Как защитить электронные расчетные листки
В законе нет запрета на электронные листки. Достаточно закрепить условие о них в положении об оплате труда, правилах трудового распорядка или другом внутреннем кадровом документе. Это подтверждают и чиновники, и судьи (письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, апелляционное определение Московского городского суда от 12.05.2017 № 33-17642/17). Но зарплата работника — это персональные данные. За их разглашение без согласия сотрудника Роскомнадзор вправе оштрафовать компанию на 50 000 руб. (ч. 6 ст. 13.11 КоАП). Поэтому позаботьтесь, чтобы в электронный листок не смогли заглянуть посторонние.
Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен |
Простой способ защитить электронные листки — использовать функцию встроенного архивирования в Программе «БухСофт». Смотрите, как без риска разослать работникам листки за сентябрь.
Зайдите в модуль «Зарплата» > «Рассылка по электронной почте». Нажмите кнопку «Добавить рассылку». В открывшемся окне выберите «Рассылка расчетных листков сотрудникам», автора письма, получателей и за какой период будут расчетные листки. Затем ставите галочку в ячейке «Защитить данные» и выбираете пароль. Здесь два варианта: номер паспорта или номер расчетного счета.
Нажимаете «Отправить рассылку», и Программа «БухСофт» рассылает письма сотрудникам на почту. Листок приходит в виде архивного файла. Чтобы его разархивировать, подойдет любая программа-архиватор. Допустим, WinRar. Но потребуется пароль.
Удобнее, чтобы работники пользовались одним видом паролей. Например, вводили номер паспорта. Тогда можно обойтись одной рассылкой. Договоритесь об этом с работниками. Также решите, на какую почту будете отправлять листки — личную или рабочую. Выбранный вариант закрепите в локальном акте.