1. Да, можно.2. Для получения командировочных сотруднику необходимо написать заявление. При этом порядок получения командировочных на личную карту сотрудника должен быть предусмотрен учетной политикой организации. 3. В случае перерасхода организация должна будет компенсировать сотруднику сумму перерасхода. При этом она может компенсировать сумму в рублях на дату возмещения. 4. Сотрудник имеет право погасить задолженность по ранее полученным подотчетным суммам в части остатка также в безналичном порядке, в том числе и посредством списания средств со своей банковской карты на счет организации. Также неизрасходованную сумму можно удержать из заработной платы только с согласия сотрудника, либо по инициативе организации только в том случае, если сотрудник вовремя не вернет неизрасходованную сумму.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1.Статья: Командировка за границу. Выдаем суточные в валюте
Командировочные в безналичной форме
Вместо выдачи наличных денег или дорожных чеков руководство турфирмы также может:
– выдать командированному работнику корпоративную расчетную карту;
– перечислить необходимую сумму для покрытия командировочных расходов в валюте на его личную карту.*
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ТУРИСТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ», № 1, I КВАРТАЛ 2008
2.Рекомендация: Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Получение наличных
Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).*
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
Станислав Бычков
начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России
3.Ситуация: Можно ли компенсировать в рублях перерасход по авансовому отчету в валюте
Да, можно.
На сегодняшний день не установлено ограничений по валюте, в которой будет возмещен перерасход по авансовому отчету. Поэтому организация может погасить задолженность в рублях по курсу валюты на дату выплаты. Ранее такое правило устанавливал пункт 4.1 Положения ЦБ РФ от 25 июня 1997 г. № 62. На сегодняшний день это положение отменено, но другого порядка установлено не было*.
Пример отражения в бухучете возмещения сотруднику перерасхода по авансовому отчету в иностранной валюте
ЗАО «Альфа» направляет своего сотрудника за границу для заключения контракта на продажу товаров. На командировочные расходы сотруднику 5 марта было выдано 1000 долл. США. Валюта для выдачи командировочных была получена 3 марта в обслуживающем банке. 20 марта сотрудник вернулся из командировки и представил авансовый отчет на сумму 1200 долл. США, из которых 200 долл. США – этоперерасход. В тот же день авансовый отчет был утвержден. Перерасход был возмещен в рублях 24 марта.*
Условный курс доллара США составил:
- 3 марта – 34,00 руб./USD;
- 5 марта – 34,50 руб./USD;
- 20 марта – 33,50 руб./USD;
- 24 марта – 33,70 руб./USD*.
Бухгалтер сделал следующие проводки.
3 марта:
Дебет 50 субсчет «Касса в долларах США» Кредит 52
– 34 000 руб. (1000 USD ? 34,00 руб.) – получена из банка валюта в кассу.
5 марта:
Дебет 50 субсчет «Касса в долларах США» Кредит 91-1
– 500 руб. (1000 USD ? (34,50 руб./USD – 34,00 руб./USD)) – начислена положительная курсовая разница;
Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в долларах США»
– 34 500 руб. (1000 USD ? 34,50 руб./USD) – выдана валюта из кассы.
20 марта:
Дебет 44 Кредит 71
– 41 200 руб. (1000 USD ? 34,50 руб./USD + 200 USD ? 33,50 руб./USD) – отражены командировочные расходы (частично по курсу на дату выдачи аванса на командировку, частично по курсу на дату утверждения авансового отчета).
24 марта:
Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Касса в рублях»
– 6740 руб. (200 USD ? 33,70 руб./USD) – выдан в рублях перерасход по авансовому отчету;*
Дебет 71 Кредит 91-1
– 40 руб. (200 USD ? (33,70 руб./USD – 33,50 руб./USD)) – отражена положительная курсовая разница по задолженности перед сотрудником.
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга
4.Рекомендация: Когда можно произвести удержание из зарплаты по инициативе организации
Случаи удержания
По инициативе руководства организации (администрации) из заработка сотрудника можно удержать:
- неотработанный аванс, выданный в счет зарплаты;
- неизрасходованные и своевременно не возвращенные суммы, выданные под отчет, в связи с переводом на работу в другую местность и т. п.;*
- излишне выданную зарплату и другие суммы, излишне выплаченные сотруднику в связи со счетной ошибкой или при доказательстве его вины в простое или невыполнении норм труда;
- суммы возмещения за неотработанные дни отпуска при увольнении сотрудника до окончания года;
- суммы пособий (больничного и пособия по беременности и родам), излишне выплаченные в случае счетной ошибки (например, при подсчете заработка за расчетный период допущена арифметическая ошибка) или неправомерных действий сотрудника (например, сотрудник скрыл сведения, влияющие на размер пособия).
Такие случаи удержаний по инициативе администрации перечислены в статье 137 Трудового кодекса РФ и части 4статьи 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
26.05.2014 г.
С уважением,
Марина Бембеева, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Александром Родионовым,
заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».