При заполнении РКО нужно указать ФИО сотрудника подразделения, которому выдаются деньги. Например, это может быть старший кассир, который затем выдает деньги остальным кассирам. В строке основание можно указать «Разменный фонд».
Если разменные монеты и купюры передаются из главной кассы организации в кассы обособленных подразделений, то при передаче денег необходимо:
- оформить расходный кассовый ордер;
- сделать запись в кассовой книге.
При поступлении разменных денег в кассу обособленного подразделения организации составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (п. 5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Выдачу разменных денег из кассы обособленного подразделения кассирам-операционистам того же подразделения оформите в общем порядке.
Обоснование
Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга
Какие документы нужно оформить при эксплуатации кассового аппарата
Применение ККТ связано с оформлением различных первичных документов.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Начало рабочей смены
Перед началом работы кассиру-операционисту из главной кассы организации выдаются разменная монета и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями (п. 3.8, 3.8.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104).
Обязанность обеспечить кассира разменными деньгами возложена на директора или его заместителей, администраторов (п. 3.8.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104). Порядок оборота разменных наличных денег (разменного фонда) утвердите приказом руководителя. Это следует из пункта 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.*
Выдачу разменных денег из главной кассы отражайте в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (п. 4, 4.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). В подтверждение получения разменных монет и купюр кассир-операционист расписывается в графе 4 книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
Кроме того, в графе 6 журнала кассира-операциониста отражаются показания суммирующего счетчика на начало рабочего дня (смены). Эта величина должна быть заверена кассиром-операционистом и старшим кассиром (руководителем организации, его заместителем, заведующим секцией и т. д.) (письмо УФНС России по г. Москве от 9 июля 2008 г. № 22-12/066519).
Если разменные монеты и купюры передаются из главной кассы организации в кассы обособленных подразделений, то при передаче денег необходимо:*
Такой вывод следует из пунктов 4.1, 6.4 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
При поступлении разменных денег в кассу обособленного подразделения организации составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (п. 5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Выдачу разменных денег из кассы обособленного подразделения кассирам-операционистам того же подразделения оформите в общем порядке.*
Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга
Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы. Составляйте его по форме № КО-2 в одном экземпляре (п. 4.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).* Подробнее о том, когда нужно заполнять этот документ, см. В каких случаях нужно выписывать приходные и расходные ордера.
Если выдаете деньги сотруднику под отчет, то расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления в произвольном виде. Принимайте заявление только если в нем есть:
- запись о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
- запись о сроке, на который выдаются наличные деньги;
- подпись руководителя;
- дата.
Такой порядок установлен пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Как заполнять РКО
Расходный кассовый ордер на бумажном носителе можно оформить от руки или с применением технических средств (п. 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).* При этом каких-либо ограничений по цвету чернил, используемых при заполнении кассовых документов, не установлено.
В строке «Основание» укажите содержание хозяйственной операции. Например, «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от 2 июня 2015 г. № 321».
В строке «Приложение» перечислите прилагаемые первичные и другие документы (счета, заявки на выдачу денег и т. д.). Укажите номер и дату составления документов.
Такой порядок заполнения установлен указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Нумеровать расходные кассовые ордера можно так, как удобно вам. Обычно это простая нумерация в порядке возрастания. Или, например, с использованием буквенного шифра, даты и т. п. При этом нумерация может быть как сквозной, так и несквозной. Дело в том, что ни указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88, ни указанием Банка России от 3 февраля 2015 г. № 3558-У не установлены требования к нумерации.
Исправления в кассовые документы, в том числе в расходный кассовый ордер, вносить нельзя (п. 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Как работать с РКО: порядок действий
Выдавая деньги по расходному кассовому ордеру, руководствуйтесь правилами пунктов 6.1 – 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Этап 1. Кассир проверяет:*
- есть ли в ордере все необходимые подписи и соответствуют ли они имеющимся у кассира образцам;
- соответствуют ли суммы цифрами суммам прописью;
- все ли документы, которые перечислены в ордере, есть в наличии;
- совпадают ли Ф. И. О. в ордере с данными паспорта или другого документа, который предъявляет получатель денег.*
Этап 2. Кассир подготавливает сумму наличных денег для выдачи и передает расходный ордер получателю для проставления подписи.
Этап 3. Получатель в расходном кассовом ордере ставит подпись.
Этап 4. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег так, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает ему деньги в сумме, указанной в расходном кассовом ордере.
Этап 5. Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полученные им деньги. Если получатель не сделает этого, то он не сможет в дальнейшем предъявить претензии кассиру по сумме полученных наличных денег.
Этап 6. Кассир подписывает расходный ордер.
Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере, или его представителю по доверенности. У получателя нужно проверить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. А у представителя – доверенность и паспорт (или другой документ, удостоверяющий личность). Об этом сказано в пункте 6.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.*
Когда деньги выдаются по доверенности, нужно также проверить:
– соответствуют ли Ф. И. О. получателя, указанные в расходном кассовом ордере, данным из доверенности;
– соответствуют ли Ф. И. О. доверенного лица, указанные в доверенности и расходном кассовом ордере, данным его паспорта или другого документа, удостоверяющего его личность.
Доверенность на получение денег приложите к расходному кассовому ордеру. Если доверенность оформлена на несколько выплат или на получение денег у разных организаций (в т. ч. организаций госсектора) или предпринимателей, то к расходному кассовому ордеру приложите ее копию. Копию доверенности заверяйте в установленном руководителем (предпринимателем) порядке. Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру.