Из буквального толкования норм действующего законодательства следует, что допускается использование факсимиле на акте сверки, поскольку названный документ не относится к числу первичных документов. Однако, акт сверки с контрагентом может подтверждать наличие задолженности одной из сторон или наличие взаимных долгов.
В этом случае, во избежание негативных последствий более правильно подписать документ собственноручной подписью. В течении какого времени контрагент предоставит организации исправленный документ, определяется по соглашению сторон.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух».
1. Статья: Требования к первичным документам
1.12.5 Факсимильные подписи.
Подпись ответственного сотрудника – это обязательный реквизит первичного документа. Но о том, что эта подпись может быть факсимильной, в Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ не сказано. Так что безопаснее учитывать позицию налоговиков, которые уже давно считают, что на первичных документах не должно быть факсимиле. Пример тому – письмо ФНС России от 23 сентября 2008 г. № 3-1-11/469?@?. С тех пор позиция чиновников на этот счет не изменилась.*
ГОДОВОЙ ОТЧЕТ – 2013
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
2.Статья: Акт сверки, которым можно быстро заменить недостающую «первичку»
Когда понадобится сверка с контрагентом
При подготовке квартальной отчетности бухгалтерия, как правило, проверяет, имеется ли вся необходимая «первичка» по основным сделкам компании. Если выяснится, что каких-то документов не хватает, можно провести сверку с контрагентом и составить соответствующий акт.
Акт сверки с контрагентом поможет также в других распространенных ситуациях.*
1. Контрагенты, оказывающие друг другу услуги или поставляющие товар, собираются провести взаимозачет. Либо компания переуступает право требования долга третьему лицу. В этих ситуациях подписанные акты позволят достоверно определить размер требований.
2. У компании есть дебиторская задолженность, которую она планирует истребовать, а срок исковой давности истекает. Подписывая акт сверки, должник письменно признает наличие задолженности. И с этого момента срок исковой давности, согласно статье 203 Гражданского кодекса РФ, начинается заново.
3. Организация добивается возврата долга через суд. Между тем документы, подтверждающие задолженность, потеряны или оформлены неправильно. Подписанный акт сверки докажет размер долга.
4. Компания имеет задолженность, которая подтверждена актом сверкитрехлетней давности. В этом случае акт доказывает безнадежность долга. Соответственно, сумму задолженности, подтвержденную таким актом, можно включить во внереализационные расходы на основании подпункта 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ.
Хотя акт сверки не является первичным документом бухгалтерского учета, лучше соблюсти требования Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и указать все реквизиты, обязательные для первичных документов в соответствии с пунктом 2 статьи 9. В этом случае к акту не предъявят претензии ни налоговики, ни контрагенты*.
ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 19, ОКТЯБРЬ 2009
3. Постановление ФАС Дальневосточного округа от 08.02.2011 № Ф03-9654/2010 по делу № А73-6571/2010
Возможность использования при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи предусмотрена в пункте 2 статьи 160 ГК РФ*. Вместе с тем использование любых аналогов собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.
Поскольку акт сверки не относится к сделкам и не является первичным учетным документом, отклоняются доводы жалобы о неправомерном применении судом положений статьи 203 ГК РФ и признании акта сверки от 05.10.2009 в качестве доказательства совершения обязанным лицом действия, свидетельствующего о признании имеющегося долга, по мотиву неподписания акта сверки лицом, имевшим право действовать от имени ОАО "А" без доверенности в спорный период* (генеральным директором управляющей организации С.А.Хохловым), и в котором вместо подписи указанного лица имеется факсимильное воспроизведение его подписи с помощью средств механического копирования* (факсимиле) как противоречащие пункту 2 статьи 160 КГ РФ.
08.04.2014 г.
С уважением,
Евгения Комова, старший эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Александром Родионовым,
Заместителем начальника группы Горячей линии по методологии учета "Системы Главбух"