Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно, эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, для целей внутреннего контроля имеет смысл оформить командировочное удостоверение. Законодательство этого не запрещает.
Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:
- оплату проезда;
- расходы на наем жилья;
- суточные;
- другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.
Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.
Командировочные включаются в состав расходов при расчете налога на прибыль.
Обоснование
1. Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителья директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку
Нужно отправить сотрудника в командировку? Оформите необходимые документы. Только так вы сможете учесть расходы и обосновать их. Сделайте это независимо от того, куда едет сотрудник – в командировку по России или за границу. Порядок одинаков. Сделать все правильно вам поможет эта рекомендация.
Документы для командировки
Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.
Коммерческая организация может по собственному выбору:
- составить приказ по унифицированной форме;
- применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Но в унифицированной форме нет специальной графы, где можно было бы описать цель поездки. Поэтому если служебное задание отдельно не оформляете, то лучше составить приказ по своей форме.
Главбух советует: для целей внутреннего контроля имеет смысл оформить служебное задание и командировочное удостоверение
Хотя составлять эти документы больше не требуется, их наличие поможет контролировать выполнение сотрудниками служебного задания, а также упростит расчет выплат по итогам командировки. Воспользоваться можно как унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, так и самостоятельно разработанными бланками. При этом можно руководствоваться ранее действовавшими правилами. Кроме того, такие документы будут не лишними и при возникновении споров с проверяющими.
2. Из рекомендации
Андрея Кизимова, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Как учесть при налогообложении суточные. Организация применяет общую систему налогообложения
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль суточные не нормируются (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41). Включайте их в состав расходов в размере, предусмотренном коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. (ст. 168 ТК РФ). Размер можно установить как фиксированный, так и по фактическим расходам.