Расходы на командировку можно подтвердить другими документами без командировочного удостоверения. На это указал Минфин России в письме от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7. Чиновники указали, что в случае если сотрудник направляется в командировку для проведения, например, переговоров с физическими лицами, в командировочном удостоверении по объективным причинам не могут быть проставлены отметки о прибытии в место проведения командировки и выбытии из него. В данной ситуации следует руководствоваться положениями пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ, согласно которым затраты могут быть обоснованы документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Таким образом, в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него, факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами. Таким образом, цель командировки и возможность установление объективных причин может следовать из приказа руководителя на командировку.
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух» vip - версия, в статье журнала «Учет в производстве», которую Вы можете найти в закладке «Журналы» «Системы Главбух» vip - версия и в документе, который Вы можете найти в закладке «Правовая база» «Системы Главбух» vip - версия
1. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки
По возвращении из командировки сотрудник обязан дооформить документы, которые были составлены перед отъездом, и заполнить авансовый отчет.
Командировочное удостоверение
В командировочном удостоверении (форма № Т-10) должны стоять отметки организации, в которую был командирован сотрудник. Эти отметки заверяются подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации. Но если такие отметки проставить невозможно, то их отсутствие не является нарушением. В таком случае факт и сроки нахождения сотрудника в командировке подтвердят иные документы:*
· приказ (распоряжение) о направлении в командировку;
· служебное задание и отчет о его выполнении;
· проездные документы, где указаны даты прибытия и выбытия из места назначения;
· счет гостиницы, который подтверждает период проживания в месте назначения.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 августа 2011 г. № 03-03-06/3/7.
В принятом командировочном удостоверении сделайте отметку о времени прибытия сотрудника к месту работы. Эта отметка также должна быть заверена подписью уполномоченного должностного лица и печатью организации.
Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
2. Статья: Если в командировочном удостоверении нет отметок
В командировочном удостоверении работника отсутствуют отметки о прибытии и убытии из командировки. Нужно ли начислять НДФЛ с компенсации работнику командировочных расходов?
Отвечает
С.А. Почкина,
налоговый консультант
Я считаю, не нужно. Отсутствие отметок в командировочном удостоверении не свидетельствует о получении работником экономической выгоды.
Компенсация работодателем документально подтвержденных командировочных расходов, осуществленных специалистом (например, расходы на проезд, по найму жилого помещения), освобождается от обложения НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Важно отметить, что командировочное удостоверение является неотъемлемой частью документального подтверждения командировочных расходов (при поездках в России).*
В случае отсутствия отметок в командировочном удостоверении не исключены споры с налоговыми органами по вопросу уплаты НДФЛ с суммы компенсации командировочных расходов, не подтвержденных документально надлежащим образом. Тем не менее отсутствие отметок в командировочном удостоверении не свидетельствует о получении работником экономической выгоды, подлежащей обложению НДФЛ (постановления ФАС Московского округа от 29 июля 2011 г. № КА-А40/7917-11, ФАС Московского округа от 10 февраля 2011 г. № КА-А40/18048-10, ФАС Северо-Западного округа от 21 ноября 2006 г. № А05-2791/2006-9).
Журнал «Учет в производстве», №11, ноябрь 2011
3. ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7 «О порядке признания в целях налогообложения прибыли расходов на командировки»
«Вопрос:
Фонд в рамках своей уставной деятельности направляет своих работников в командировки для рассмотрения и урегулирования жалоб клиентов Фонда - физических лиц, проживающих в различных регионах страны.
Согласно п.7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).
Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем (Фондом), вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки. Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.*
В случае направления Фондом своих работников в командировки для рассмотрения и урегулирования жалоб клиентов Фонда - физических лиц в командировочном удостоверении по объективным причинам не могут быть сделаны отметки о прибытии и выбытии. Подобная ситуация не рассмотрена в Положении об особенностях направления работника в служебные командировки, а также иных нормативных документах.
Просим разъяснить:
1) каким образом и должен ли Фонд, при наличии приказа о направлении в командировку, служебного задания, проездных документов, счетов на проживание, подтвердить факт командировки в указанном случае;
2) может ли Фонд принять данные расходы в целях налогообложения прибыли в случае отсутствия в командировочном удостоверении отметок о прибытии и выбытии при наличии приказа о направлении в командировку, служебного задания, проездных документов, счетов на проживание и прочих документов.
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о порядке признания в целях налогообложения прибыли расходов на командировки и сообщает следующее.
В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности на:*
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения;
- суточные или полевое довольствие.
На основании пункта 1 статьи 252 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.*
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Согласно пункту 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)).
Командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки*.
Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, которая используется в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.
В случае если работник направляется в командировку для проведения переговоров с физическими лицами, в командировочном удостоверении по объективным причинам не могут быть проставлены отметки о прибытии в место проведения командировки и выбытии из него. В данной ситуации следует руководствоваться положениями пункта 1 статьи 252 Кодекса, согласно которым затраты могут быть обоснованы документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Таким образом, в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него, факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:*
- приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
- проездными документами, из которых следует дата прибытия и выбытия из места назначения;
- счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.