Узнайте, какие документы оформить при ремонте. В законодательстве не сказано, что дефектная ведомость обязательно нужна. Это не первичный документ. Расскажем, требовать ли ее бухгалтерии.
Как заполнить дефектную ведомость
Для чего нужна дефектная ведомость
Дефектную ведомость составляют организации и ИП, если обнаружили в основном средстве поломки или иные недостатки, в связи с чем это основное средство подлежит ремонту, списанию или возврату поставщику (письма Минфина от 04.12.2008 № 03-03-06/4/94, 02.04.2007 № 03-03-06/1/203, от 30.10.2007 № 03-03-06/1/745). Дефектная ведомость определяет перечень и объем работ, запчастей и комплектующих, которые потребуются для ремонта. Дефектную ведомость не составляют при реконструкции или модернизации.
Отсутствие дефектной ведомости само по себе не является нарушением, поэтому штрафы за это не предусмотрены. Но если не составить дефектную ведомость, налоговые инспекторы могут не признать расходы на ремонт, а значит, доначислить налоги, пени и штрафы.
Форма дефектной ведомости
Для большинства организаций форма дефектной ведомости не установлена, поэтому ее разрабатывают самостоятельно. Для некоторых организаций, работающих в отдельных отраслях, действуют утвержденные формы. Например, на ремонт грузового вагона дефектную ведомость составляют по форме № ВУ-22 ЭТД, утвержденной распоряжением ОАО «РЖД» от 02.07.2013 № 1475р.
Специальных требований к реквизитам дефектной ведомости нет. Но, чтобы ведомость подтверждала расходы на ремонт, в бланке следует указать:
-
наименование организации (Ф. И. О. ИП);
-
дату и место составления документа;
-
состав комиссии, которая установила наличие дефектов;
-
полное наименование объекта основных средств, его идентифицирующие характеристики, например, инвентарный номер оборудования, регистрационный номер транспортного средства, точный адрес недвижимого объекта;
-
описание выявленных поломок и дефектов;
-
перечень предполагаемых работ, необходимых для устранения дефектов, либо целесообразность ликвидации объекта;
-
подписи членов комиссии.
Образец заполнения дефектной ведомости поможет правильно составить документ.
Образец дефектной ведомости
Дефектная ведомость на ремонт оборудования
В дефектной ведомости на ремонт оборудования указывают наименование, марку, модель оборудования. В ведомости перечисляют все выявленные дефекты и поломки оборудования. Указывают, какие ремонтные работы нужно провести, а также перечень запчастей и комплектующих, подлежащих замене.
Образец дефектной ведомости на ремонт оборудования
Дефектная ведомость на ремонт здания
В дефектной ведомости на ремонт здания указывают сведения об объекте (наименование, адрес). Описывают, какие выявлены дефекты, поломки и повреждения в здании, перечень ремонтных работ для устранения дефектов, ориентировочные сроки.
Образец дефектной ведомости на ремонт здания
Дефектная ведомость на списание основного средства
Дефектную ведомость на списание основного средства составляют, если выявлены дефекты, которые нельзя устранить, либо ремонт стоит дороже, чем сам объект, в связи с чем ремонт признан нецелесообразным. При заполнении ведомости укажите наименование объекта, выявленные дефекты и заключение комиссии о необходимости списания объекта. В заключении комиссия должна указать на причины невозможности или нецелесообразности проведения ремонта объекта.
Образец дефектной ведомости на списание основного средства
Другие документы для подтверждения ремонта
Законодательство не обязывает составлять для подтверждения повреждений имущества именно дефектную ведомость. Обоснованность ремонта можно подтвердить и другими документами, например, актом осмотра основного средства или актом о выявленных дефектах. В небольших компаниях и при несложном ремонте можно ограничиться служебной запиской ответственного сотрудника. Главное, чтобы в этих документах были зафиксированы все дефекты, неисправности а также даны оценки о необходимом объеме ремонтных работ.
Образцы документов
Стоит учесть, что факт проведения ремонтных работ фиксирует акт. Но в дополнение к акту необходима дефектная ведомость, так как она обосновывает необходимость ремонта и содержит перечень работ. Подтверждает это арбитражная практика (см. постановления ФАС ЗСО от 05.08.2011 № А27-8416/2010, АС ЗСО от 13.03.2015 № Ф04-15722/2015 по делу № А27-13282/2013, АС СКО от 24.11.2015 № Ф08-7772/2015 по делу № А32-42220/2013, АС УО от 16.06.2017 № Ф09-2933/17 по делу № А50-18360/2016, ФАС МО от 19.12.2013 № Ф05-16028/2013 по делу № А40-85714/12, ФАС ПО от 17.06.2014 по делу № А55-13014/2013, АС СЗО от 03.08.2017 № Ф07-7161/2017 по делу № А42-5291/2016). Суды признали, что проведение ремонта без дефектной ведомости было документально не подтверждено или был завышен объем списанных запчастей для ремонта.
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям 2023 года вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту