В данной ситуации Вам следует сообщить в налоговую инспекцию о не возможности удержать НДФЛ с сотрудницы. Это нужно сделать в течении месяца после окончания налогового периода, в которм не был удержан налог, т.е. до 1 февраля следующего года. Так же нужно уведомить и самого налогоплательщика, получивщего доход.
Подробный порядок подачи отчетности по НДФЛ приведен ниже в рекомендациях «Системы Главбух» vip-версия
1.Рекомендация: Что делать организации, если удержатьНДФЛ невозможно
Организация обязана удерживать НДФЛ с выплат, в отношении которых она является налоговым агентом (п. 1 и 2ст. 226 НК РФ). Однако возможность удержать НДФЛ у налогового агента есть не всегда.
Например, возможность удержания ограничивается, если сотрудник получил материальную выгоду, доход в натуральной форме или стал нерезидентом (НДФЛ в этом случае нужно пересчитать по ставке 30 процентов). Если сотрудник не получал других доходов в денежной форме или уволился сразу после этих событий, возможностьудержания НДФЛ организацией – источником дохода исключается совсем. Об этом сказано в письме Минфина России от 19 марта 2007 г. № 03-04-06-01/74. Такая же ситуация возникает, если доход в натуральной форме получил человек, не являющийся сотрудником организации (например, покупатель).
Если после выплаты доходов, с которых налог не удерживался, сотрудник получает другие доходы в денежной форме, у налогового агента появляется возможность удержать НДФЛ, не удержанный ранее. В таком случае он обязан произвести удержание налога со всей суммы доходов, в том числе и с доходов, выплаченных ранее (письма Минфина России от 12 марта 2013 г. № 03-04-06/7337 и от 17 ноября 2010 г. № 03-04-08/8-258, ФНС России от 1 ноября 2012 г. № ЕД-4-3/18519). При этом налоговый агент должен учитывать, что удерживать НДФЛ в размере более 50 процентов от суммы выплаты он не вправе (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Внимание: за неудержание (неполное удержание) и (или) неперечисление (неполное перечисление) налога налоговые агенты несут ответственность по статье 123 Налогового кодекса РФ. В некоторых случаях сотрудников организации могут привлечь к административной (ст. 15.11 КоАП РФ) и уголовной ответственности (ст. 199.1 УК РФ).
Информирование налоговой инспекции
О выплаченных доходах, из которых налоговый агент не удержал (не может удержать) НДФЛ, следует сообщить в налоговую инспекцию.
Это нужно сделать в течение месяца после окончания налогового периода, в котором такие доходы были выплачены (т. е. до 1 февраля следующего года). Помимо налоговой инспекции, о невозможности удержания НДФЛ нужно уведомить и самого налогоплательщика, получившего доход.*
Такой порядок следует из положений пункта 5 статьи 226 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 12 марта 2013 г. № 03-04-06/7337.
Внимание: несообщение налоговой инспекции о невозможности удержать НДФЛ является правонарушением (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.
Сообщения о невозможности удержать налог подавайте на бланках по форме 2-НДФЛ (п. 2 приказа ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611) с указанием в поле «Признак» цифры 2.* Передавать эти сообщения нужно в том же порядке, что и сведения о выплаченных доходах (п. 1 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576).
После того как налоговый агент известил налоговую инспекцию и налогоплательщика о невозможности удержатьНДФЛ, удерживать недостающую сумму налога он не должен. Даже если в следующих налоговых периодах у него есть (появится) такая возможность.* Такой вывод содержится в письмах Минфина России от 12 марта 2013 г. № 03-04-06/7337, от 17 ноября 2010 г. № 03-04-08/8-258, от 9 февраля 2010 г. № 03-04-06/10-12. В этом случае заплатить НДФЛ человек должен будет самостоятельно не позднее 15 июля года, следующего за годом, в котором он получил доходы, с которых налоговый агент не смог удержать налог (п. 4 ст. 228 НК РФ).
Следует отметить, что предоставление сведений о невозможности удержать с гражданина НДФЛ в течение года не освобождает налогового агента от обязанности подавать справки по форме 2-НДФЛ по окончании налогового периода (п. 2 ст. 230 НК РФ). Такие разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 29 октября 2008 г. № 3-5-04/652 и от 18 сентября 2008 г. № 3-5-03/513. При этом суммы доходов и исчисленного налога (в т. ч. числе неудержанного), которые ранее были отражены в справке 2-НДФЛ с признаком 2, указываются в годовых справках с признаком 1 (письмо Минфина России от 27 октября 2011 г. № 03-04-06/8-290).
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
2. Журнал «Зарплата» №3 Март 2013г. Если пропущен срок сообщения о невозможности удержать НДФЛ
Организация не удержала НДФЛ с выплат работника в 2012 году. Как быть, если бухгалтер вовремя не сообщил об этом в налоговый орган? На вопрос отвечают эксперты журнала «Зарплата».
Сотрудник уволился в конце прошлого года. В начале текущего года бухгалтер выяснил, что с его доходов удержан не весь НДФЛ. Уведомить налоговый орган до 1 февраля он не успел. Можно ли эту информацию представить до 1 апреля 2013 года?
И. Хомчик
При невозможности удержать НДФЛ налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода (календарного года), в котором выплачен доход, письменно сообщить об этом в налоговый орган (п. 5 ст. 226 НК РФ).*
В какую налоговую сообщать. Информацию необходимо отправить в налоговую инспекцию по месту учета налогового агента (подп. 2 п. 3 ст. 24 и п. 5 ст. 226 НК РФ).
Форма сообщения. Сообщение о невозможности удержать налог и о неудержанной сумме НДФЛ представляется поформе 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.*
В данном случае в поле «признак» справки по форме 2-НДФЛ проставляется цифра 2. Такой порядок установлен вразделе II Рекомендаций по заполнению формы 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица за 20__ год», утвержденных приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.*
Крайний срок. Последний день для подачи налоговыми агентами сообщений о невозможности удержать налог на доходы физических лиц и о сумме этого обязательного платежа за 2012 год – 31 января 2013 года.*
Наказание за опоздание. В соответствии с пунктом 1 статьи 126 НК РФ непредставление в установленный срок налоговому органу документов, предусмотренных Налоговым кодексом, влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.
Административное наказание предполагает наложение штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц – от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Наказание не отменяет исполнение. Сообщить о невозможности удержать НДФЛ налоговый агент обязан в любом случае, даже если он пропустил установленный для этого пунктом 5 статьи 226 НК РФ срок.* Такое разъяснение, правда относительно другого случая представления справки по форме 2-НДФЛ, дали специалисты Федеральной налоговой службы в письме от 16.07.2012 № ЕД-4-3/11637@.
2-НДФЛ для налогоплательщика. Пункт 5 статьи 226 Налогового кодекса обязывает налогового агента направить справку по форме 2-НДФЛ не только в налоговую инспекцию, но и в адрес налогоплательщика.
Даже если вы пропустили срок, подготовьте вторую справку и для физического лица.
Сопроводительное письмо для налогоплательщика. Направляя пусть и с опозданием физическому лицу справку по форме 2-НДФЛ о невозможности удержать налог, нелишним будет приложить сопроводительное письмо с пояснениями.*
Форма сопроводительного письма не установлена ни Налоговым кодексом, ни каким-либо другим нормативным актом. Однако такой документ очень важен и нужен, поскольку не каждый работник при получении от работодателя справки по форме 2-НДФЛ, содержащей информацию о неудержанном налоге, знает, для чего она ему выдана и что с ней дальше нужно делать. Сопроводительное письмо призвано все ему объяснить.
В письме в произвольной форме сообщите об обстоятельствах совершения ошибки, ее причинах и, главное, о том, что нужно сделать самому налогоплательщику.
Формулировка письма может быть такой, как в образце.
Прекращение ответственности налогового агента. После направления налогоплательщику и налоговому органу письменного сообщения о невозможности удержать налог и его сумме обязанность организации как налогового агента прекращается (письма Минфина России от 05.04.2010 № 03-04-06/10-62 и от 09.02.2010 № 03-04-06/10-12). С этого момента обязанность по уплате НДФЛ возлагается на налогоплательщика (письмо Минфина России от 17.11.2010 № 03-04-08/8-258).
Одна справка вместо двух. В соответствии с нормой пункта 2 статьи 230 НК РФ ежегодно до 1 апреля налоговый агент составляет справки по форме 2-НДФЛ на всех налогоплательщиков, которым в истекшем году начислен облагаемый доход (в справках, представляемых в соответствии с пунктом 2 статьи 230 НК РФ, в поле «признак» проставляется цифра 1).
Читатель интересуется, допустимо ли представить сведения о невозможности удержать с физического лица исчисленную сумму налога на доходы физических лиц вместе со справкой по форме 2-НДФЛ за год или можно попытаться сдать только одну справку?
Нет, недопустимо, поскольку в данном случае речь идет о двух разных основаниях представления в налоговый органсправки 2-НДФЛ:
выплата облагаемого налогом дохода (п. 2 ст. 230 НК РФ);
невозможность удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени