период и налогового агента. Справки от каждого работодателя доступны по ссылкам под его названием.
- Скачайте справку в виде файла без подписи или архивом с усиленной подписью и штампом.
Сведения о доходах и суммах налога физлица представляют в виде приложения «Справка о доходах и суммах налога физического лица» в составе годового расчета 6-НДФЛ. Это приложение заменило справку 2-НДФЛ. Читайте, какие доходы включить в приложение и как правильно его заполнить.
Как получить справку 2-НДФЛ в налоговой
В некоторых ситуациях взять 2-НДФЛ в компании невозможно. Самый частый пример – бывший работодатель ликвидирован. В таком случае предоставить работнику справку могут налоговые инспекторы. Хотя такой обязанности у налоговиков нет (ст. 32 НК РФ). Какие выплаты положены сотруднику, уволенному в связи с ликвидацией, рассказали эксперты Системы Главбух.
Взять справку 2-НДФЛ в налоговой можно онлайн в личном кабинете на сайте ФНС. Чтобы получить справку, необходимо в личном кабинете налогоплательщика зайти в раздел «Доходы и вычеты», а затем выбрать вкладку «Доходы» и там увидите справки о доходах.
Задайте интересующий год и просмотрите справку о доходах или сохранить ее на компьютере. В случае необходимости сохраненную справку можно отправить по электронной почте. Электронная подпись уже встроена непосредственно в документ.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту