Организация самостоятельно устанавливает порядок возмещения расходов по найму жилья в командировке (сумму возмещения, требование к документальному подтверждению). Указанный порядок может быть прописан в коллективном договоре, приказе или ином положении. Таким образом, если локальными актами организации предусмотрено, что сотруднику возмещаются расходы по найму жилья при отсутствии документов, то организация вправе их возместить.
Если организация возместит сотруднику не подтвержденные документально расходы по найму жилья, то такие расходы нельзя учесть при расчете налога на прибыль.
Сумма компенсации сотруднику документально неподтвержденных расходов не облагается НДФЛ в пределах норм:
– 700 руб. – за день нахождения в командировке в России;
– 2500 руб. – за день нахождения в загранкомандировке.
С суммы, компенсированной сверх норм нужно удержать НДФЛ.
По поводу порядка начисления страховых взносов на сумму документально неподтвержденных расходов позиция контролирующих ведомств неоднозначна. Согласно одним разъяснениям страховыми взносами нужно облагать всю сумму возмещения расходов на жилье. Это объясняется тем, что нормы возмещения расходов по найму жилья в целях уплаты страховых взносов установлены только для бюджетных организаций. Согласно другим разъяснениям страховыми взносами можно не облагать сумму возмещения расходов по найму, установленную организацией в коллективном договоре или приказе. В данной ситуации организация должна сама решить облагать взносами данную сумму или нет. При этом следует учитывать, что если взносы не начислить, то при проверке не исключены споры с проверяющими.
Обоснование данной позиции представлено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия
1. Рекомендация: Как возместить расходы на наем жилья во время командировки
<...>
Порядок возмещения расходов
Порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки должен быть определен внутренними документами организации (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 13, 14, 21 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это значит, что сумму возмещения и требование к документальному подтверждению сотрудником расходов на наем жилья во время командировки организация устанавливает самостоятельно. Например, коллективным договором или иным локальным актом организации (приказом, положением о командировках).*
<...>
Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
2.Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения
<...>
Налог на прибыль
При расчете налога на прибыль документально подтвержденные расходы на наем жилья во время командировки признаются в фактическом размере. Такой порядок применяется и в том случае, если внутренним документом организации установлен норматив (лимит) возмещения, но фактически документально подтвержденные расходы на проживание превысили эту величину. Это следует из положений пункта 1 статьи 252, подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204.
Расходы, не подтвержденные первичными документами, к налоговому учету не принимайте (п. 49 ст. 270 НК РФ). Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51. Если документально неподтвержденные расходы на наем жилья отражены в бухучете, то возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).*
При использовании метода начисления командировочные расходы признайте в составе прочих расходов на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). При использовании кассового метода для признания затрат необходимо подтвердить факт их оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). Например, если сотрудник обоснованно потратил на проживание больше денег, чем ему было выдано под отчет, командировочные расходы спишите в момент выплаты компенсации (после утверждения авансового отчета). О том, как учесть при расчете налога на прибыль расходы на наем жилья по командировке, связанной с приобретением основного средства, подробнее см. Как определить первоначальную стоимость основного средства в налоговом учете.
Помимо затрат на оплату помещения, при налогообложении прибыли можно учесть стоимость дополнительных услуг, оказанных в гостинице. Исключение составляют расходы, связанные:
с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах;
с дополнительным обслуживанием в номере;
с пользованием рекреационно-оздоровительными объектами.
Если стоимость таких услуг выделена в счете, организация не вправе включить ее в расчет налоговой базы. Если стоимость дополнительных услуг отдельно не указана, включите ее в состав расходов по найму жилого помещения. Такой вывод следует из положений подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
<...>
НДФЛ
Из налоговой базы по НДФЛ исключите компенсацию расходов по найму в сумме фактических и документально подтвержденных затрат. Такой порядок применяется и в том случае, если внутренним документом организации установлен норматив (лимит) компенсации, а фактически документально подтвержденная сумма расходов превысила эту величину. При этом от сотрудника следует получить письменное объяснение с указанием причин перерасхода средств на оплату жилья. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 4 июля 2012 г. № 03-04-06/6-204.
В состав расходов по найму жилья могут включаться как затраты на оплату гостиничных услуг, так и компенсация командированному сотруднику оплаты арендованной квартиры (в т. ч. и суммы возмещения коммунальных платежей в жилых помещениях, арендованных на период командировки). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 5 декабря 2011 г. № 03-03-06/1/802.
Если же такие расходы документально не подтверждены, компенсацию не облагайте НДФЛ в пределах:
700 руб. – за день нахождения в командировке в России;
2500 руб. – за день нахождения в загранкомандировке.
С компенсации, выплаченной сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удержите НДФЛ. Облагаемый доход (сверхнормативную сумму компенсации) определите после утверждения авансового отчета сотрудника. А рассчитывать и удерживать сумму налога нужно на ближайшую дату выплаты сотруднику дохода в денежной форме.
Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217, статьи 210, пункта 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письмах Минфина России от 14 января 2013 г. № 03-04-06/4-5 и от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51.
Страховые взносы
Компенсацию расходов на наем жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат не облагайте взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).*
<...>
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на наем жилья во время командировки. Организация применяет общую систему налогообложения. Расходы документально не подтверждены
Менеджер ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев вернулся из командировки, в которой находился 3 дня (с 18 по 20 января).
Документов, подтверждающих расходы по найму жилья, Кондратьев не представил.
Приказом руководителя установлены нормы расходов по найму жилья во время командировок при отсутствии первичных документов. При командировках по России норма составляет 500 руб. в день.
21 января руководитель организации утвердил представленный Кондратьевым авансовый отчет.
В учете организации сделана запись:
Дебет 26 Кредит 71
– 1500 руб. (500 руб./дн. ? 3 дн.) – списаны расходы на проживание, не подтвержденные документами.
Налогооблагаемую прибыль эта сумма не уменьшает. Поэтому бухгалтер организации сделал в учете запись:
Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 300 руб. (1500 руб. ? 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с расходов на наем жилья, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
Поскольку расходы по найму жилья компенсированы в пределах норм, установленных приказом руководителя, данные суммы не учитываются при расчете:
взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
НДФЛ;
взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.*
<...>
Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
3.Рекомендация:Как учесть при налогообложении расходы по найму жилья во время командировки. Организация применяет специальный налоговый режим
<...>
Ситуация: нужно ли начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации расходов по найму жилья во время командировки. Расходы на наем жилья не подтверждены документально
Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. Официальные разъяснения контролирующих ведомств по этому поводу неоднозначны.
Компенсация документально не подтвержденных расходов на наем жилья во время командировок освобождается от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных законодательством (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
В письме от 11 ноября 2010 г. № 3416-19 Минздравсоцразвития России указал на то, что в настоящее время нормы расходов по найму жилого помещения, при непредоставлении документов, утверждены только для организаций, финансируемых из федерального бюджета (см., например, Указ Президента России от 18 июля 2005 г. № 813). В отношении сотрудников иных организаций такие нормы законодательством не предусмотрены. Поэтому компенсация документально не подтвержденных расходов по найму жилого помещения облагается страховыми взносами.
В то же время ранее в письме от 26 мая 2010 г. № 1343-19 Минздравсоцразвития России придерживался другой точки зрения. Из положений части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ следует, что под указанными нормами следует понимать нормы, установленные в соответствии с законодательством РФ.
Обязанность возместить сотруднику расходы по найму жилого помещения во время командировки установлена статьей 168 Трудового кодекса РФ. Согласно положениям данной статьи порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (например, приказом о командировках). Следовательно, если сотрудник документально не подтвердил расходы на наем жилья, то такие расходы освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных этими документами.
В сложившейся ситуации решение по вопросу начисления страховых взносов на сумму компенсации документально не подтвержденных расходов по найму жилого помещения организация должна принять самостоятельно. При этом в связи с выходом более поздних разъяснений у организации могут возникнуть споры с проверяющими. Арбитражной практики по рассматриваемому вопросу пока не сложилось.*
<...>
Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени