оформление транспортной накладной необходимо во всех случаях, когда перевозка осуществляется силами стороннего перевозчика. Это объясняется тем, что путем оформления транспортной накладной грузоотправитель подтверждает, что договор перевозки груза заключен.
Факт доставки товара именно до покупателя или на другой склад организации заказчика перевозки в целях определения необходимости оформления транспортной накладной не оценивается.
Поэтому безопаснее заручиться транспортной накладной для подтверждения расходов на доставку. При отсутствии этого документа налоговым органом может быть сделан вывод, что факт перевозки не доказан. И, как следствие, расходы на такую перевозку не могут быть учтены при налогообложении прибыли.
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух»
Рекомендация: Когда при транспортировке товаров нужно составить транспортную накладную
При доставке грузов на автомобилях составляют транспортную накладную. Оформляя этот документ, грузоотправитель тем самым подтверждает, что договор перевозки груза заключен. Если, конечно, другие условия не предусмотрены в договоре (п. 2 ст. 785 ГК РФ, ч. 1 ст. 8 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272).
Если же доставку организует собственными силами покупатель, то составлять транспортную накладную не обязательно (письмо Минфина России от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123).
Транспортная накладная состоит из 17 разделов. В ней указывают сведения:
- о грузоотправителе, грузополучателе;
- о перевозчике;
- о грузе;
- о транспортном средстве;
- о стоимости услуг транспортной компании;
- о сопроводительных документах.
Чтобы избежать претензий со стороны налоговых инспекторов, стоит подробно указывать адреса мест погрузки и выгрузки товаров в разделах 6 и 7.
А вот в разделе 8, который посвящен условиям перевозки, допустимы прочерки. Это будет означать, что сроки погрузки, штрафы за просрочку доставки или за простой транспорта и другие условия перевозки нужно определять по общим правилам, установленнымЗаконом от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Транспортную накладную выписывают в трех экземплярах – по одному для перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя. Каждый экземпляр необходимо заверить подписями грузоотправителя и перевозчика или их уполномоченных лиц. В таком же порядке заверяют и все изменения в накладной. Документ составляют на одну или несколько партий грузов, перевозимых на одном транспортном средстве. Об этом сказано в пункте 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272.
Для целей бухгалтерского и налогового учета транспортная накладная является первичным учетным документом, подтверждающим расходы на транспортировку грузов по договору перевозки (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ,письмо Минфина России от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/36).
Из рекомендации «Как документально оформить продажу товаров оптом»
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ ОТ 15.04.2011 № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом»
II. Заключение договора перевозки груза, договора фрахтования транспортного средства для перевозки груза
. Перевозка груза осуществляется на основании договора перевозки груза, который может заключаться посредством принятия перевозчиком к исполнению заказа, а при наличии договора об организации перевозки груза - заявки грузоотправителя, за исключением случаев, указанных в пункте 13 настоящих Правил.Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по форме согласно приложению N 4 (далее - транспортная накладная)
Статья: Транспортная накладная теперь незаменима
Письмо Минфина России от 28.01.13 № 03-03-06/1/36
Чтобы подтвердить расходы на перевозку, которую компания заказала и оплатила самостоятельно, необходима транспортная накладная по официально утвержденной форме. Свой бланк для этого не подходит. Такой вывод впервые сделал Минфин России в письме от 28.01.13 № 03-03-06/1/36 (ответ на частный запрос).
С 1 января компании вправе сами разрабатывать всю «первичку» (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). А унифицированные бланки стали необязательными. К первичным документам относится в том числе транспортная накладная, утвержденнаяпостановлением Правительства РФ от 15.04.11 № 272. Из новых норм можно сделать вывод, что и транспортную накладную можно заменить своим бланком. Но Минфин в комментируемом письме предостерег от таких поспешных действий.
Логика следующая: заключение договора перевозки подтверждает документ, предусмотренный транспортным уставом или гражданским законодательством (ст. 785 ГК РФ). Этим документом является транспортная накладная, форма которой должна быть установлена правилами грузоперевозок (ст. 8 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ). Правила продолжают действовать, а значит, транспортная накладная обязательна, ведь она выступает в роли договора.
Инспекторы наверняка возьмут на вооружение новое разъяснение Минфина, поскольку часто предъявляют претензии именно к форме и содержанию «первички». Поэтому перевозчикам безопаснее использовать утвержденные формы, а не свои собственные, иначе у клиентов возникнут проблемы с расходами. Если компания, заказавшая перевозку, уже получила нестандартную транспортную накладную, то безопаснее запросить у перевозчика утвержденную форму. Если он откажет, высок риск спора с инспекторами на проверке. Но судьи подтверждают расходы компаний при любой «первичке», когда сделка реальна (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 11.01.13 № А52-1970/2012).
Транспортная накладная должна быть у покупателя, только если он сам заказал и оплатил доставку товаров у стороннего перевозчика. Если товар перевозит продавец, достаточно товарной накладной по форме ТОРГ-12 и товарно-транспортной накладной по форме 1-Т, а если сам покупатель — достаточно только ТОРГ-12 (письмо ФНС России от 21.03.12 № ЕД-4-3/4681@). Обе формы накладных можно с этого года заменить на свои собственные.
Варварой Абрамовой,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».