Да, нужно предъявлять документы, подтверждающие расходы.
Работникам, которых отправляют в служебные поездки по России, будут возмещать документально подтвержденные расходы. Это касается и расходов на еду, если размер и порядок возмещения прописать в локальном акте или коллективном договоре. Например, можно указать, что сотруднику компенсируют фактические расходы на питание в командировке в пределах 700 рублей в день. Тогда закрепленную сумму можно будет учесть в расходах.
Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления НК РФ не определены. В качестве таких документов могут быть чеки ККТ.
Обоснование
Из статьи журнала «Главбух» № 23, декабрь 2015
Про новый учет командировочных расходов
ГЛАВБУХ: Евгения Александровна, на сайте regulation.gov.ru размещен проект поправок, которые отменяют суточные при командировках по России. Когда компаниям ждать эти изменения?
ЕВГЕНИЯ КАЛАШНИК: Если поправки примут, то изменения вступят в силу уже в 2016 году. Суточные останутся для загранкомандировок. А работникам, которых отправляют в служебные поездки по России, будут возмещать документально подтвержденные расходы.* Например, по проезду или проживанию (ст. 168 ТК РФ, п. 11 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. — Примеч. ред.).
Расходы на еду тоже?
Да, если размер и порядок возмещения прописать в локальном акте или коллективном договоре. Например, можно указать, что сотруднику компенсируют фактические расходы на питание в командировке в пределах 700 рублей в день. Тогда закрепленную сумму можно будет учесть в расходах. А затраты сотрудника сверх этого лимита не возмещают и не списывают.*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Из статьи журнала «Учет.Налоги.Право» № 36, сентябрь 2015
Минфин отменяет суточные для командировок по России
Основная мысль проекта — исключить понятие суточных для командировок по России. Суточные в фиксированной сумме оставят только для зарубежных выездов. При внутренних командировках помимо расходов на проезд и жилье компании будут возмещать сотрудникам только «иные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства». То есть не будет фиксированной суммы, которую работодатель выдает без подтверждающих документов. Поэтому, когда изменения вступят в силу, нужно будет с особой тщательностью следить за каждым чеком и квитанцией, которые работник получает при расчетах в командировках.*
Порядок возмещения расходов на командировки не изменится. Компания по-прежнемубудет выдавать деньги авансом. При этом можно будет ориентироваться на ранее установленные в организации размеры суточных, а если их не было — на лимит для НДФЛ 700 рублей в сутки (п. 3 ст. 217 НК РФ).
В налоговом департаменте Минфина считают, что поправки увеличат число споров о командировочных расходах. Инспекторы будут решать на свое усмотрение, что является излишеством, а что нет. Вряд ли налоговики станут предъявлять претензии к размеру расходов на питание (если, конечно, работник не устроил банкет), но все затраты должны быть оправданными.* Например, посещение художественной выставки для монтажника в командировке явно не является необходимым, такие расходы налоговики не примут. К тому же станет больше споров из-за дефектов в первичке, ведь подтверждать надо будет даже самую мелкую трату. Но есть и небольшой плюс: компании больше не будут списывать суточные по собственным лимитам, а значит, налоговики не смогут объявить их завышенными.*
Из рекомендации
Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными
Перечень документов
Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет.* При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.
В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:*
- первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
- другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, командировочные удостоверения, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы, ваучеры), и т. д.
Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П, определение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).
Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.* Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы. Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь:
- авансовые отчеты;
- товарные чеки;
- квитанции к приходному кассовому ордеру.
Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.