в рассматриваемой ситуации Вам следует отразить расходы на проживание в авансовом отчете сотрудника, на которого выписан чек. При этом необходимо назначить его ответственным за оплату проживания. Такую форму выдачи денежных средств ответственному подотчетном лицу закрепите в соответствующем приказе руководителя.
Что касается расходов по провозу багажа, то при налогообложении прибыли могут быть учтенылюбые экономически обоснованные и документально подтвержденные расходы (ст.252 Налогового кодекса РФ).
Работодатель может компенсировать сотруднику «иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом» (ст.168 Трудового кодекса РФ). Следовательно, экономическая обоснованность компенсации расходов по провозу багажа может подтверждаться в рассматриваемой ситуации требованием локального нормативного акта. При отсутствии такого требования расходы по провозу багажа, скорее всего, будут признаны контролирующими органами необоснованными.
Документальным подтверждением расходов по провозу багажа может являться соответствующая квитанция перевозчика.
1. Ситуация: Как действовать, если в командировку отправлены несколько человек. Аванс выдан одному сотруднику
Авансовый отчет можно оформить на одного человека. А вот командировочное удостоверение и служебное задание должны быть выписаны на каждого сотрудника.*
Объясняется это следующим.
По смыслу формы служебного задания и командировочного удостоверения носят индивидуальный характер. Поэтому их нужно оформить на каждого сотрудника. К тому же типовые формы этих документов (форма № Т-10а и форма № Т-10) могут быть заполнены только на одного человека.
Кроме того, командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем. Оно вручается сотруднику и находится у него в течение всего срока командировки. Такой порядок прописан в пункте 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Следовательно, у каждого работника должно быть одно удостоверение.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Если направляете в командировку несколько сотрудников, но деньги выдаете одному из них, то следует назначить последнего ответственным. Он и будет отчитываться за командировку.
Законодательство не запрещает выдавать денежные средства на командировочные расходы ответственному лицу. Такую форму выдачи закрепите приказом руководителя. В нем следует указать обязанность ответственного сотрудника своевременно оплачивать* проезд, услуги проживания в гостинице.*
Действующий порядок ведения кассовых операций не содержит запрета передавать подотчетные суммы другим командированным. Так как суточные имеют адресный характер и выдаются из расчета на каждого человека, ответственный сотрудник может их раздать по ведомости на раздачу суточных. Составьте ее в произвольной форме (за основу можно взять ведомость на выплату зарплаты) и выдайте ответственному сотруднику. Кроме того, с ответственным сотрудником должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.
Такие выводы следуют из пункта 10 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749,пункта 4.1 положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
После командировки ответственный сотрудник должен представить авансовый отчет. К авансовому отчету ответственный сотрудник прикладывает в том числе оригиналы документов, выписанные отелем, в котором должны быть поименованы все командированные, билеты на проезд в командировку, ведомость на выдачу суточных, а также командировочные удостоверения и служебные задания всех командированных (п. 4.4 положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Пример оформления командировки на двух сотрудников
Сотрудники «Альфы» Ю.И. Колесов и А.И. Иванов направлены в командировку в Саратов на 3 дня. Аванс на командировку выдан Иванову в размере 12 600 руб. Он был назначен ответственным за командировку. Он же покупал билеты, стоимость каждого 1200 руб. Услуги по проживанию оплатил Иванов за двоих в сумме 6000 руб. и счет за гостиницу был оформлен на него (в одном счете две фамилии). У Колесова документов на проживание нет.
После командировки Иванов отчитался за двоих. К авансовому отчету помимо командировочных удостоверений и служебных заданий он приложил счет из гостиницы и билеты.
В авансовом отчете отражены следующие статьи расходов:
– расходы на проезд – 2400 руб.;
– расходы на проживание – 6000 руб.;
– суточные – 4200 руб.
Итого 12 600 руб.
Из рекомендации «Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки»
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Рекомендация: Как учесть при налогообложении дополнительные командировочные расходы. Организация применяет общую систему налогообложения
<...>
При направлении сотрудников в загранкомандировки в состав дополнительных расходов могут также включаться:
- расходы на оформление и выдачу загранпаспортов, виз, ваучеров, приглашений и других аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Это следует из положений подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и пункта 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.
Частным случаем дополнительных расходов на командировку могут быть, например, затраты на курьерскую доставку визы и СМС-оповещение о получении визы. Несмотря на то что такие затраты прямо не поименованы в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и пункте 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, их можно учесть при налогообложении прибыли в составе расходов на командировку. При условии что эти дополнительные затраты:
- предусмотрены коллективным договором или локальным нормативным актом организации;
- подтверждены соответствующими первичными документами.
Аналогичный вывод следует из пункта 24 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и письма ФНС России от 25 ноября 2011 г. № ЕД-4-3/19756.
Признавать командировочные расходы при расчете налога на прибыль нужно на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Это касается и дополнительных расходов, в том числе на оформление визы (письмо Минфина России от 18 июля 2013 г. № 03-03-06/1/28117).
О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы по командировке, связанной с приобретением основного средства, см. Как определить первоначальную стоимость основного средства в налоговом учете.
Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть стоимость услуг, связанных с организацией командировок (заказ и доставку билетов, бронирование мест в гостинице и т. п.). Услуги оказывает сторонняя организация по договору
Да, можно.
Перечень командировочных расходов, которые можно учесть при расчете налога на прибыль, приведен в подпункте 12пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Расходы по договорам, заключенным с организациями, которые оказывают услуги по организации командировок, в этом перечне отсутствуют.
Вместе с тем, оплату услуг по бронированию номера можно включить в состав расходов на командировку как дополнительные услуги, оказываемые гостиницами (абз. 3 подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина России от 10 марта 2011 г. № 03-03-06/1/131, от 4 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/148). Подтверждают эту точку зрения некоторые арбитражные суды (см., например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24 марта 2006 г. № А28-10790/2005-233/15).
Что касается других расходов на оплату услуг, связанных с организацией командировок (например, услуг по заказу и доставке билетов), то их также можно включить в расчет налога на прибыль. Тот факт, что они не относятся к командировочным, не означает, что они не уменьшают налогооблагаемую прибыль. Если организация обоснует необходимость заключения таких договоров со специализированными компаниями, стоимость их услуг можно учесть в составе прочих расходов,* связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ). Подтверждает такой вывод Минфин России в письме от 21 декабря 2007 г. № 03-03-06/1/884.
Обосновать использование услуг сторонних организаций можно, например, массовым характером командировок или отсутствием в должностных инструкциях сотрудников соответствующих функций.
<...>
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
31.03.2014г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.