Перед направлением сотрудника в командировку ему необходимо выплатить суточные. Далее по возвращении сотрудника из командировки организация обязана ему возместить:
расходы на проезд;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.
Расходы, понесенные сотрудником в командировке, необходимо оплатить по факту его возвращения из командировки на основании представленного сотрудником авансового отчета с прилагаемыми к нему подтверждающими расходными документами.
Кроме того, за время нахождения сотрудника в командировке за ним сохраняют средний заработок. Выплатить средний заработок нужно вместе с зарплатой за месяц.
Обоснование
1. Из рекомендации Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Как оплатить пребывание сотрудника в командировке
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Возмещение расходов
Какие расходы обязана возместить организация сотруднику, направленному в командировку
Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:
расходы на проезд;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства (суточные);
другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.
Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.
Коммерческие организации определяют размеры возмещения расходов для сотрудников самостоятельно и закрепляют их в локальных актах. При этом законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем сотрудникам в одинаковом размере. Размер возмещения работодатели определяют исходя из финансовых возможностей организации и вправе предусмотреть в своих локальных актах дифференцированный размер расходов для сотрудников, занимающих различные должности.
Например, можно выделить три категории сотрудников и предусмотреть для каждой из них разные размеры возмещения:
руководитель организации и его заместители;
руководители структурных подразделений;
остальные сотрудники.
Аналогичные разъяснения содержат письма Роструда от 4 марта 2013 г. № 164-6-1 и Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291.
Средний заработок
Как оплатить работу сотрудника за время командировки
Помимо возмещения командировочных расходов, за время поездки за сотрудником сохраняют средний заработок (ст. 167 ТК РФ).
Средний заработок за время нахождения сотрудника в командировке (а также за дни нахождения в пути, в т. ч. за время вынужденной задержки) нужно сохранить за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации (п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Выплатить средний заработок нужно вместе с зарплатой за месяц (абз. 4 п. 9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922).
2. Из рекомендации Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки
Документальное оформление
Какие документы необходимо оформить по возвращении сотрудника из командировки
По возвращении из командировки сотрудник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет для бухгалтерии. К авансовому отчету сотрудник прилагает документы, которые подтверждают его расходы и производственный характер командировки. Об этом сказано в пункте 26Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Документы для бухгалтерии
Какие документы сотрудник должен передать в бухгалтерию после возвращения из командировки
Вместе с авансовым отчетом сотрудник должен передать в бухгалтерию все документы, которые подтверждают его расходы и производственный характер командировки. К ним относятся:
проездные билеты;
счета за проживание;
чеки ККТ;
товарные чеки;
квитанции электронных терминалов (слипы);
ксерокопии загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при загранкомандировках) и т. д.
Срок предоставления документов
В какой срок сотрудник должен предоставить документы в бухгалтерию по возвращении из командировки
Оформить и представить в бухгалтерию документы по командировке сотрудник обязан в течение трех рабочих дней после возвращения. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. Если сотрудник вернулся из командировки в выходной день или праздник, трехдневный срок нужно отсчитать со дня его выхода на работу. Это следует из положений пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
3. Из рекомендации Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
В какой срок нужно выплатить суточные сотруднику перед командировкой
Трудовым законодательством данный вопрос не урегулирован. Организация может установить этот срок самостоятельно, закрепив в локальных документах.
При направлении в командировку сотруднику выдают денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, – суточных(п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При этом в законодательстве не установлен конкретный срок для выплаты этой суммы. А значит, конкретный срок выплаты суточных сотрудникам перед командировкой организация вправе установить самостоятельно в коллективном договоре или локальном акте, например, в Положении о командировках (ст. 168 ТК РФ). В частности, можно прописать, что суточные выплачивают за один день до начала командировки или за три дня до поездки по аналогии с правилами выплаты отпускных (ч. 9 ст. 136 ТК РФ).