В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет. Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Однако есть ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички, в том числе первички за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учете, их следует хранить в течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль. Таким образом, документы Вы должны были хранить по общему правилу, в течении 4 лет начиная с 2012 года. При этом нужно было хранить все документы, как по доходной так и по расходной части.
О боснование данной позиции приведено ниже в рекомендации Системы Главбух
Ситуация: В течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские документы (mod = 112, id = 58641)
Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.
Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством. Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.*
Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610(доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).
Таким образом, чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Ситуации, когда стоит назначить особые сроки для хранения подтверждающей первички, названы в таблице.*
Вид документов |
Срок хранения |
Где об этом сказано |
Документы, связанные с приобретенным амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи) |
Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали |
Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ,письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270 |
Первичка за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учете, в том числе от реализации имущества |
В течение всего периода, пока учитываете убыток при расчете налога на прибыль |
Пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 25 мая 2012 г. № 03-03-06/1/278* |
Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности (договоры с контрагентами, письма, платежки) |
Четыре года после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново |
Подпункт 8 пункта 1 статьи 23,подпункт 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ,статья 203 Гражданского кодекса РФ |
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса