ГСМ, приобретенный сотрудником за наличный расчет, приходуется на счет 10 «Материалы». Стоимость израсходованного бензина можно учесть при расчете налога на прибыль. Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено. Для этого используйте путевые листы. При этом следует иметь в виду, что для списания стоимости ГСМ также необходим договор аренды автомобиля сотрудника. Амортизацию на личный автомобиль сотрудника не начисляется. При расчете налога на прибыль компенсацию расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона сотрудника включите в состав прочих расходов. Расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (детализированными счетами операторов мобильной связи; должностными инструкциям и тд). Арендная плата также уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Порядок отражения данных операций в бухгалтерском учете приведен в рекомендациях ниже.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как выплатить и отразить в бухучете компенсацию за использование личного автомобиля сотрудника
Использовать личный автомобиль сотрудника можно *не только на основании договора аренды транспортного средства, но и выплачивая специальную компенсацию*. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете приобретение ГСМ за наличные
Отражать операции с ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете нужно в зависимости от того, каким образом это топливо приобрели. На автозаправочных станциях (АЗС) приобрести бензин можно*:
- по талонам;
- по топливным картам;
- за наличный расчет*.
Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники организации (водители). Чтобы сотрудник мог приобрести бензин за наличный расчет, он должен располагать необходимой суммой денег. Эту сумму организация выдает ему под отчет по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Бухучет: приобретение ГСМ
В бухучете выдачу наличных денег отразите проводкой:*
Дебет 71 Кредит 50
– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ.
В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет либо по унифицированной форме АО-1, либо по той, что организация разработала самостоятельно. К авансовому отчету должны быть приложены кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п.* Подробнее о документальном оформлении имущества, приобретенного через подотчетных лиц, см. Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо.
Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:*
Дебет 10-3 Кредит 71
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).
Путевой лист
Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы*.
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Рекомендация: Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные. Организация применяет общую систему налогообложения
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль расходы на бензин учитывайте в зависимости от того, в какой деятельности используете транспорт. Если машины эксплуатируют для оказания автотранспортных услуг, то стоимость ГСМ отнесите к материальным расходам (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).
Когда же транспортное средство используют просто для нужд организации (например, для перевозки сотрудников), то расходы включите в состав прочих, связанных с производством и реализацией* (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Это подтверждает Минфин России в письмах от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71, от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61.
Для расчета налога на прибыль топливо принимайте к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254 НК РФ). При этом сумму НДС, выделенную в чеке, исключите из налоговой базы* (п. 1 ст. 170 НК РФ).
Если затраты на приобретение ГСМ отнесли к материальным расходам, то списывайте их с учетом метода оценки материалов, который применяете в организации (п. 8 ст. 254 НК РФ).
Когда же речь идет о прочих расходах, стоимость учтенного бензина списывайте по фактической стоимости приобретения (без НДС)* (подп. 11 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170 НК РФ).
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
4. Рекомендация: Как оплатить и отразить в бухучете аренду личного автомобиля сотрудника
Амортизация
Амортизацию на арендованный автомобиль, который не числится на балансе, не начисляйте* (п. 50 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н).
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
5. Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию стоимости служебных переговоров с личного мобильного телефона сотрудника
Чтобы обеспечить сотрудника мобильной связью, организация может не только сама подключиться к сотовому оператору, но и компенсировать сотрудникам стоимость звонков с их личного мобильного телефона*.
Виды выплат
При использовании в работе собственного мобильного телефона сотрудник вправе получить два вида выплат:*
- компенсацию за использование личного имущества (телефонного аппарата) или доход от сдачи его в аренду организации;
- возмещение стоимости служебных звонков.
Такой порядок установлен статьей 188 Трудового кодекса РФ.
Бухучет
В бухучете начисление компенсации расходов на оплату служебных переговоров отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»* (Инструкция к плану счетов).
В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, при начислении компенсации сделайте запись:*
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73
– начислена компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона.
НДФЛ и страховые взносы
Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона не облагается:*
- НДФЛ (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ);
- взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19);
- взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
ОСНО: налог на прибыль
При расчете налога на прибыль компенсацию расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены* (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу можно уменьшить по мере поступления от сотрудников заявлений и документов, подтверждающих стоимость служебных переговоров (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы спишите только после фактической выплаты компенсации (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Ситуация: какие документы подтверждают производственный характер разговоров сотрудника по мобильному телефону. Организация компенсирует сотрудникам стоимость звонков с их личного мобильного телефона
Перечень документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров, законодательством не определен. Несмотря на это, суды склоняются к тому, что организация обязана доказать связь расходов на оплату услуг связи со своей производственной деятельностью* (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08, Западно-Сибирского округа от 4 мая 2005 г. № Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от 27 мая 2005 г. № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1).
Контролирующие ведомства рекомендуют подтверждать производственный характер телефонных разговоров:*
- приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны;
- письменными соглашениями об использовании сотрудниками в работе личных телефонов;
- детализированными счетами операторов мобильной связи;
- должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
- заявлениями сотрудников о возмещении расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов;
- копиями документов, подтверждающих, что используемый номер телефона принадлежит сотруднику.
Это следует из писем Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15, Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
6. Рекомендация: Как арендатору отразить в бухучете арендные платежи
Одним из существенных условий договора аренды является размер арендных платежей (арендная плата) (ст. 606 ГК РФ).* Более подробно о порядке, условиях и сроках внесения арендной платы см. Как заключить договор аренды.
Арендная плата
В бухучете расходы в виде арендной платы признавайте ежемесячно* (п. 18 ПБУ 10/99).
В зависимости от целей использования арендованного имущества отражайте:*
- либо расходы по обычным видам деятельности, если арендованное имущество используется в предпринимательской деятельности (например, аренда производственного оборудования) (п. 5 ПБУ 10/99);
- либо прочие расходы, если арендованное имущество используется в непроизводственных целях (например, аренда дома отдыха для сотрудников) (п. 11 ПБУ 10/99).
В учете делайте проводки:*
Дебет 20 (23, 25, 26, 29) Кредит 60 (76)
– отражена арендная плата по имуществу, которое используется в основной деятельности производственной организации;
Дебет 44 Кредит 60 (76)
– отражена арендная плата по имуществу, которое используется в основной деятельности торговой организации;
Дебет 91-2 Кредит 60 (76)
– отражена арендная плата по имуществу, которое используется в непроизводственных целях.
Такой порядок учета основан на положениях Инструкции к плану счетов.
Олег Хороший, государственный советник налоговой службы РФ III ранга
7. Рекомендация: Как арендатору отразить при налогообложении арендные платежи. Организация применяет общую систему налогообложения
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль затраты на аренду имущества, используемого в предпринимательской деятельности, относятся к прочим расходам, связанным с производством или реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Для учета в налоговой базе такие расходы должны быть:*
- документально подтверждены (например, актом об оказании услуг, если такой документ составляется);
- экономически обоснованы и направлены на получение дохода.
Это следует из пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.
Затраты на аренду имущества обслуживающих производств и хозяйств учитывайте обособленно (ст. 275.1 НК РФ). Затраты на аренду объектов непроизводственного назначения при расчете налога на прибыль не учитывайте. Связано это с тем, что все расходы, уменьшающие налоговую базу, должны быть экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 НК РФ). То есть связаны с производственной деятельностью организации.
Дата признания расходов
Если организация использует метод начисления, то датой признания расходов по арендной плате является:*
- либо дата осуществления расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров;
- либо дата предъявления организации документов, служащих основанием для расчетов;
- либо последний день отчетного или налогового периода.
Эти варианты предусмотрены в подпункте 3 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ.
Так как признание арендной платы при методе начисления не зависит от факта оплаты, перечисленный арендодателю аванс включать в состав налоговых расходов не нужно (п. 1 ст. 272 НК РФ). В расходы включите ту часть аванса, которая относится к уже оказанной услуге.
Если организация применяет кассовый метод, то расходы по полученному в аренду имуществу нужно отразить в том отчетном периоде, в котором фактически перечислена оплата за полученные услуги (п. 3 ст. 273 НК РФ). Если в счет арендной платы выдан аванс, то его сумму не относите на уменьшение налогооблагаемой прибыли (п. 3 ст. 273 НК РФ, письмо УМНС России по г. Москве от 15 декабря 2003 г. № 23-10/4/69784).
НДС
В общем случае услуги по сдаче имущества в аренду облагаются НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Соответственно, входной НДС, предъявленный арендодателем, можно принять к вычету при наличии счета-фактуры и соответствующих первичных документов (кроме того, должны быть соблюдены иные условия, необходимые для применения вычета)* (подп. 1 п. 2 ст. 171 и п. 1 ст. 172 НК РФ).
Олег Хороший, государственный советник налоговой службы РФ III ранга
02.07.2014 г.
С уважением,
Евгения Комова, старший эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».