Кассовая дисциплина — это обязанность компаний и ИП соблюдать правила для расчетов наличными. Разберем, какие правила и нюансы нужно знать при работе с кассовыми операциями и какая будет ответственность за нарушение кассовой дисциплины.
Узнать, какие особые правила кассовой дисциплины применять
Контрольно-кассовая дисциплина для компаний и ИП
Кассовая дисциплина — это соблюдение компаниями и ИП законодательно установленных правил для наличных расчетов. Кассовую дисциплину должны соблюдать все организации независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения (п. 4 ст. 346.11 НК, письмо Минфина от 09.06.2018 № 03-11-11/40059). Малые и микропредприятия вправе вести кассовые операции в упрощенном порядке. Они могут не устанавливать лимит остатка кассы.
Особые правила есть для ИП. Индивидуальные предприниматели ведут кассовые операции в упрощенном порядке (п. 1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Они вправе не устанавливать лимит остатка кассы, а также могут не оформлять приходные и расходные кассовые ордера и кассовую книгу (абз. 10 п. 2, абз. 2 п. 4.1, абз. 9 п. 4.6 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Поступившую в кассу наличную выручку ИП вправе расходовать, в частности, на личные нужды (п. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У).
Индивидуальным предпринимателям все же лучше вести кассовую книгу и оформлять кассовые документы. Обеспечить сохранность и контролировать движение наличности – в интересах самого предпринимателя. Например, в спорной ситуации подтвердить выдачу денег под отчет или зарплаты можно будет кассовыми документами.
В чем состоит соблюдение кассовой дисциплины
Организации оформляют прием наличных денег в кассу от юрлиц, ИП и физлиц приходным кассовым ордером (п. 5 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Все поступления фиксируйте в кассовой книге. За отсутствие ПКО и кассовой книги предусмотрен штраф. ИП оформлять приходные кассовые ордера и вести кассовую книгу не обязаны, но вправе это делать (абз. 4 п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
Если ИП решил не оформлять ПКО, обязанность оформлять какой-либо документ вместо ПКО для ИП не предусмотрена. В целях внутреннего учета ИП может оформить прием наличных в кассу любым другим документом, например, зафиксировать в журнале, составленном по собственной форме.
Приходный кассовый ордер оформите на каждую сумму, внесенную в кассу (п. 5 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Например, при получении наличной выручки, неизрасходованных подотчетных денег, возврате займа, оприходовании денег, снятых с расчетного счета, и прочих поступлениях. Допускается оформлять один приходный кассовый ордер на всю выручку по окончании смены на основании пробитых чеков ККТ (п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
При оприходовании денег от организаций и ИП соблюдайте лимит расчетов наличными. В этом случае в кассу можно принять не более 100 000 руб. по одному договору. Если деньги вносит физлицо, ограничений нет. Это следует из пунктов 1 и 4 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У.
Мероприятия, которые обеспечат сохранность наличных, порядок их хранения, транспортировки, инвентаризации, каждая компания разрабатывает самостоятельно (п. 7 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). За сохранность денег в кассе отвечает кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности, в том числе по внутреннему совместительству (п. 4 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).
Кассир — материально ответственное лицо. А значит, он обязан возместить работодателю ущерб, нанесенный по его вине, в полном размере (перечень, утв. постановлением Минтруда от 31.12.2002 № 85, ст. 242 и 244 ТК). Поэтому при приеме кассира на работу, помимо оформления обычных документов, нужно:
- заключить договор о полной материальной ответственности;
- взять у кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями.
Получение и выдачу наличных денег нужно оформлять приходными и расходными кассовыми ордерами. В рекомендации Системы Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия, смотрите как оформить ПКО и РКО, какая ответственность будет, если не оформить эти документы или оформить с нарушением.
Что надо знать о работе с ККТ
При расчетах сейчас используют кассовые аппараты, которые передают сведения в налоговую инспекцию, так называемые онлайн-ККТ.
К работе на ККТ допускают сотрудников, например, кассиров-операционистов, которые ознакомились с Типовыми правилами эксплуатации ККТ. С этими сотрудниками также нужно заключить договоры о полной материальной ответственности.
- ККТ можно применять при расчетах, если она:
- есть в реестре;
- зарегистрирована в налоговой инспекции;
- соответствует техническим характеристикам, указанным в статье 4 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ;
- оборудована фискальным накопителем.
Каждая онлайн-ККТ должна быть оборудована фискальным накопителем. Он должен быть исправен и опломбирован изготовителем. Это устройство шифрует и защищает сведения о расчетах по кассе, записывает и хранит фискальные данные. Для расчетов за маркированные товары нужен специальный фискальный накопитель. По сравнению с обычными ФН такой накопитель наделен дополнительными функциями, например, проверять достоверность кодов маркировки.
Компании и ИП на УСН, ПСН, ЕСХН и те, кто оказывает услуги, должны использовать только фискальный накопитель сроком не менее 36 месяцев.
Если же вы на спецрежиме и торгуете подакцизными товарами, то можно использовать ФН сроком не менее 13 или 36 месяцев. При этом если вы купите фискальный накопитель сроком на 36 месяцев, то он все равно при торговле подакцизными товарами прослужит 410 дней (письмо ФНС от 12.02.2018 № ЕД-4-20/2586). Такое ограничение устанавливает производитель.
Компании и ИП на спецрежиме с сезонным характером работы вправе использовать ФН как на 36, так и на 13 месяцев.
При работе с онлайн-ККТ не обязательно применять формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Дело в том, что фискальные данные, которые поступают в налоговую инспекцию с онлайн-ККТ, полностью заменяют информацию из форм КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9. Чтобы отказаться от типовых форм кассовой первички, внесите изменения в учетную политику. Дело в том, что первичные документы – это обязательный элемент учетной политики. Организация должна четко прописать, какие формы она использует.
Как осуществляют контроль за соблюдением кассовой дисциплины
На проверках кассовой дисциплины ищут следующие нарушения:
- наличные расчеты сверх установленных размеров;
- накопление в кассе денежных средств сверх установленных лимитов;
- нецелевое использование наличной выручки;
- неоприходование или неполное оприходование в кассу наличных денежных средств;
- несоблюдение порядка хранения денежных средств.
Срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения кассовой дисциплины составляет 60 календарных дней с момента совершения правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП, постановление Президиума ВАС от 31.01.2006 № 10196/05). Начало срока давности исчисляют со дня совершения административного правонарушения (ч. 1.1 ст. 4.5 КоАП). Если срок завершается в нерабочий день, последний день срока не переносится на первый следующий за ним рабочий день (примечание 2 к ст. 4.8 КоАП).
Налоговики наблюдают за ККТ компаний удаленно. Им даже не надо посещать торговые точки: достаточно получить жалобу от покупателя или промониторить данные онлайн-касс. Малейшее подозрение, и проверяющие уже на пороге с контрольной закупкой. О том, как инспекторы сейчас следят за кассовой техникой, мы узнали у Алексея Батарина, начальника организационно-методологического отдела Управления оперативного контроля ФНС. Интервью с главным специалистом ФНС по ККТ читайте в конце статьи.
Все проверки по ККТ и полноты учета выручки только внеплановые. Положение о проверках утверждено постановлением Правительства от 28.02.2022 № 272. Также при проведении проверок применяются правила, установленные Законом от 31.07.2020 № 248-ФЗ (ст. 60 Закона от 11.06.2021 № 170-ФЗ). Проверки бывают следующих видов:
- контрольная закупка;
- документарная проверка;
- наблюдение за соблюдением обязательных требований;
- выездное обследование;
- выездная проверка.
Контрольные мероприятия могут проводить по месту нахождения налогоплательщика, месту установки ККТ, в том числе в жилом помещении (абз. 4 ч. 2 ст. 7 Закона от 25.05.2003 № 54-ФЗ). Для фиксации доказательств нарушений при проведении проверки налоговые инспекторы могут использовать фотосъемку, аудио- и видеозапись (п. 30 постановления Правительства от 28.02.2022 № 272).
Инспекторы отбирают налогоплательщиков для проверки на основании информации от граждан и иных источников. Отбор производят на основе:
- обращений (заявлений) граждан и организаций о нарушениях законодательства о ККТ (например, физлицо сообщило, что в конкретном магазине не пробивают чеки);
- информации, полученной от органов государственной власти, органов местного самоуправления, средств массовой информации;
- результатов контрольных мероприятий, включая контрольные мероприятия без взаимодействия с контролируемым лицом;
- сведений о неисполнении предписаний об устранении выявленного нарушения обязательных требований, выданных после 01.03.2023. Проведение такой проверки требует согласования с прокуратурой (письмо ФНС от 23.03.2023 № АБ-4-20/3503).
При отборе налогоплательщиков для внеплановых проверок инспекторы также анализируют информацию на наличие индикаторов риска. Они перечислены в приказе Минфина от 06.06.2023 № 88н.
Правительство продлило мораторий на внеплановые проверки ККТ до конца 2024 года (постановление Правительства от 14.12.2023 № 2140). Контроль за применением ККТ состоит из двух частей: контрольные мероприятия и профилактические мероприятия. Узнайте, какие проверки могут проводить инспекторы, какой срок проверок, какие документы нужно представить и как обжаловать результаты проверки.
Ответственность за ведение кассовых операций с нарушениями
За несоблюдение порядка ведения кассовых операций организацию или предпринимателя могут оштрафовать. Ответственность предусмотрена частью 1 статьи 15.1 КоАП. Сумма штрафа составит:
- 4000–5000 руб. — для виновного должностного лица, например, руководителя организации, предпринимателя (ст. 2.4 КоАП);
- 40 000–50 000 руб. — для организации.
При выявлении на проверке нескольких нарушений, ответственность за которые предусмотрена одной статьей КоАП, оштрафуют как за одно нарушение. Если выявят несколько нарушений, санкции за которые предусмотрены разными статьями КоАП, выберут более строгое наказание.
Организацию не оштрафуют, если:
- за это же нарушение привлекли к ответственности должностное лицо;
- и организация приняла все меры к соблюдению норм и правил, за которые оштрафовали должностное лицо.
Малые компании и микропредприятия оштрафуют как ИП (ч. 1 ст. 4.1.2 КоАП).
Если штраф для ИП не предусмотрен, величина санкции составит от половины минимального до половины максимального штрафа для организаций. Если статьей КоАП предусмотрен фиксированный размер штрафа, величина штрафа составит половину от этой суммы. При этом сумма не может быть меньше минимального штрафа для должностного лица (ч. 2 и 3 ст. 4.1.2 КоАП).
Организациям и должностным лицам штраф заменят на предупреждение, если:
- нарушение совершили впервые;
- нет материального ущерба;
- нет угрозы возникновения природных или техногенных чрезвычайных ситуаций.
Что касается нецелевого использования наличной выручки, оно в части 1 статьи 15.1 КоАП прямо не поименовано, но налоговые инспекторы будут ссылаться именно на эту норму. Ведь, по мнению судей, нецелевое использование выручки — это нарушение порядка хранения наличных. Именно такая позиция выражена в определении ВАС от 13.10.2011 № ВАС-11521/11 (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.06.2011 № 09АП-10389/2011-АК).
Аналогичная позиция выражена и в решениях Московского городского суда от 24.12.2013 № 7-4421/13, от 14.08.2013 № 7-1920/2013 и постановлениях Девятого арбитражного апелляционного суда от 21.04.2014 № 09АП-10838/2014, от 12.02.2014 № 09АП-45929/2013, от 10.02.2014 № 09АП-47028/2013, от 27.12.2013 № 09АП-41600/2013, от 08.10.2013 № 09АП-32617/2013-АК. Кроме того, санкции зачастую могут быть предусмотрены и в договоре на расчетно-кассовое обслуживание с банком. Поэтому деньги тратьте только на согласованные, целевые нужды.
Кроме того, инспекторы вправе оштрафовать, приостановить деятельность организации или предпринимателя и дисквалифицировать руководителя за расчеты без ККТ, нарушение порядка расчетов, а также если не выдали кассовый чек или не ответили на запрос ФНС.
Штраф за нарушения при работе с ККТ
Нарушение |
Штраф или наказание |
Основание |
Расчеты без ККТ |
||
Произвели расчет без ККТ (первичное нарушение) |
Для организации: штраф от 75 до 100 процентов суммы расчета без ККТ, минимум 30 тыс. руб. Для должностного лица и предпринимателя: штраф от 25 до 50 процентов суммы расчета без ККТ, минимум 10 тыс. руб. |
ч. 2 ст. 14.5 КоАП |
Произвели расчет без ККТ (повторное нарушение при общей сумме расчетов без ККТ 1 млн руб. и более) |
Для организации: приостановление деятельности до 90 суток. Для должностного лица: Для предпринимателя: |
ч. 3 ст. 14.5 КоАП |
Нарушили требования к ККТ и порядку расчетов |
||
Онлайн-ККТ не соответствует требованиям Онлайн-ККТ неправильно зарегистрировали или перерегистрировали |
Для организации: Для должностного лица и предпринимателя: |
ч. 4 ст. 14.5 КоАП |
Нарушили порядок применения ККТ (например, в чеке нет обязательных реквизитов или обязательные реквизиты указаны с ошибками) |
Для организации: Для должностного лица и предпринимателя: |
ч. 4 ст. 14.5 КоАП |
ККТ применили, но не выдали чек (БСО) |
||
Не выдали кассовый чек или БСО покупателю по его требованию: |
Для организации: Для должностного лица и предпринимателя: |
ч. 6 ст. 14.5 КоАП |
Пассажиру не выдали кассовый чек или БСО |
Для организации: Для должностного лица и предпринимателя: Для водителя: штраф 1 тыс. руб. |
ч. 2 ст. 11.14.1 КоАП |
Не ответили на запрос ИФНС |
||
По запросу инспекции через «кабинет ККТ» документы направили позже срока или вовсе не представили |
Для организации: Для должностного лица и предпринимателя: |
ч. 5 ст. 14.5 КоАП |
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту- Статьи по теме:
- С 1 апреля меняется порядок налогообложения НДС машин, купленных у физических лиц
- Какие изменения учитывать при использовании в работе ККТ
- Заявление на регистрацию ККТ в 2024 году: скачать бланк, образец заполнения
- Как правильно вести и подшивать кассовую книгу в 2024 году
- Что делать, если получили из ИФНС предостережение о недопустимости нарушения обязательных требований