Компенсировать билет в Москву не нужно, так как организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно. В данной ситуации билет был куплен для проведения сотрудником отпуска.
Расходы на проезд сотрудника по билету в Москву учесть при расчете налога на прибыль не можете, так не выполняются одновременно два условия:
дата отправления работника к месту командировки совпадает с датой, на которую приобретен проездной билет;
более ранний выезд сотрудника к месту назначения произошел с разрешения руководителя.
Однако компенсировать билет из Москвы по окончании командировки и учесть в расходах при расчете налога на прибыль можно. Расходы, связанные с проездом сотрудника обратно из командировки, включите в состав прочих расходов. «Входной» НДС по ним можно принять к вычету, если сумма налога выделена отдельной строкой. С компенсации расходов на проезд сотрудника обратно из командировки НДФЛ не удерживайте, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начисляйте.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения
ОСНО: налог на прибыль
Документально подтвержденные расходы, связанные с проездом сотрудника до места командировки и обратно, включите в состав прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальным подтверждением могут служить проездные билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки и т. д.
Даже если расходы на проезд документально не подтверждены, организация вправе оплатить их (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Однако при налогообложении прибыли эту компенсацию учесть нельзя* (п. 1 ст. 252 НК РФ).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
ОСНО: НДС
Если расходы на проезд учитываются при расчете налога на прибыль, «входной» НДС по ним можно принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).
При наличной оплате расходов на проезд основанием для вычета являются бланки строгой отчетности (проездные билеты, квитанции за пользование постельными принадлежностями в поезде). Сумма налога в них должна быть выделена отдельной строкой.
Если билеты выписаны на иностранном языке, то для целей применения вычета по НДС реквизиты, необходимые для вычета (например, наименование продавца и покупателя, наименование и стоимость оказанных услуг, налоговая ставка и сумма НДС), должны быть переведены на русский язык. Перевода иной информации, не относящейся к вычету входного налога (например, правил перевозки багажа, условий применения тарифов), не требуется. Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 1 октября 2013 г. № 03-07-15/40623, от 10 апреля 2013 г. № 03-07/11/11867 и ФНС России от 17 октября 2013 г. № ЕД-4-3/18593. Конкретных правил, как должен быть оформлен перевод, законодательство не устанавливает. Целесообразно сделать перевод нужных строк билета на отдельном листке и приложить его к билету. Перевести документ на русский язык может как профессиональный переводчик, так и сотрудник организации, владеющий иностранным языком (письма Минфина России от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168, от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170). Заверять перевод нотариально не требуется.
Для принятия НДС к вычету проездные документы с выделенной суммой налога нужно зарегистрировать в книге покупок (п. 18 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, письма Минфина России от 3 декабря 2013 г. № 03-07-11/52565, от 21 сентября 2012 г. № 03-07-11/393).
Принять НДС к вычету можно только в том налоговом периоде, в котором проездные документы включены сотрудником в авансовый отчет по командировке (письмо Минфина России от 20 мая 2008 г. № 03-07-11/197).
НДФЛ
С компенсации документально подтвержденных расходов на проезд сотрудника до места командировки и обратно НДФЛ не удерживайте* (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). При этом налог не удерживается и в том случае, если фактические расходы на проезд, произведенные с разрешения работодателя, превышают размеры, определенные в локальном нормативном акте организации (письмо Минфина России от 30 декабря 2011 г. № 03-04-06/6-364). Не надо включать в доход сотрудника и сбор, удержанный при возврате билета, если командировка отменена. Основание – квитанция о приеме билета с указанием суммы сбора. Этот документ сотрудник должен приложить к авансовому отчету при возврате наличных денег, полученных под отчет.
Ситуация:Как учесть при расчете налога на прибыль и НДФЛ расходы на служебную поездку, если указанные в билете даты не совпадают с датами в командировочном удостоверении
При расчете налога на прибыль затраты на проезд включите в состав расходов.
Но только если более ранний выезд сотрудника в командировку (задержка выезда из командировки) произошел с разрешения руководителя, которое подтверждает целесообразность выбытия в командировку (из командировки) в более раннююили позднюю дату.
Целесообразность можно подтвердить, например, тем, что из-за отсутствия билетов выбыть из места командировки в срок было невозможно. Или покупка билета на более позднюю (раннюю) дату позволила сократить расходы на проезд. При этом соответствующее разрешение руководителя следует оформить письменно (например, приказом).
Страховые взносы
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с компенсации документально подтвержденных расходов на проезд начислять не нужно (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, ч. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Статья: Особенности признания командировочных расходов
Как признать расходы
Чтобы потраченные суммы были признаны расходами, их нужно обосновать и подтвердить документально.
При этом они должны быть понесены в рамках деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Оплата проезда
Расходы, которые признаются для целей налога на прибыль прочими, поименованы в статье 264 Налогового кодекса РФ. Среди них упоминаются и затраты на командировки. Причем включая расходы на проезд работника к месту командировки и обратно (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
И снова по аналогии с НДФЛ возникают вопросы, можно ли учесть в налоговых расходах оплату проезда, если работник остался в месте командирования на выходные? Или как быть, если он прибыл к месту командировки в выходной, предшествующий дате ее начала?
Отвечая на эти вопросы, Минфин России в письме № 03-03-Р3/29687 рассуждал следующим образом.
Чиновники пришли к выводу, что данные затраты были бы понесены в любом случае вне зависимости от срока пребывания работника в месте назначения. А раз так, то их можно учесть в целях исчисления налога на прибыль.
При этом указанные расходы включаются в налоговую базу по налогу на прибыль при выполнении двух условий. А именно если:
дата отправления работника к месту командировки (дата выбытия из места командировки к месту постоянной работы) совпадает с датой, на которую приобретен проездной билет;
более ранний выезд сотрудника к месту назначения (либо задержка выезда) произошел с разрешения руководителя.
В данном случае разрешение руководителя подтверждает целесообразность расходов.
Светланой Чуприковой ,
начальником Горячей линии БСС «Система Главбух».