После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость билета организация вправе списать на расходы (Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 71).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику
Командировочные расходы
Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по служебному заданию. С учетом особенностей служебного задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите проводкой:
Дебет 08 (10) Кредит 71
– если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;
Дебет 20 (25, 26) Кредит 71
– если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;
Дебет 44 Кредит 71
– если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Дебет 28 Кредит 71
– если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;
Дебет 91-2 Кредит 71
– если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).
При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т. д.) в бухучете сделайте проводку:
Дебет 76 (60) Кредит 51
– оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т. д. для сотрудника, направленного в командировку.
После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку спишите так:
Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 76 (60)
– списаны расходы на командировку.
Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):
Дебет 50-3 Кредит 76 (60)
– приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;
Дебет 71 Кредит 50-3
– выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.
После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета спишите на расходы:
Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 71
– списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.*
Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях пунктов 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).
Пример отражения в бухучете командировочных расходов
В период с 17 по 19 января начальник цеха ОАО «Производственная фирма "Мастер"» В.К. Волков был в служебной командировке в г. Челябинске. Цель командировки – изучение технологии производства облицовочных материалов.
20 января руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный Волковым.
К авансовому отчету приложены:
- счет гостиницы на сумму 6490 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);
- два железнодорожных билета стоимостью 5664 руб. (в билетах сумма НДС 864 руб. выделена отдельной строкой).
За время нахождения в командировке Волкову положены суточные в размере 300 руб.
Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:
Дебет 25 Кредит 71
– 300 руб. – отражены суточные;
Дебет 25 Кредит 71
– 5500 руб. (6490 руб. – (6490 руб. ? 18/118)) – включена в расходы стоимость проживания Волкова в гостинице;
Дебет 19 Кредит 71
– 990 руб. – выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;
Дебет 91-2 Кредит 19
– 990 руб. – списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;
Дебет 25 Кредит 71
– 4800 руб. (5664 руб. – 864 руб.) – отнесена на расходы стоимость проезда;
Дебет 19 Кредит 71
– 864 руб. – выделен НДС со стоимости проезда;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 864 руб. – принят к вычету НДС по командировочным расходам.
Приобретение электронного билета
Ситуация: как отразить в бухучете приобретение электронного билета на проезд сотрудника в командировку поездом. Организация не получает контрольный купон билета, оформленный на бланке строгой отчетности
Приобретение электронного билета отразите как обычную оплату услуг сторонней организации.
Электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира, в котором информация о железнодорожной перевозке представлена в электронно-цифровой форме и содержится в автоматизированной системе управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте. Такое определение содержится в приказе Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).
Покупку электронного железнодорожного билета отразите в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации:
Дебет 76 (60) Кредит 51
– оплачен электронный железнодорожный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).
После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку, спишите стоимость электронного билета на затраты (п. 5, 7 ПБУ 10/99).
В учете отразите это так:
Дебет 26 (20, 25, 44...) Кредит 76 (60)
– отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.*
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Статья: Какие расходы примет инспектор, если командировка пошла не по плану (Данная статья доступна в vip -версии)
Из-за отмены рейса или переноса переговоров сотрудники могут задержаться в командировке, по разным причинам компания может вообще отменить деловую поездку или перенести ее дату. Финансовой службе понадобится оформить документы, которые обоснуют затраты на новые билеты, дополнительные дни проживания в гостинице или пропавшие визы. Но в Налоговом кодексе ничего не сказано о возможности учета затрат при форс-мажоре.
По общему правилу если командировка отменена или перенесена по объективным причинам, но изначально была связана с производственной деятельностью, то в принципе учесть можно любые дополнительные траты* (п. 1 ст. 252 НК РФ). Однако пакет подтверждающих документов и возможность списания конкретных расходов зачастую зависят от обстоятельств и позиции Минфина.* Наиболее распространенные ситуации, а также разъяснения чиновников мы привели в таблице.
Как подтвердить дополнительные командировочные расходы
Ситуация |
Какие расходы получится списать |
Какими документами подтвердить расходы |
Командировку пришлось отложить или отменить, например, из-за погодных условий, переноса даты встречи, производственной необходимости или срыва переговоров. Билет вернули, но перевозчик удержал сбор |
Удерживаемый при возврате купленных билетов сбор можно списать в расходы (письмо Минфина России от 25.09.09 № 03-03-06/1/616). При методе начисления эту сумму признают на дату возврата билета (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ) |
Необходим приказ руководителя об отмене командировки или ее переносе на более поздний срок. В нем лучше привести причину, по которой поездка не состоялась. Также можно составить служебную записку о необходимости переноса даты командировки. Расходы на возврат билета подтвердит квитанция перевозчика |
Работник собирался в загранкомандировку, и ему была оформлена виза. Однако поездка сорвалась, например, из-за отмены рейса и пропуска мероприятия, ее нецелесообразности, отмены переговоров, болезни или увольнения сотрудника |
Расходы на оформление сотруднику визы в случае отмены поездки чиновники в затратах не признают (письмо Минфина России от 06.05.06 № 03-03-04/2/134). Мы считаем, что, если компания сможет документально подтвердить, что запланированная поездка носила деловой характер и ее срыв обусловлен объективными причинами, затраты на получение визы можно учесть (подп. 49 п. 1 ст. 264, подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ) |
Потребуется приказ руководителя об отмене командировки с пояснением причины, по которой поездка не состоялась. К нему лучше приложить копии документов, подтверждающих деловой характер поездки. Например, переписку с контрагентом, план мероприятий в командировке. Также можно приложить справку авиакомпании о том, что рейс был отменен, или справку об отмене поезда и т. д. Не исключено, что расходы придется отстаивать в суде, но судебная практика по этому вопросу пока не сложилась. Поэтому лучше подготовить максимальный комплект документов |
Командировку пришлось прервать, например, по семейным обстоятельствам сотрудника или из-за производственной необходимости. Поменять билет сотрудник не смог, поэтому купил новый |
Если возврат билета невозможен, списать его стоимость на затраты, по мнению чиновников, можно как прочие обоснованные расходы (письмо Минфина России от 14.04.06 № 03-03-04/1/338). Соответственно стоимость нового билета можно учесть как обычно |
Подтвердить то, что командировка была прервана по объективным причинам, может приказ руководителя о сокращении сроков командировки, служебная записка руководителя сотрудника о необходимости его отзыва из командировки или личное заявление работника. Невозможность возврата билета лучше подтвердить письмом перевозчика |
Командировку потребовалось продлить, например, из-за задержки рейса или производственной необходимости. Сотрудник поменял билет на другую дату или продлил срок пребывания в гостинице |
Расходы на гостиницу, суточные и обратный билет можно учесть только при условии, что сотрудник задержался в месте командировки с разрешения руководителя (письма Минфина России от 01.04.09 № 03-04-06-01/74, от 26.03.09 № 03-03-06/1/191). Иначе расходы придется отстаивать в суде (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 19.06.07 № Ф09-3838/07-С2)* |
Необходим приказ руководителя о продлении командировки. Вынужденное продление командировки из-за проблем с транспортным сообщением может подтвердить и справка из аэропорта о причинах задержки вылета самолета из-за плохих метеорологических условий. Но чтобы без проблем признать расходы на проезд, суточные и проживание, проще задним числом переоформить документы на командировку исходя из ее реальной продолжительности |
ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 17, АПРЕЛЬ 2010
Ольга Сергеева,
эксперт «УНП»
26.06.2014 г.
С уважением,
Ирина Киселева, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».