При заключении договора на поставку грузов можно указать, что контрагентом дополнительно предоставляются заверенные копии следующих документов: технических паспортов на транспортные средства, договоров аренды используемых в перевозке транспортных средств и т.д. Также в договоре можно указать данные на водителя, перевозящего груз (паспортные данные, водительское удостоверение). Копии необходимо сличить с подлинниками документов. В товарно-транспортных накладных, транспортных накладных необходимо проверять соответствие данных о транспорте и водителе данным, указанным договоре и предоставленных копиях.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Подробный порядок заключения договоров с контрагентами содержится в материалах «Системы Главбух»
Рекомендация: Какие документы нужно запросить у контрагента, чтобы исключить юридические риски
Перед заключением сделки с новым контрагентом или с контрагентом, с которым организация не имела деловых отношений в течение длительного времени, рекомендуется запросить у него уставные и иные правоустанавливающие документы, подтверждающие саму возможность заключения с ним договора. Если этого не сделать, организация рискует, например, заключить договор аренды с компанией, не являющейся собственником объекта аренды и не обладающей правом сдавать это имущество в аренду. Или заключить договор на техобслуживание медтехники с организацией, не обладающей лицензией на проведение таких работ. Наконец, может оказаться, что договор со стороны контрагента подписан лицом, не имеющим на это полномочий. Это чревато дополнительными расходами и убытками для вашей компании, а возможно, и судебными спорами.
Кроме того, чтобы снизить эти риски в рамках длительных отношений с одним и тем же контрагентом, имеет смысл периодически запрашивать у него актуальные версии перечисленных ниже документов.
Контрагент – юридическое лицо
1. Учредительные документы. В зависимости от вида юридического лица это могут быть устав и (или) учредительный договор.
Необходимо проверить, чтобы учредительные документы были представлены полностью. Не имеет смысла запрашивать выписки из учредительных документов, первые и последние страницы устава и т. п. В этом случае не удастся выяснить всю необходимую информацию.
Учредительные документы нужно запрашивать у контрагента в последней, то есть действующей редакции. Определить, последняя ли версия уставных документов была представлена контрагентом, можно по выписке из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). При возникновении сомнений относительно достоверности представленных документов можно истребовать у контрагента все предыдущие редакции учредительных документов.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
2. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (свидетельство ОГРН), а также все листы записи ЕГРЮЛ и свидетельства о регистрации изменений учредительных документов и о регистрации внесения сведений в ЕГРЮЛ, не связанных с внесением изменений в учредительные документы.
Тут особое внимание нужно обратить на то, чтобы наименование организации, указанное в учредительных документах, совпадало с наименованием организации в свидетельстве ОГРН.
3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (свидетельство ИНН). Наименование организации, указанное в учредительных документах, должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ИНН.
4. Документы, подтверждающие полномочия лица, которое будет подписывать договор.
Если договор будет подписывать генеральный директор (руководитель юридического лица), то контрагент должен представить либо решение о назначении генерального директора, либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица.
При проверке полномочий руководителя юридического лица необходимо обратить внимание на его полномочия, закрепленные в уставе организации. Например, его полномочия по совершению гражданско-правовых сделок могут быть ограничены определенной суммой. В результате сделки, совершенные с нарушением такого ограничения, могут быть признаны недействительными (ст. 174 ГК РФ).
Кроме того, в уставе юридического лица, как правило, указывается срок, на который избирается (назначается) руководитель организации. В связи с этим нужно проверить, чтобы представленные контрагентом решение о назначении генерального директора либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица не были просрочены.
Если договор будет подписывать иное лицо, чем руководитель организации, то помимо документов, названных выше, необходимо запросить еще и копию доверенности данного лица на подписание договора. В доверенности должна содержаться дата ее совершения. Без такой даты доверенность признается недействительной (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Полномочия лица, указанные в доверенности, должны быть достаточными для подписания договора, то есть право подписания договора от имени организации должно быть прямо указано в доверенности либо вытекать из текста доверенности.
5. Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).
Сведения, содержащиеся в реестре, могут постоянно меняться. Поэтому нужно запрашивать выписку, выданную как можно позднее к дате передачи этой выписки контрагентом. Также можно разработать единые правила по проверке документов от контрагента и указать в них, что выписка должна быть представлена контрагентом, например, не позднее 10 дней до даты подписания договора. Если контрагент заявляет, что ему трудно настолько оперативно получить выписку, нужно иметь в виду: чем более ранней датой представлена выписка, тем выше будут риски при заключении договора с этим контрагентом. В любом случае не рекомендуется принимать от контрагентов выписки, выданные позднее одного месяца до предполагаемой даты подписания договора.
Кроме того, информацию о контрагенте можно найти на сайте ФНС России. Ее также можно сравнить с информацией, имеющейся в представленной контрагентом выписке из ЕГРЮЛ.
Информация на сайте ФНС России обновляется еженедельно (п. 4 приказа ФНС России от 16 июня 2006 г. № САЭ-3-09/355@«Об обеспечении публикации и издания сведений о государственной регистрации юридических лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной регистрации»). Поэтому нельзя исключить вариант, при котором сведения, содержащиеся в предоставленной контрагентом выписке, могут расходиться со сведениями, опубликованными на сайте ФНС России. В последнем случае рекомендуется уточнить у контрагента причины такого расхождения и при необходимости попросить контрагента представить из ФНС России новую выписку.
6. Лицензия на осуществление деятельности по договору, если эта деятельность подлежит лицензированию.
Перечень лицензируемых видов деятельности указан в статьях 1 и 12 Федерального закона от 4 мая 2011 г. № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности». Причем в статье 12 этого Закона указан перечень видов деятельности, лицензирование которых осуществляется в соответствии с этим Законом, а в статье 1 – перечислены виды деятельности, лицензирование которых осуществляется в соответствии с иными законами.
К лицензии обычно прилагается перечень конкретных видов деятельности, которые разрешено осуществлять юридическому лицу. Либо этот перечень может быть указан на обратной стороне лицензии. В любом случае имеет смысл настаивать на том, чтобы контрагент представил этот перечень вместе с лицензией до заключения договора.
Если в лицензии указан срок ее действия, то необходимо проверить, не просрочена ли лицензия контрагента.
7. Правоустанавливающие документы в отношении имущества, которое передается по договору в собственность или во временное владение и пользование.
При заключении договора купли-продажи недвижимого имущества нужно удостовериться, что контрагент является собственником этой недвижимости и имеет свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество, выданное территориальным отделением Росреестра.
При заключении договора аренды недвижимого имущества возможны следующие варианты:
- контрагент является собственником этой недвижимости и имеет свидетельство о праве собственности на недвижимое имущество, выданное территориальным отделением Росреестра;
- контрагент является доверительным управляющим недвижимостью на основании договора доверительного управления недвижимым имуществом;
- контрагент является арендатором этого недвижимого имущества и передает имущество в субаренду. В этом случае нужно проверить, имеет ли арендатор право на сдачу имущества в субаренду.
О том, как проверить недвижимое имущество на предмет возможных обременений, см. также Как проверить нового контрагента при помощи внешних источников информации (государственные реестры, интернет-сайты, СМИ).
8. При возникновении сомнений в достоверности подписи руководителя организации-контрагента можно запросить также копию банковской карточки с образцом подписи директора, заверенную нотариально или банком, осуществляющим расчетно-кассовое обслуживание контрагента.
Все документы должны быть представлены в копиях, заверенных нотариально или должностным лицом организации с приложением печати юридического лица. Это требование дисциплинирует контрагента и уменьшает риск представления недействительных, недостоверных или устаревших документов. Рекомендуется фиксировать факт получения документов от контрагента путем составления соответствующих описей или актов в бумажной или электронной (при обмене электронными сообщениями с контрагентом) форме.
Контрагент – индивидуальный предприниматель
До заключения сделки с индивидуальным предпринимателем у него также необходимо истребовать документы, подтверждающие его правовой статус. Однако этот перечень документов имеет некоторые особенности по сравнению с перечнем документов, запрашиваемых у юридического лица.
1. У индивидуального предпринимателя отсутствуют какие-либо учредительные документы – устав или учредительный договор.
2. Индивидуальный предприниматель действует на основании свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя (ОГРИП).
3. У индивидуального предпринимателя нужно запрашивать выписку из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП).
4. Документами, подтверждающими право индивидуального предпринимателя на подписание договора, являются свидетельство ОГРИП и паспорт гражданина РФ.
В остальном действуют те же требования, что и для юридических лиц.
Роман Масаладжиу
старший эксперт ЮСС «Система Юрист»,
кандидат юридических наук
Виталий Дианов
старший юрист Goltsblat BLP,
кандидат юридических наук
С уважением,26.03.2014 г.
Ирина Курдюкова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Натальей Колосовой,
руководителем направления «Система Главбух».