Вопрос: Какие риски, если сотрудник вернулся из командировки 1 июля в 23-30, и 1 июля оформлен авансовый отчет?
Ответ: У вас получается, что авансовый отчет сотрудник оформил в выходной день (01.07.2018 – воскресенье) в нерабочее время (23-30).
Законом не регламентирован вопрос о том, могут ли быть документы оформлены в нерабочее время, в нерабочий (выходной) день. Прямого запрета на это не установлено.
В отношении авансового отчета в правилах сказано, что он должен быть представлен сотрудником в течение трех рабочих дней, не позже.
Поэтому номинально никаких нарушений при таком датировании авансового отчета у вас не имеется.
Однако на практике у налоговиков часто возникают вопросы к документам, оформленным в нерабочее время. Споры с налоговиками не исключены.
Поэтому наиболее безопасным и правильным будет датировать авансовый отчет первым после командировки рабочим днем – 02.07.2018 г.
Можно закрыть табель и в выходной день
В июне последний день месяца, 30-е число, выходной. Как будет правильно закрыть табель учета рабочего времени — первым рабочим днем следующего месяца или последним днем текущего?
Есть три варианта, когда можно закрыть табель учета рабочего времени в таком случае.
Каждая компания ведет табель учета рабочего времени (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Информацию о выходах сотрудников на работу отражают с 1-го по последнее число месяца. В этот последний день подписывают документ.
Возможна ситуация, когда последний день месяца выходной. В таком случае возможно три варианта, как подписать документ.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Во-первых, табель можно подписать в последний рабочий день месяца. Правда, такое возможно, если все сотрудники работают на пятидневке. Если график сменный, не получится закрыть табель до конца месяца.
Во-вторых, табель можно подписать в последний день месяца, несмотря на то, что он не будет рабочим.
Третий вариант — табель можно подписать и в первый рабочий день следующего месяца.
Какой бы вариант ни выбрала компания, чтобы заверить табель, она вправе списать расходы на зарплату (ст. 255 НК). Это подтвердили налоговики, которых мы опросили.
Что оформить при возвращении сотрудника из командировки
Какие документы сотрудник должен представить в бухгалтерию по возвращении из командировки и в течение какого срока
Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:
авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.
Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У.
А что, если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет – КоАП не предусмотрены штрафы за подобное нарушение.
Если первичные документы оформлены выходным днем
Можно ли списать расходы по «первичке», которая датирована выходным днем?
Законодательство этого не запрещает. Но к спорам с проверяющими следует быть готовыми. Скорее всего придется указывать реальность хозяйственно-финансовых операций и обосновывать производственную необходимость выписки документов выходным днем.
В этом случае, как показывает анализ судебной практики, арбитры готовы оказать поддержку организации, выступив на ее стороне (постановления ФАС Московского округа от 16 сентября 2009 г. № КА-А41/8984-09 , от 11 июня 2009 г. № КА-А40/5274-09 , ФАС Центрального округа от 26 марта 2009 г. № А14-3810-2008/125/34 ).